Een uitmuntende bedrijfscultuur vereist klare en effectieve communicatie. Maar er is een probleem…
- Mensen weten niet waar ze informatie kunnen vinden.
- Niemand gebruikt het oude intranet want het maakt hun werk moeilijker.
- Het oude intranet is niet geïntegreerd met andere veel gebruikte tools.
Herkenbaar? Dan is het hoog tijd om over te stappen naar een oplossing die het bovenstaande wél mogelijk maakt. We geven u alvast drie vuistregels mee waaraan een modern intranet moet voldoen.
Reden 1: Alle informatie is beschikbaar op één plaats
Een schatkist aan informatie, op een goed intranetplatform vind je alles terug. Of het nu gaat om algemene huisregels, templates om documentatie op te maken of om de nieuwe Covid-richtlijnen… alle informatie moet terug te vinden zijn op één plek. Zo weten uw medewerkers wat er gaande is en hebben ze alles binnen handbereik. Het draagt bovendien bij aan het stroomlijnen van allerlei processen en workflows doordat informatie, documentatie en tools samengebracht worden.
De algemene kennisdatabank groeit mee met uw organisatie. Maar niet enkel kennis wordt overgedragen en ter beschikking gesteld. Een professioneel intranet moet het ook eenvoudiger maken om in contact te komen met elkaar. Zo versterkt de connectie tussen medewerkers en uw bedrijf.
Kortom, het intranet fungeert als centrale hub voor alles en iedereen. Nieuws, aankomende evenementen, documentatie, mededelingen, … alles is snel terug te vinden vanop eender welke locatie of toestel.
Checklist:
✅ Verbeter interne communicatie
✅ Stimuleer kennisdeling
✅ Centraliseer informatie
✅ Vereenvoudig het zoeken
Reden 2: De start van een gezonde bedrijfscultuur
Een bedrijf valt en staat met haar medewerkers. Het intranet moet hen samenbrengen en helpen om met elkaar te interageren en kennis te delen. Betrokken medewerkers zijn bovendien gelukkiger en productiever. Een intranet is dan ook de plaats bij uitstek voor communicatie en kennisdeling. Zo wordt ook de bedrijfscultuur gestimuleerd en daalt de kans op verloop. Want door actieve kennis- en informatiedeling is het voor iedereen eenvoudiger om te begrijpen welke bijdrage ze concreet leveren aan het bedrijf.
Anderzijds maakt een goed intranet het onboarding proces eenvoudiger. Nieuwe collega’s gebruiken het om hun weg te vinden binnen de organisatie. Denk aan documenten, organigrammen, het laatste nieuws binnen de organisatie, … Het creëert als het ware een vangnet voor nieuwe medewerkers die op één centrale plaats terechtkunnen met al hun vragen. Een absolute meerwaarde sinds het toenemende thuiswerken. Zo wordt elke nieuwe collega vanaf de start verbonden en opgenomen als medewerker binnen de organisatie.
Checklist:
✅ Verbind iedereen met het bedrijf
✅ Laat de bedrijfscultuur groeien
✅ Creëer betrokkenheid
Reden 3: Eenvoudig en door iedereen te gebruiken
Vergroot de impact van het intranet door het vooral gebruiksvriendelijk en laagdrempelig te houden. Iedereen moet eenvoudig met elkaar in contact kunnen komen, nieuwsberichten en updates met elkaar kunnen delen, maar ook met specifieke departementen. Op elk moment informatie vinden en kennis opdoen, zowel mobiel, op tablet of desktop… Iedereen is altijd en overal betrokken en verbonden.
Checklist:
✅ Hou de structuur simpel en ordelijk
Orde en structuur maakt de meest belangrijke inhoud transparant. Wees selectief met de hoeveelheid en wat u weergeeft. Anders wordt de omgeving chaotisch en zullen gebruikers afhaken. Een strak design is tijdloos, zo zal het intranet er nooit verouderd uitzien.
✅ Eenvoud in navigatie
Zorg dat uw medewerkers de bomen door het bos blijven zien en vermijd een overvolle navigatie. Probeer de topnavigatie te beperken tot een vijftal onderwerpen. Voor meer – secundaire – informatie is een navigatiepagina of een dropdown menu handiger.
✅ Maak content visueel
“Zien eten doet eten.” Visuele content springt meer in het oog en werkt nu eenmaal uitnodigender. Mensen zijn sneller geneigd een kort fragment te bekijken dan iets volledig door te lezen. Maak hierbij gebruik van afbeeldingen, video’s, gif’s, graphics, …
