Alistar heeft onze noden goed begrepen en daar een perfect antwoord voor geboden. Om de implementatie concreet te maken, heeft het team ook veel met onze gebruikers gepraat en geluisterd naar hun verwachtingen en verzuchtingen.
Georgy Eggermont, verantwoordelijke voor strategie, organisatie en ontwikkeling
Aannemingsbedrijf HYE is van geen kleintje vervaard. Zo werkt het mee aan het verhogen van 15 bruggen over het Albertkanaal en bouwt het momenteel een nieuwe waterkrachtcentrale aan het sluizencomplex in Diepenbeek. Tegelijk heeft de waterbouwer zijn projectwerking op digitale leest geschoeid. Papieren dossiers behoren tot het verleden en de opvolging en interne communicatie verlopen veel vlotter dankzij een implementatie van Microsoft 365. Alistar adviseerde HYE en zorgde voor Docufly, een oplossing op basis van SharePoint, waarbij ‘digitaal samenwerken’ centraal staat .
Naar een gecentraliseerde en transparante werking
HYE is een gespecialiseerd aannemer van waterbouwkundige werken, die onder meer kaaien, bruggen en waterkrachtcentrales bouwt voor de Vlaamse overheid en voor private opdrachtgevers. Het bedrijf is een onderdeel van de H2O Group uit Zwijndrecht, een groep van watergebonden bedrijven, die van digitalisering een speerpunt heeft gemaakt in haar strategie. Georgy Eggermont, verantwoordelijke voor strategie, organisatie en ontwikkeling: “We willen al onze bedrijven digitaal op de rails zetten. We zoeken daarbij performante systemen die ons helpen om efficiënter en transparanter te werken. Het is niet onze bedoeling om zware investeringen en grote implementaties te doen, maar wel om gericht te investeren in diverse programma’s die snel een concrete oplossing kunnen bieden voor onze specifieke noden.”
Voor HYE is de gedecentraliseerde werking één van die specifieke uitdagingen. “We voeren steeds diverse projecten uit verspreid over heel Vlaanderen. Dat betekent dat heel wat van onze 160 medewerkers op locatie werken. Enerzijds moeten zij vlot onderling kunnen communiceren, maar ook met opdrachtgevers en met leveranciers, soms op plaatsen waar het internetbereik te wensen overlaat. Anderzijds willen we ook een vlotte gegevensdeling met de hoofdzetel in Zwijndrecht, waar de centrale diensten gevestigd zijn.”
Einde van het papieren tijdperk
Tot vorig jaar werkten project- en werfleiders met papieren dossiers per werf. De meeste verantwoordelijken hadden daarnaast hun eigen systeem ontwikkeld voor het bijhouden van informatie op hun laptop of harde schijf. “Digitalisering betekende voor ons dat we wilden afstappen van papier en verspreide systemen om een handiger en transparanter manier van werken te introduceren. We wilden dat iedereen, ongeacht zijn werkplek, op een snelle en efficiënte manier de informatie kon vinden die hij of zij nodig had”, aldus Georgy Eggermont.
HYE contacteerde Alistar (destijds GMI group) om een oplossing op maat uit te werken. Zo werd een samenwerkingsplatform Docufly uitgebouwd op basis van Microsoft 365 en SharePoint, waarbij ‘digitaal samenwerken’ centraal staat . “Het voordeel daarvan is dat het voortbouwt op de toepassingen en licenties die we al in gebruik hadden van Microsoft. Daarnaast is het een multifunctionele oplossing: we kunnen onze documenten in één systeem onderbrengen, maar ook taken beheren, goedkeuringsflows managen, enzovoort… En last but not least: het pakket evolueert permanent, waardoor we in de toekomst ook nog nieuwe mogelijkheden kunnen aanboren.”
Eén aanspreekpunt bij Alistar
Het aannemingsbedrijf is opgetogen over de samenwerking met Alistar. Georgy Eggermont: “Eerst en vooral heeft Alistar onze noden goed begrepen en daar een perfect antwoord voor geboden in de oplossing die zij hebben voorgesteld. Vervolgens, om de implementatie concreet te maken, heeft het team veel met onze gebruikers gepraat en geluisterd naar hun verwachtingen en verzuchtingen.”
Projectleider Pim Van Opstal voegt hier nog aan toe: “we vonden het een absoluut pluspunt dat we één aanspreekpunt hadden bij hen, iemand die heel goed begreep hoe wij zelf evolueerden éénmaal we vertrouwd raakten met de oplossing. Er werd snel gereageerd op problemen en bijkomende vragen om de tool aan te passen. Alistar voorzag tot slot ook de opleidingen voor onze medewerkers.”
Het nieuwe samenwerkingsplatform Docufly laat toe om informatie te delen met derden die bij onze werven betrokken zijn. Zo kunnen we ook de goedkeuringsflows nu digitaal laten verlopen.
Efficiëntie, tijdswinst, informatie- en kennisdeling
Voor HYE was efficiëntiewinst een belangrijke doelstelling van dit project. “Door alles te centraliseren en toegankelijk te maken vanop elke locatie zorgde Alistar voor een vlotte werking en communicatie tussen de verschillende takken van het bedrijf”, vertelt calculator Stijn Boden, die key user is van de digitale oplossing. “De link tussen calculatie en onze werven betekent dat kostbare informatie gemakkelijk kan worden uitgewisseld tussen beide afdelingen. Bovendien is de oplossing op onze maat ontwikkeld, doordat verscheidene mensen uit alle takken van het bedrijf betrokken werden bij het ontwerp van de tool.”
“Als bedrijf hebben we een hele stap vooruitgezet,” bevestigt Georgy. De databank met zoekfunctie, dashboards en digitale flows leveren een pak tijdswinst op. Bovendien hebben de centrale diensten op de hoofdzetel en de directie, een veel beter zicht op wat er op het terrein gebeurt.”
“We zijn erin geslaagd om informatie die bij enkele mensen zat, dankzij het nieuwe pakket te delen met de hele organisatie. Op de lange termijn is dat cruciaal. De volgende stap is trouwens de ontwikkeling van een intranet voor onze groep, opnieuw samen met Alistar.”
Ook voor Alistar een leerrijk traject
“HYE is een zeer innovatief bedrijf op het gebied van digitalisering. Ze zoeken steeds naar nieuwe mogelijkheden om nog efficiënter te kunnen werken en optimaler samen te werken, zowel intern en als met externe partners,” vult onze Alistar-expert aan.
Bij HYE werden we uitgedaagd om telkens “net dat tikkeltje meer” te kunnen. We onderzoeken dan ook steeds de nieuwste technologieën om te bekijken welke mogelijkheden die hen kan bieden.