BI-Insight biedt één centraal dashboard voor volledige governance van je Power BI omgeving. De oplossing geeft diepgaand inzicht in rapporten, werkruimtes en datamodellen voor opschoning, data lineage,en impact analysis.
Disclaimer: Alle namen en data in de screenshots zijn gefingeerd en berusten niet op bestaande personen.
Voordelen BI-Insight:
- Power BI Governance in één dashboard
- Gedetailleerd inzicht in het gebruik van Power BI inclusief inactieve gebruikers
- Trend analyses door historische opslag van gebruiksdata
- Impact analyse op model-object niveau i.p.v. (slechts) rapport-model niveau van Microsoft
- Dagelijks bijgewerkte inzichten, nieuwe fout van gisteren direct vandaag zichtbaar.
- Semantisch model als basis voor eigen rapporten
- Overzicht rechtenstructuur op werkruimtes (transitief vanuit Entra ID groepen)
- Alerts welke rapporten (deels) kapot zijn
- Data Lineage
- Werkt zowel in Power BI service als in Power BI Report Server
- Automatische PBIX backups
Architectuur
BI-Insight combineert meerdere databronnen tot één overzicht. Met slimme BI-technieken, API’s en onze Data Automation Oplossing verzamelen en koppelen we gegevens over jou semantische modellen en het gebruik ervan over alle rapporten. In Power BI krijg je een helder overzicht van rapportgebruik, werkruimtes, rechten en semantische modelobjecten.
De oplossing is snel te implementeren en gebouwd op een flexibele architectuur met een kleine footprint. Het datawarehouse kan aan een bestaand datawarehouse worden toegevoegd of in Azure SQL draaien. Het BI-Insight rapport kan in een Pro-, Premium Per User of Fabric Capacity backed werkruimte gehost worden.
BI-Insight ondersteunt zowel met Fabric Capacity, Premium Per User, Azure Analysis Services en On-Premise SQL Server Analysis Services semantische modellen.
BI-Insight voor jouw organisatie
In het volgende stuk zullen we verder inzoomen op de toegevoegde waarde van BI-Insight voor jouw organisatie. Elk onderdeel wordt toegelicht met praktijkvoorbeelden waarin BI-Insight waardevolle inzichten oplevert.
Automatische back-ups
BI-Insight bevat een back-up module waamee geautomatiseerd van alle rapporten in je tenant een PBIX backup bijgehouden wordt. Deze module werkt ook voor rapporten welke niet meer handmatig te downloaden zijn. De PBIX bestanden worden in een Azure Storage container opgeslagen gegroepeerd per werkruimte. Door slim gebruik te maken van de rapport metadata kunnen we na een initiële volledige back-up daarna dagelijks alleen nieuwe en gewijzigde objecten verwerken.
Interacties
Highlights
- Vind trends in gebruik.
- Herken rapporten en dashboards die nauwelijks of niet worden gebruikt.
- Verkeer BI omgeving.
- Monitor interacties met omgeving (zoals exports en downloads).
Binnen je BI omgeving is een goed inzicht in het gebruik van de omgeving van belang om hem goed in beheer te houden. Met de Interacties inzichten kan je zien welke rapporten en dashboards worden geraadpleegd en welke juist niet worden geraadpleegd. Ook is het mogelijk om allerlei andere interacties inzichtelijk te maken, zoals het exporteren van data of downloaden van rapporten.
Use-cases
Vind trends in gebruik
Door historie op te bouwen en deze over de tijd uit te zetten kan men trends over het gebruik inzichtelijk maken. Door het gebruik over de tijd uit te zetten kan je ook seizoensgebonden gebruik identificeren, waardoor je niet per ongeluk een rapport opruimt dat alleen tijdens de jaarafsluiting extreem belangrijk is.
Wanneer je een nieuwe alternatieve versie van een rapport live zet naast een oud rapport kan je ook goed monitoren of de gebruikers inderdaad naar het nieuwe rapport overgaan en welke gebruikers eventueel nog hulp hierbij nodig hebben.
