Heeft mijn organisatie een PIM systeem nodig?

Werken met een PIM systeem en Exact

Een vraag die zowel Alistar als ShopWorks vaak krijgt van nieuwe of bestaande opdrachtgevers of klanten: “Heb ik een PIM-systeem nodig?”

De keuze om een PIM-systeem toe te voegen aan het back-endlandschap is vaak gebaseerd op meerdere overwegingen en verschilt per organisatie. 
 
In deze blog kunnen we dus niet zomaar antwoord geven op de vraag of jouw organisatie wel of geen PIM-systeem zou moeten aanschaffen, maar we kunnen je wel meer informatie geven.

We beschrijven allereerst wat een PIM-systeem is. Daarnaast zijn zowel Alistar als ShopWorks in gesprek gegaan met een aantal opdrachtgevers en klanten om te horen wat de overwegingen zijn geweest om wél of juist niet te starten met de implementatie van een PIM-systeem.

Wat is een PIM systeem?

PIM staat voor Product Information Management. Het is een systeem waarin je allerlei soorten informatie over je producten beheert. Het PIM-systeem is de centrale plek om alle productgegevens te verzamelen, te beheren, van extra informatie te voorzien en te verspreiden over de verschillende kanalen van jouw organisatie, zoals een website of webshop, maar ook apps en nieuwsbrieven. 

Dit systeem zorgt ervoor dat alle data vanuit één platform wordt beheerd en gedistribueerd over alle kanalen. Omdat vaak meerdere mensen binnen een organisatie toegang hebben tot het PIM-systeem, is het eenvoudig om productinformatie te beheren en te verrijken.

In het PIM-systeem staan bijvoorbeeld afmetingen, uitgebreide artikelinformatie (eventueel in diverse talen), samenstelling van het artikel, afbeeldingen en video’s, gerelateerde producten en soms ook prijzen. Deze informatie kan vervolgens via een koppeling worden gedeeld met onder andere een webshop, ERP-applicatie en andere uiteenlopende marketingkanalen. 

Welke keuze maakten andere organisaties en waarom?

Voor bedrijf A leidt een bepaalde overweging tot de implementatie van een PIM-systeem, terwijl bedrijf B juist diezelfde overweging ziet als een reden om het niet te doen. Hieronder kijken we naar situaties van meerdere organisaties met hun vraagstukken:

Situatie 1: “Wij hebben PIM aangeschaft, omdat we producten makkelijk over meerdere sites/storefronts willen managen”

ShopWorks werkt sinds begin 2020 samen met deze opdrachtgever. Dit bedrijf produceert en distribueert een breed assortiment unieke en gepatenteerde ‘biofotonische’ violetglazen. Het is actief in 50 landen en heeft ongeveer 800 producten.

Eind vorig jaar is ervoor gekozen om te starten met de implementatie van het PIM-systeem Ergonode. De keuze is gebaseerd op vier belangrijke overwegingen:

“We hebben PIM aangeschaft, omdat we producten makkelijk over meerdere sites/storefronts willen managen. Op één plek een wijziging maken en deze automatisch op vier sites doorvoeren. Daarnaast willen we slimmere verbindingen tussen producten leggen. Plat gezegd: producten in Shopware (e-commerceplatform) weten niet van elkaar dat ze bestaan. Bij PIM kun je makkelijker met families en varianten werken.

Ten slotte willen we één centrale plek creëren met ‘de waarheid’. Veel mensen moeten bij de productgegevens kunnen, maar we willen niet iedereen toegang geven tot het CMS van de site. Een vierde overweging was de bestaande koppeling met het e-commerceplatform Shopware. Ergonode bleek daardoor de meest geschikte kandidaat”, aldus de marketing- en e-commercemanager. 

Situatie 2: “Wij hebben meer dan 17.000 artikelen en deze veranderen vaak. Om tijd te besparen hebben wij gekozen voor een PIM-systeem”

Alistar heeft veel grote klanten, waaronder een klant met een groot artikelbestand. Met meer dan 17.000 artikelen, die ook nog eens regelmatig veranderen, was het voor deze klant hét moment om over te stappen op een PIM-systeem.

Met dit systeem hebben ze meer overzicht in de content, kunnen ze sneller artikelen verrijken met informatie en kan deze informatie ook sneller op de website geplaatst worden. Voorheen hielden ze alles bij in Excel en werd het ERP-systeem alleen gebruikt voor het beheren van de stamdata.

Het voordeel is dat er nu overzicht is in wie waarmee bezig is. Ook kunnen productdata sneller worden aangevuld, waardoor alles sneller op de website staat.  

Situatie 3: “Op dit moment heeft een PIM-systeem nog geen prioriteit. Er lopen veel projecten in de organisatie, het is nu nog niet het juiste moment”

Een andere klant van Alistar geeft aan dat dit momenteel niet het juiste moment is, omdat er veel projecten gaande zijn binnen de organisatie. Een andere belangrijke overweging is dat zij op dit moment de investering niet vinden opwegen tegen de voordelen.

Er is eerder wel een serieuze afweging gemaakt, gezien het aantal artikelen en de complexiteit van het artikelbestand. Bij het bekijken van de opties kwamen zij voor nu tot de conclusie dat het nog niet noodzakelijk is om over te stappen op een PIM-systeem.

Heb ik een PIM systeem nodig?

Na het spreken met leveranciers en klanten kunnen wij vooral volmondig zeggen: het verschilt per organisatie. Een groot artikelbestand, een internationaal bedrijf, beperkte toegangsverlening tot data, een hoge omloopsnelheid van artikelen of ‘gewoon’ een kwestie van tijd—de overwegingen zijn uiteenlopend.

Wat de reden ook is: als jij tegen de vraag aanloopt of je wel of geen PIM-systeem nodig hebt voor jouw organisatie, neem dan contact op met Alistar/ShopWorks.