Voor een internationale maritieme organisatie als Christiania Shipping is betrouwbare informatie cruciaal. Vanuit Rotterdam verzorgt het bedrijf het technisch management van vijftien schepen binnen een wereldwijde vloot van ongeveer vijftig vaartuigen. Toen het Deense moederbedrijf besloot de systemen binnen de organisatie te harmoniseren, ontstond de behoefte aan een modern ERP-platform dat beter aansloot bij de toekomstvisie van Christiania Shipping.
Samen met Alistar koos het bedrijf voor Microsoft Dynamics 365 Business Central. Wat begon als een strategische harmonisatie, groeide uit tot een belangrijke stap richting efficiënter werken, betere datakwaliteit en een moderne SaaS-omgeving.
Van versnipperd applicatielandschap naar één centrale omgeving
Voor de overstap werkte Christiania Shipping met een combinatie van verschillende systemen. De ERP-processen draaiden in ShipNet, aangevuld met een OCR-oplossing en een apart Planned Maintenance System (PMS). Deze omgeving werd gehost in een private cloud en was toegankelijk via remote desktop.
Volgens vertrekkend IT Manager Erwin Henstra bracht dat de nodige uitdagingen met zich mee.
“Onderhoud aan servers betekende vaak downtime. Daarnaast liepen we regelmatig tegen beperkingen aan rond wereldwijde toegang en beheer. Dat past niet meer bij hoe moderne organisaties willen werken.”
Erwin Henstra – IT Manager Christiania Shipping
Na een overname besloot het Deense hoofdkantoor de IT-landschappen binnen de organisatie meer op elkaar af te stemmen. Daarbij viel de keuze op Microsoft Dynamics 365 Business Central als toekomstig ERP-platform.
De keuze voor Alistar
Bij de selectie van een implementatiepartner kwam de naam Alistar al snel naar voren. Zowel vanuit het Deense hoofdkantoor als vanuit Microsoft werd verwezen naar de specialistische kennis van de maritieme sector.
“Voor ons was het belangrijk om samen te werken met een partner die niet alleen Business Central kent, maar ook begrijpt hoe processen binnen de maritieme wereld verlopen. Die combinatie vonden we bij Alistar.”
Erwin Henstra – IT Manager Christiania Shipping
Die branchekennis bleek gedurende het project van grote waarde, vooral bij de integratie van bestaande systemen en het vertalen van maritieme processen naar de nieuwe ERP-omgeving.
De voordelen van SaaS worden direct zichtbaar
Een van de grootste veranderingen was de overstap naar een volledig cloudgebaseerde SaaS-oplossing. Hierdoor verdwenen veel technische beperkingen van de oude omgeving. Gebruikers kunnen nu zelf schermen personaliseren en informatie aanpassen zonder afhankelijk te zijn van technische ontwikkelaars of externe consultants. Ook updates verlopen aanzienlijk eenvoudiger.
“Waar updates vroeger een volledige dag konden duren, zijn ze nu vaak binnen enkele minuten uitgevoerd. Dat geeft veel meer flexibiliteit en minder verstoring van de dagelijkse operatie.”
Erwin Henstra – IT Manager Christiania Shipping
Tijdens het project werd bovendien besloten om de bestaande OCR- en workflowoplossing te vervangen door Continia-oplossingen binnen het Microsoft-ecosysteem. Hierdoor nam het aantal interfaces af en werd het applicatielandschap eenvoudiger beheersbaar.
Het bestaande onderhoudssysteem Sertica bleef behouden. Binnen de organisatie was veel kennis aanwezig van deze oplossing en bovendien is het systeem gecertificeerd door classificatiebureau RINA.
Masterdata als basis voor efficiënt werken
Een van de belangrijkste resultaten van het project is de verbetering van de masterdatakwaliteit.
Met behulp van de synchronisatietool Wormhole hoeven stamgegevens nog maar één keer te worden aangepast. Vervolgens worden deze automatisch gesynchroniseerd tussen verschillende bedrijven binnen de omgeving.
De voordelen hiervan bleven niet onopgemerkt. Ook het Deense hoofdkantoor besloot de oplossing te gebruiken om meer grip te krijgen op masterdata binnen de organisatie.
Daarnaast werd een koppeling ontwikkeld tussen Business Central en Sertica, zodat stamgegevens automatisch tussen beide systemen worden uitgewisseld. Hierdoor ontstaat één centrale bron van waarheid en wordt dubbel invoerwerk voorkomen.
Voor eindgebruikers levert dat direct gemak op. Facturen, documentatie en operationele informatie zijn nu centraal beschikbaar binnen Business Central, waardoor medewerkers minder hoeven te schakelen tussen verschillende applicaties.
Erwin Henstra – IT Manager Christiania Shipping
Een complexe integratie succesvol gerealiseerd
De koppeling tussen Business Central en Sertica bleek tegelijkertijd de grootste uitdaging van het project.
Door beperkte documentatie en ondersteuning vanuit de PMS-leverancier moesten verschillende vraagstukken stap voor stap worden opgelost. Vooral de synchronisatie van order- en leveringsstatussen vroeg veel aandacht.
Ook werd een maatwerkoplossing ontwikkeld waarmee factuurdocumenten vanuit Business Central direct beschikbaar worden gemaakt in Sertica. Ondanks de technische complexiteit slaagden Christiania Shipping en Alistar erin om een stabiele en werkende integratie neer te zetten. “Het was zonder twijfel het meest uitdagende onderdeel van het project. Maar juist doordat we samen bleven zoeken naar oplossingen zijn we uiteindelijk gekomen waar we wilden zijn.”
Verder bouwen aan digitalisering
Hoewel de implementatie inmiddels succesvol draait, ziet Henstra nog volop mogelijkheden voor verdere optimalisatie.
Een volgende stap zou kunnen zijn om de Business Central-omgevingen van Denemarken, Nederland en de Filipijnen verder samen te brengen. Ook ziet hij kansen om onderhoudsprocessen in de toekomst nog sterker te integreren binnen het Microsoft-platform. Daarnaast verwacht hij dat ontwikkelingen zoals Starlink en NexusWave de maritieme sector blijvend zullen veranderen.
“Dankzij betrouwbare internetverbindingen op zee kunnen schepen steeds meer functioneren als volwaardige kantoren. Daardoor verdwijnen veel beperkingen waar maritieme organisaties vroeger rekening mee moesten houden.”
Erwin Henstra – IT Manager Christiania Shipping
Een advies aan andere maritieme organisaties
Voor Christiania Shipping vormt de implementatie van Microsoft Dynamics 365 Business Central een stevig fundament voor verdere groei, samenwerking en digitalisering. En juist die combinatie van technologie, branchekennis en samenwerking maakte dit project tot een succesvol traject voor zowel Christiania Shipping als Alistar. Op basis van zijn ervaringen heeft Henstra een duidelijke boodschap voor andere organisaties in de sector.
“Blijf niet vasthouden aan processen omdat ze altijd zo gewerkt hebben. Kijk kritisch naar de manier van werken, bepaal waar je naartoe wilt en kies een partner die begrijpt hoe jouw organisatie werkt. Dan wordt digitalisering niet alleen een IT-project, maar een middel om de hele organisatie vooruit te helpen.”
Erwin Henstra – IT Manager Christiania Shipping