Herken rapporten en dashboards die nauwelijks of niet worden gebruikt
Door gebruiksdata te analyseren kan je snel rapporten en rapporten en dashboards identificeren die populair zijn of juist zelden worden geraadpleegd en eventueel opgeruimd kunnen worden. Door dynamische hiërarchische slicers te gebruiken kan een gebruiker snel wisselen tussen het onderzoeken van specifieke werkruimtes of juist over de volledige tenant.
We zien dat het kasstroomoverzicht niet gebruikt wordt. We kunnen bij de key users nagaan of dit rapport opgeschoond kan worden. Het Mandaatrapport – Alistar wordt het meest gebruikt in deze workspace, maar het Mandaatrapport wordt ook nog geraadpleegd. Is dit een nieuwe versie en moeten er nog gebruikers gemigreerd worden?
Verkeer BI omgeving
Door de interacties af te zetten tegen de dag van de week of de uren van de dag kan men zien op welke momenten de zwaartepunten in het gebruik liggen. Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden om te bepalen wanneer onderliggende resources zoals een Fabric Capacity of Analysis Services instance opgeschaald moet worden. Door te kijken wanneer een rapport normaal gesproken niet gebruikt wordt kan je ook een livegang van een nieuwe versie beter inplannen.
Interacties per uur en per dag van de week. We zien een dip in de interacties rond 10 uur en dat het gebruik tegen het einde van de week wat afloopt.
Exporteren van gevoelige data
Door de ExportData en DownloadReport interacties te monitoren kunnen we inzichtelijk krijgen welke data onttrokken wordt uit de Power BI omgeving. Dit kan een reden zijn om de beveiliging op de verschillende export mogelijkheden aan te schermen.
Gebruikers
Highlights
- Inzicht in gebruik door specifieke gebruikers of afdelingen.
- Inzicht in key users.
- Inzicht in gebruikers die de omgeving juist weinig gebruiken.
De gebruikers zijn uiteindelijk waarvoor je een BI omgeving hebt. Ze gebruiken de rapporten en dashboards om inzichten te verkrijgen over de organisatie.
Use-cases
Inzicht in gebruik door specifieke gebruikers of afdelingen
Je kan per gebruiker zien welke acties hij heeft uitgevoerd binnen de Power BI omgeving. Je ziet rapporten die een gebruiker vaak raadpleegt en de rapporten en dashboards die maar zelden worden geraadpleegd. Door het overzicht te sorteren op minst aantal interacties zie je snel welke gebruikers nog niet hun weg hebben gevonden binnen je Power BI omgeving.
Links zien we dat Dave Green in twee werkruimtes objecten heeft bekeken en dat het Mandaatrapport – Alistar zijn meest gebruikte rapport is. Rechts zien we een overzicht van onze gebruikers die nog geen rapport hebben bekeken.
Rechten beheer
Highlights
- Wie mag bij een workspace en met welke rechten
- Transitieve toegang
Rechten binnen Power BI kunnen via een combinatie van directe toegang en Entra ID groepen toegekend worden. Bij een Entra ID groep is het ook mogelijk dat groepen meerdere lagen diep genest zijn in andere Entra ID groepen. En men kan op verschillende niveaus toegang krijgen tot een workspace (Administrator, Contributor, Member of Viewer). Binnen een semantisch model kan men ook nog een of meerdere rollen toegewezen krijgen, eventueel met row-level security, waardoor de toegang tot de data in een rapport ook nog beperkt kan worden.
Use-cases
Overzicht volledige rechtenstructuur
Met BI-Insight kan je gemakkelijk een volledig overzicht krijgen van de rechtenstructuur. Door de Graph API te combineren met de Fabric API en de XMLA endpoints kunnen we per gebruiker inzien bij welke workspaces deze mag en welke data hij in kan zien. Dit is volledig transitief, dus ook als een gebruiker via verschillende geneste Entra ID groepen toegang heeft is dit inzichtelijk.
Overzicht van alle workspaces en de verschillende rollen die beschikbaar zijn. We zien bijvoorbeeld dat Carol Lewis directe admin toegang heeft tot werkruimte DEMO Digitaal, terwijl Bob King via Entra ID groep Product Management.Warehouseing Member toegang heeft.
