Wij hebben voor Alistar gekozen omdat we konden instappen in een bouwoplossing waarvan we weten dat het mee zal evolueren in de tijd en binnen de markt.
Valerie Duthoy, manager projectleiding
De bouwsector zit volop in een digitale transformatie. Sibomat, een aannemingsbedrijf uit Zulte dat zich heeft toegelegd op woningen in houtskeletbouw, tekende in de jaren ’90 al een eerste digitaliseringsstrategie uit. Na ruim 20 jaar achtte het bedrijf de tijd rijp voor een grondige update en upgrade van haar platformen.
“We wilden onze digitalisering verder doortrekken, de verschillende processen nog meer op elkaar afstemmen en ook onze klanten en leveranciers digitale toepassingen ter beschikking stellen”, stelt Valerie Duthoy, procesmanager bij Sibomat.
De stap naar één geïntegreerd systeem
Jaarlijks levert Sibomat tussen 130 en 150 nieuwe woningen op – op maat volgens de wensen van de klant. Om al haar operaties in goede banen te leiden werd eind jaren 90 een ERP-systeem ontwikkeld. Valerie Duthoy: “We waren toen één van de eerste bouwbedrijven die besliste om op die manier te gaan werken. Er werd een versie van Navision gebouwd die volledig aansloot bij de noden en wensen van Sibomat. Het liet ons toe om onze processen te uniformiseren en een groot aantal stappen van het bouwproject digitaal te volgen.”
Ruim twintig jaar later groeide het besef dat een nieuwe digitalisering aan de orde was. “De troef van een product volledig op maat bleek de voorbije jaren ook een keerzijde te hebben: het ERP-systeem raakte verouderd, was niet meer up te graden en we zagen nieuwe toepassingen opduiken die we er niet meer mee konden integreren. We beschikten intussen ook over een CRM-systeem voor klantenbeheer, maar dat was dan weer niet gelinkt aan onze ERP”, legt Valerie uit. “Kortom, als we stappen vooruit wilden zetten om efficiënter te werken en beter te communiceren met onze klanten, was er geen andere keuze dan over te stappen op een nieuw digitaal platform.”
Sibomat riep de hulp in van GMI, vandaag onderdeel van Alistar. Na een grondige analyse werd een project uitgewerkt om het ERP-systeem om te zetten naar de nieuwste versie van Microsoft, nl. Dynamics 365 Business Central. Daardoor beschikte Sibomat onmiddellijk over een integratie met Dynamics 365 Sales, een CRM-omgeving met bovendien een reeks specifieke toepassingen. Deze maken deel uit van Gbuild, de totaaloplossing voor de bouw die door Alistar zelf werd ontwikkeld.
Alle afdelingen kunnen uniform en efficiënt werken
Voor het bouwbedrijf was dit een ingrijpend proces. Valerie Duthoy: “We hebben naar aanleiding van dit project dan ook onze processen nog meer gedetailleerd en ook nieuwe flows uitgewerkt, bijvoorbeeld over hoe we onze verkopers nog meer konden ondersteunen via CRM en hoe die informatie ook het ERP-systeem kon voeden.”
De geautomatiseerde samenwerking tussen het CRM- en het ERP-systeem is essentieel. “We hebben heel veel gegevens en data over een project. Het begint al bij het opvolgen van geïnteresseerde klanten en het eindigt bij de laatste factuur bij het opleveren van een werf. Vroeger moest er tussentijds heel wat input dubbel gebeuren. Nu hebben we één digitaal platform waarin alle gegevens gecentraliseerd worden en verrijkt door de verschillende afdelingen.
Ons systeem is nog recent, maar nu al krijgen we een veel beter zicht op waar we staan, van prospectie tot werfopvolging.
“Het ERP-systeem is het digitale kloppende hart van wat we doen: verkoop, calculatie, studiebureau, productie… Iedereen baseert zich op deze gegevens. Het helpt ons om uniform en efficiënt te kunnen werken”, aldus Valerie.
Investeren in een digitaal klantenportaal
“Sibomat een sterke referentie binnen de particuliere woningbouw”, vult onze bouwexpert bij Alistar aan. “Voor het digitaliseringsproject hebben zij duidelijk gekozen voor het Microsoft-ecosysteem en meer specifiek voor Dynamics 365 Business Central als ERP-luik. Door onze ervaring in de bouwsector, hebben we hen dan ook onze totaaloplossing Gbuild voorgesteld, volledig ontwikkeld binnen het Microsoft softwareplatform. In Gbuild zitten alle bouwprocessen vervat: van calculatie t.e.m. uitvoering. Dat leidt tot een korte, maar degelijke projectopvolging.”
Mede door de focus op de particuliere woningbouw, wilde Sibomat een heel stuk verder gaan dan een standaard ERP-oplossing. Daarom werd ook fors geïnvesteerd in het uitbouwen van een klantenportaal op basis van Microsoft SharePoint. Dat stelt hen vandaag in staat om op een digitale manier samen te werken met zowel klanten als onderaannemers en leveranciers.
Sibomat had hoge verwachtingen inzake de kwaliteit van haar dienstverlening. Dat heeft Alistar uitgedaagd om meteen ook het maximaal potentieel te halen uit het samenwerkingsplatform.
Onze klanten hebben hun weg vlot gevonden naar het nieuwe klantenportaal. Hier kunnen ze niet alleen de planning en bepaalde documenten consulteren, maar ook de facturatie opvolgen. Dit geeft onze dienstverlening zeker een boost.
Toepassingen voor werfplanning en –opvolging
Eén van de nieuwe toepassingen die Sibomat in gebruik heeft genomen is timaster, een programma dat de planning van de werven vereenvoudigt. Het baseert zich op gegevens uit het ERP-systeem, maakt een planning en stuurt die vervolgens terug naar ERP.
“Dat is een grote meerwaarde, want planning blijft een complex proces”, besluit Valerie.