Maritieme organisaties beschikken vaak over een uitgebreid applicatielandschap. Financiële processen draaien in een ERP-systeem, onderhoud wordt beheerd in een Planned Maintenance System (PMS) of Fleet Management System, en documenten en operationele data zijn verspreid over verschillende applicaties.
Dat werkt, totdat informatie tussen systemen moet worden uitgewisseld.
Leveringen moeten worden gekoppeld aan inkooporders. Stamgegevens moeten overal identiek zijn. Facturen moeten beschikbaar zijn voor zowel de financiële administratie als de technische organisatie. Zonder goede integratie ontstaat al snel dubbel werk, foutgevoelige handmatige processen en discussie over welke informatie nu eigenlijk de juiste is.
Eén versie van de waarheid
Bij Alistar zien we dat steeds meer maritieme organisaties streven naar één centrale informatievoorziening. Niet door alle systemen te vervangen, maar door ervoor te zorgen dat de juiste data op het juiste moment beschikbaar is in de systemen waar mensen dagelijks mee werken.
Microsoft Dynamics 365 Business Central vormt daarbij vaak het financiële en operationele hart van de organisatie. Tegelijkertijd maken veel rederijen, shipmanagers en technische managers gebruik van gespecialiseerde Fleet Management- en Planned Maintenance-oplossingen voor onderhoud, certificering, procurement en asset management.
De uitdaging zit niet in de individuele systemen, maar in de samenwerking tussen die systemen.
Fleet Management en ERP vullen elkaar aan
Een Fleet Management System bevat vaak cruciale informatie over schepen, onderhoudsplanningen, onderdelen, certificaten en technische werkzaamheden. Het ERP-systeem beheert juist de financiële processen, leveranciers, facturen, inkooporders en rapportages.
Wanneer deze werelden niet met elkaar verbonden zijn, moeten medewerkers gegevens op meerdere plaatsen invoeren en controleren. Dat kost tijd en vergroot de kans op fouten.
Door beide systemen te integreren ontstaat een veel efficiënter proces. Stamgegevens hoeven slechts één keer te worden onderhouden, documenten zijn direct beschikbaar waar ze nodig zijn en informatie stroomt automatisch tussen afdelingen. Daardoor ontstaat niet alleen meer efficiëntie, maar ook beter inzicht voor management, finance en technische teams.
De praktijk: Christiania Shipping
Een goed voorbeeld hiervan is Christiania Shipping. Binnen deze organisatie bleef het bestaande Fleet Management System SERTICA behouden, terwijl tegelijkertijd Microsoft Dynamics 365 Business Central werd geïmplementeerd als toekomstbestendig ERP-platform. Om beide systemen optimaal te laten samenwerken ontwikkelde Alistar een integratie tussen Business Central en SERTICA.
Dat bleek direct ook het meest uitdagende onderdeel van het project. Door beperkte documentatie en ondersteuning vanuit de PMS-leverancier moesten verschillende technische vraagstukken stap voor stap worden opgelost. Vooral de synchronisatie van order- en leveringsstatussen vroeg veel aandacht. Daarnaast ontwikkelde Alistar een maatwerkoplossing waarmee factuurdocumenten vanuit Business Central automatisch beschikbaar worden gemaakt binnen SERTICA.
Ondanks deze technische complexiteit slaagden Christiania Shipping en Alistar erin een stabiele koppeling neer te zetten waarmee informatie tussen beide systemen betrouwbaar wordt uitgewisseld. Daardoor beschikken zowel technische als financiële teams over dezelfde informatie en wordt dubbel invoerwerk voorkomen.
Integreren wordt belangrijker dan vervangen
Veel organisaties richten zich bij digitalisering op de keuze voor nieuwe software. In de praktijk blijkt een andere vraag vaak belangrijker: hoe werken alle systemen samen?
Een modern IT-landschap bestaat steeds vaker uit gespecialiseerde applicaties die elk hun eigen rol vervullen. Het succes wordt daardoor bepaald door de kwaliteit van de integraties ertussen. De grootste waarde ontstaat wanneer operationele, technische en financiële processen naadloos op elkaar aansluiten.
Want uiteindelijk gaat digitalisering niet over systemen. Het gaat over mensen die sneller toegang hebben tot betrouwbare informatie, betere beslissingen kunnen nemen en efficiënter kunnen samenwerken.