Overzicht voor interne en guest accounts
Soms heb je naast interne accounts ook guest accounts in je tenant. Via BI-Insight kan je snel zien welke rechten deze guest accounts hebben. Gecombineerd met het bovenstaande overzicht kan je snel filteren op bijvoorbeeld alle workspaces waar een guest account admin op is.
We zien dat we 4 unieke guest accounts in onze Power BI tenant hebben en 901 interne accounts met verschillende niveaus van toegang.
Fabric Capacities en Premium Per User
Highlights
- Snel overzicht van alle Fabric Capacties.
- Overzicht van toewijzing Fabric Capacity, Premium Per User en Pro werkruimtes.
- Overzicht status van beschikbare Fabric Capacities.
Binnen een Power BI omgeving kan je een combinatie van meerdere Fabric Capacities, Premium Per User en Pro licenties tegelijk actief hebben. Deze kunnen vervolgens weer toegewezen worden aan verschillende werkruimtes. Bijvoorbeeld om de juiste SKU beschikbaar te hebben voor de processen in de werkruimtes, of om kosten toe te wijzen. Een Fabric Licentie onder een F64 SKU kan ook gepauzeerd worden om kosten te besparen als deze niet nodig is. Ook is het mogelijk voor een gebruiker om een tijdelijke proeflicentie voor Fabric te activeren (als je dit niet in je tenant instellingen blokkeert).
Use-cases
Overzicht toegewezen resources per Fabric Capacity licentie
Je wijst een Fabric Capacity aan een of meerdere werkruimtes toe. Alles in deze werkruimtes gebruikt vervolgens een stuk van de rekenkracht van de Fabric Capacity wanneer ze actief zijn. Bijvoorbeeld bij het uitvoeren van een Fabric Pipeline, het draaien van een query tegen een Onelake tabel of het bekijken van een rapport. Door een goed overzicht te houden van de toegewezen werkruimtes en artifacten aan een Fabric Workspace kan je de workload goed balanceren.
Overzicht van alle actieve Fabric Capacity en Premium Per licenties waar de werkruimtes onder draaien. De lege regel zijn de Pro werkruimtes.
Status van Fabric Capacities inzien
Stel dat je een lagere Fabric Capacity SKU aan een ontwikkel workspace hebt gehangen. Deze hoeft alleen actief te zijn wanneer er ook rapporten ontwikkeld worden. Je kan snel controleren of deze inderdaad uit staan. Ook krijg je een gemakkelijk overzicht van alle proeflicenties en op welke werkruimtes deze actief is.
Overzicht van de werkruimtes die onder de proeflicentie hangen en het aantal interacties dat er geweest is op elk object in de werkruimte.
Rapporten
Highlights
- Identificeer kapotte rapporten
- Detailoverzicht van elk gebruikt object in het rapport.
- Identificeer mogelijk gelijke rapporten
BI-Insight haalt de metadata van alle rapporten in de tenant op. Deze metadata geeft waardevolle inzichten voor zowel het beheer van rapporten als ook het ontwikkelen van rapporten. Door slim gebruik te maken van de beschikbare APIs hoeft BI-Insight maar een keer de metadata van de volledige tenant op te halen. Daarna wordt dagelijks alleen de metadata van de nieuwe of gewijzigde raporten opgehaald.
Overzicht van alle werkruimtes en rapporten. Je ziet in een oogopslag hoeveel rapporten niet gebruikt worden, hoeveel rapporten een fout bevatten en wanneer de laatste interactie per rapport was.
Use-cases
Identificeer kapotte rapporten
Met BI-Insight kan je proactief de rapporten identificeren waar minimaal een onderdeel niet meer van werkt voordat je gebruikers hier tegenaan lopen. Elk rapport wordt gescand op objecten die niet meer in het onderliggende model bestaan en ook niet in het rapport zelf als stand-alone object zijn aangemaakt. Ook wordt de interne status van elk object bekeken of deze geen foutmelding bevat. Het overzicht bevat ook een directe link naar het rapport zodat de fouten snel opgelost kunnen worden.
Een overzicht van alle objecten die in het rapport Tenant Settings gebruikt zijn en op welk specifieke tabblad. We zien dat er 4 objecten zijn welke niet meer in het onderliggende datamodel bestaan en dus een fout geven in het rapport.
