De implementatie is erg vlot verlopen en er was een aangename wisselwerking tussen beide partijen.
Kris Moorees, CFO
ICT-expertisecentrum INNOCOM werd opgericht in 1998 met als doel complexe ICT-problemen van bedrijven met veel datatransacties op te lossen. Met deze hightech specialisatie wil inno.com zowel de klant als de eigen medewerkers een aanzienlijke meerwaarde bieden. De focus ligt hierbij op architectuur en strategische transformaties.
De activiteiten van INNOCOM zijn onder te verdelen in strategische ICT consulting, projecten met hoge toegevoegde waarde en hoge risico’s, revitalisatie en opleidingen. Het bedrijf heeft steeds een 25-tal projecten lopen bij klanten zoals bv. BNP Paribas Fortis, Barco, Kinepolis, ING, AXA, Corelio, enz.
Kris Moorees, CFO bij INNOCOM: “Wij denken niet enkel conceptueel, maar zijn ook erg pragmatisch. De oplossingen die we voorstellen, moeten ook steeds uitvoerbaar zijn. Onze hoogopgeleide medewerkers beschikken hiertoe over de nodige skills. Wij hebben bovendien een academische adviesraad en werken nauw samen met hogescholen en universiteiten. Zo zitten we steeds met onze neus bovenop de nieuwste ontwikkelingen.”
INNOCOM heeft een vestiging in België en Nederland en realiseert een jaarlijkse omzet van 15 miljoen euro met 65 vaste medewerkers en enkele externe resources.
Interne keuken grondig automatiseren
Toen Kris Moorees in 2008 INNOCOM vervoegde, zag hij meteen dat er op vlak van informatisering nog enkele grote punten ter verbetering waren.
“In België werd gewerkt met aparte systemen voor boekhouding en tijdsregistratie waarvan de cijfers elkaar soms tegenspraken. In Nederland gebruikte men een ander boekhoudpakket en de gegevens die we daaruit ontvingen, waren niet voldoende transparant. Er was echt een gebrek aan overkoepelende, strategische managementinformatie”, legt Kris Moorees uit en hij vervolgt: “De ambities van INNOCOM zijn groot. Om verder te kunnen groeien, moesten we de interne organisatie op punt stellen en de directie en bestuursraad van goede tools voorzien. We hadden met andere woorden nood aan een degelijk ERP-systeem.”
Eind 2008 startte INNOCOM een marktonderzoek. Daarop volgend werden in januari 2009 enkele vendors aangeschreven. INNOCOM woonde meerdere demo’s bij, deed enkele referentiebezoeken en eindigde de zoektocht met een prestatierapport.
“We hebben gekozen voor GMI group (destijds onderdeel van Alistar) met haar Professional Services-oplossing op basis van Microsoft Dynamics NAV (vandaag Dynamics 365 Business Central). Hun planningstool was erg goed en het systeem liet toe om vlot projecten te creëren. De Professional Services-oplossing biedt tegelijk structuur en de flexibiliteit om snel zaken te veranderen. De continuïteit gaf de doorslag: het uitgebreide Microsoft vangnet biedt toch een belangrijke zekerheid.
Vlotte implementatie
Als dienstenleverancier heeft INNOCOM drie belangrijke processen: boekhouding, planning en tijdsregistratie. Voor dit laatste heeft Alistar een gebruiksvriendelijke webapplicatie, waarmee de werknemers vanop afstand hun prestaties kunnen invoeren. Op vraag van INNOCOM, heeft Alistar de webapplicatie uitgebreid met de mogelijkheid om de prestaties te laten goedkeuren.
Alistar is gestart met een grondige analyse, gevolgd door de ontwikkeling en de implementatie van de volledige oplossing. In oktober draaide het nieuwe systeem dubbel met het oude, om makkelijker fouten op te sporen. In december werd dit nog eens herhaald en op 1 januari 2010 draaide INNOCOM volledig en met succes op de Professional Services-oplossing op basis van Dynamics.
“De implementatie is erg vlot verlopen en er was een aangename wisselwerking tussen beide partijen. Van onze kant waren de medewerkers van de betrokken diensten erg gemotiveerd om deze verandering door te voeren en hadden we een erg bekwame interne projectmanager aangesteld. Alistar heeft op haar beurt erg goed meegedacht en kwam in iedere fase van het traject de gemaakte afspraken na.
Geconsolideerde boekhouding
De Professional Services-oplossing heeft een grote verandering teweeggebracht in de boekhouding van INNOCOM. In België wordt voortaan ook de Nederlandse boekhouding georganiseerd en dit heeft geleid tot enkele voordelen: “De maandafsluiting gebeurt veel sneller. Gegevens zijn transparanter en reeds binnen de 8 werkdagen beschikbaar, waar ze vroeger een maand op zich lieten wachten. Ook de kwaliteit van de gegevens is er fel op vooruit gegaan dankzij enkele ingebouwde controlemechanismen bij het goedkeuren van de prestaties”, aldus Kris Moorees.
Logische projectopbouw
De sterkte van ERP is dat de juiste gegevens zich op de juiste plaats bevinden en door de juiste personen ingevoerd of geconsulteerd kunnen worden
Hij verwijst hiermee o.a. naar de logische en gestructureerde projectopbouw, waarbij bv. eerst alle facturatiegegevens door de klantendienst moeten ingevuld worden, waarna de projectgegevens aan de beurt zijn, enz. Deze structuur vereist een bepaalde discipline van de medewerkers, maar vermijdt belangrijke problemen achteraf.
Langere termijnplanning
Wat de planning betreft is er voor de medewerkers weinig veranderd: er zijn enkele kleine uitbreidingen toegevoegd, zoals de verlofperiodes. Maar de manier waarop de planning is opgezet draagt in belangrijke mate bij tot de projectopvolging. Zo wordt de status van elk project tijdig aangekondigd, zodat het onmogelijk wordt om per ongeluk te boeken op een afgelopen project.
“Het planningsmodel biedt ons een langere termijnvisie. Contracten kunnen meer proactief opgevolgd worden en er is een duidelijk zicht op welke resources binnenkort vrijkomen. We moeten nog ten volle alle mogelijkheden ontdekken, maar het zal zeker onze business helpen sturen”, gelooft Kris Moorees.
Groot voordeel voor INNOCOM
Kris Moorees: “De integratie van tijdsregistratie, boekhouding en planning in Dynamics is een grote verbetering voor ons. Tegenstrijdigheden zijn voortaan uitgesloten. Facturen worden sneller opgemaakt en bieden correcte, transparante overzichten. Bovendien biedt het systeem veel analytische informatie — per klant, project of leverancier — om de eigen werking te optimaliseren. Allemaal zaken die vroeger tijdrovend of onmoge-lijk waren.”
INNOCOM zal in de toekomst mogelijks nog verder investeren in de uitbreiding van Dynamics, maar kiest bewust voor een stapsgewijze aanpak. CRM, documentbeheer, … kunnen worden toegevoegd naarmate de noden van inno.com evolueren.
“De implementatie is erg vlot verlopen en er was een aangename wisselwerking tussen beide partijen. van onze kant waren de medewerkers van de betrokken diensten erg gemotiveerd om deze verandering door te voeren en hadden we een erg bekwame interne projectmanager aangesteld”, besluit Kris Moorees.
Alistar heeft op haar beurt erg goed meegedacht en kwam in iedere fase van het traject de gemaakte afspraken na.