Detailoverzicht van elk gebruikt object in het rapport
Tijdens het ontwikkelen van een rapport kan het handig zijn om te zien welke model objecten al gebruikt worden en ook op welk tabblad deze gebruikt worden. Hiermee kan je snel zien of je bepaalde informatie al aanbied. Ook wanneer je bijvoorbeeld de definitie van een bepaalde meetwaarde wilt aanpassen is het goed om te zien op welke onderdelen van je rapport dit impact gaat hebben.
Identificeer mogelijk gelijke rapporten
Wanneer een BI omgeving groeit kan het voorkomen dat er meerdere afsplitsingen van hetzelfde rapport ontstaan. BI-Insight identificeert deze rapporten en groepeert ze in rapporten sets voor verdere analyse.
SET0014 bevat 5 rapporten met een vergelijkbare inhoud. Deze rapporten kunnen potentieel samengevoegd worden tot 1 rapport met een slicer om tot dezelfde inzichten te komen. In de onderstaande tabel zie je welke modelobjecten gebruikt worden.
Modellen
Highlights
- Impactanalyse bestaande rapporten
- Identificeren van kapotte modelobjecten
- Opschonen modellen
BI-Insight haalt ook van alle semantisce modellen de metadata op. Door deze metadata slim te combineren met de metadata van de rapporten kunnen we de data lineage van de modellen in onze tenant goed in beheer houden. Zo kunnen we (deels) kapotte rapporten identificeren voordat een gebruiker er last van heeft en kunnen we een gegronde impact analyse maken wanneer we een wijziging in een model willen doorvoeren.
Use-cases
Impactanalyse bestaande rapporten
Wanneer je bestaande objecten in een semantisch model gaat wijzigen is het belangrijk om vooraf een goede impact analyse te maken op alle rapporten die door de wijziging geraakt gaan worden. Bijvoorbeeld als je de definitie van een measure gaat wijzigen of de naam van een filter object. Met BI-Insight maken we per semantisch model object een overzicht van alle rapporten en specifieke tabbladen waar dit object gebruikt wordt. Zo weet je altijd vooraf wat de impact van een wijziging gaat zijn.
We willen de Accounting categorie (ACC_CATEGORIE) gaan wijzigen. Via de impact analyse zien we dat deze maar in een rapport gebruikt wordt in de tabbladen General Ledger, Hoofdlijnen en YTD trend.
Identificeren van kapotte modelobjecten
Elk object in een semantisch model heeft een interne status die de geldigheid ervan controleert. Wanneer een object een fout bevat dan is deze nog wel beschikbaar, maar zal deze een foutmelding geven tijdens het gebruik of tijdens het laden van de data. Bijvoorbeeld een Calculated Column die een verwijzing maakt naar een niet bestaand object of een measure met een fout in de DAX. Met BI-Insight kan je een scan doen per model om de objecten te identificeren die een fout bevatten.
In het geselecteerde model bevatten de objecten Balans-P&L en Tabbladen uit tabel Toelichting een definitiefout.
Opschonen modellen
Het ontwikkelen van een model is een continue proces. Met verloop van tijd kan het voorkomen dat er objecten in het model aangemaakt worden die niet (meer) relevant zijn. Wanneer het om data objecten gaat betekend het wel dat ze kostbare resources in beslag nemen, zowel tijdens het laden van je model als tijdens het gebruik. En verouderde measures zorgen ervoor dat het voor rapportbouwers moeilijker wordt om snel de juiste data bij elkaar te klikken. BI-Insight bied je de tools om elk model te analyseren en deze objecten te identificeren zodat ze eventueel kunnen worden opgeschoond. Omdat de VertiPaq engine zeer efficient om kan gaan met veel herhaalde data in een data kolom wordt voor deze objecten ook het aantal unieke waardes getoond.
We zien een overizcht van alle objecten per tabel en het aantal unieke waardes dat in de VertiPaq engine zit opgeslagen voor het object.
Demo
Ben je enthousiast geworden over het gebruik van BI-Insight voor jou organisatie? Neem dan snel contact op met Alistar om een demo aan te vragen. We laten graag zien welke toegevoegde waarde aan het voor het beheer van jou BI omgeving!
