Hoe Play AV zijn service-organisatie transformeerde met Business Central en Field Service
Play AV is een toonaangevende Belgische specialist in audiovisuele oplossingen, met activiteiten zoals verkoop, verhuur en installatie van professionele audiovisuele systemen, LED‑walls, conferentie‑oplossingen en digitale signage. Als snelgroeiende organisatie stond het bedrijf op een kruispunt: blijven werken met hun verouderde NAV‑omgeving of kiezen voor een modern platform dat meegroeit met hun ambities.
CEO Vic Hoste vertelt hoe Play AV een grondige evaluatie maakte van alternatieven zoals Odoo, maar uiteindelijk koos voor Microsoft Dynamics 365 Business Central en Dynamics 365 Field Service als geïntegreerde end‑to‑end oplossing.
Tijdens Think Tech, Speak Human op 28 mei in Gent laten we hem aan het woord over hoe die beslissing tot stand kwam en wat het traject in de praktijk betekende.
De uitdagingen van een snel evoluerende audiovisuele speler
1. Complexere dienstverlening en groeiende servicemix
Play AV biedt niet alleen audiovisuele installaties aan, maar ook verhuur, onderhoud, support en projectmatige implementaties — een brede mix van diensten die sterke operationele planning vraagt.
2. Fragmentatie van data en processen
Met NAV kon Play AV hun snelle groei niet langer ondersteunen. Informatie zat verspreid over toepassingen, waardoor planning, voorraadbeheer en projectopvolging moeilijk schaalbaar waren. Dit is een typisch probleem dat Business Central oplost door alle operationele processen te bundelen in één geïntegreerd ERP‑platform.
3. Service‑organisatie die real‑time inzicht nodig heeft
Omdat Play AV dagelijks interventies, installaties en supportopdrachten uitvoert, hadden ze nood aan een oplossing die planning, dispatching, technici, materiaal en klantcommunicatie naadloos verbindt — precies waar Dynamics 365 Field Service voor ontworpen is. Volgens Microsoft maakt Field Service het mogelijk om interventies, scheduling, remote assist en klantcommunicatie te optimaliseren via één platform.
Waarom Play AV koos voor Business Central en Field Service
Een platform dat schaalbaar is en meegroeit
Dynamics 365 Business Central biedt een robuuste, toekomstbestendige ERP‑fundering die operationele processen centraliseert, van CRM tot finance, van voorraadbeheer tot projectadministratie. Hiermee ondersteunt het groeiende productie‑, distributie- en servicebedrijven.
Integratie tussen ERP en serviceprocessen
De doorslaggevende factor was de nauwe integratie tussen Business Central en Field Service. Daardoor kan Play AV:
- realtime materiaalverbruik volgen
- interventies automatisch koppelen aan projecten
- technici aansturen op basis van beschikbaarheid en expertise
- facturatie automatiseren na interventies
- klanten sneller en consistenter opvolgen
Betere controle dankzij centrale data
Door alle data te bundelen in één omgeving heeft Play AV nu volledige zichtbaarheid op planning, rendabiliteit, voorraad en servicekwaliteit. Dat was met NAV niet langer haalbaar.
Het traject: van beslissing tot implementatie
1. Evaluatie van alternatieven
Volgens Vic Hoste werd Odoo grondig onderzocht, maar Business Central bood meer maturiteit, betere integratie met Microsoft 365‑tools en een ruimer ecosysteem van add‑ons en uitbreidingen — cruciaal voor een audiovisueel bedrijf dat snel evolueert.
2. Migratie en adoptie
Tijdens het implementatietraject werd stap voor stap gemigreerd van NAV naar Business Central. Dankzij de cloudomgeving kon Play AV sneller processen moderniseren, gebruikers trainen en integraties met planningstools en documentbeheer uitrollen.
3. Field Service in actie
Met Field Service kregen technici mobiele toegang tot werkbonnen, documentatie, onderdelen en planningen. Dit resulteerde in:
- minder fouten op interventies
- snellere rapportering
- automatische registratie van werkuren en verbruik
- hogere tevredenheid bij klanten
De oplossing sluit naadloos aan bij de nood aan voorspelbaarheid, efficiëntie en betrouwbaarheid in audiovisuele dienstverlening.
De impact op teams, efficiëntie en klanttevredenheid
Efficiëntere planning
Dispatching kan nu sneller en intelligenter beslissen welke technicus welke interventie uitvoert — dankzij realtime inzicht in beschikbaarheid, locatie en expertise.
Betere samenwerking tussen teams
Sales, operations, magazijn en service werken nu in dezelfde omgeving, waardoor informatie niet langer versnipperd is.
Hogere klanttevredenheid
Met een meer voorspelbare planning, accurate opvolging en snellere service‑levering voelt de klant de verbetering meteen.
Sterkere rapportering
Door Business Central als centrale datahub te gebruiken, kreeg Play AV inzicht in rendabiliteit, workload, contractprestaties en materiaalverbruik — inzichten die cruciaal zijn voor verdere groei.
De belangrijkste lessen van Vic Hoste
- Investeer op tijd – Wachten tot systemen écht vastlopen, werkt remmend op groei.
- Kies voor een platform, niet voor een tool – De kracht van Microsoft ligt in de integraties tussen apps.
- Zet in op adoptie – Technologie werkt pas als teams ze begrijpen en omarmen.
- Automatiseer slim – Door manuele stappen weg te nemen creëer je ruimte voor betere klantenservice.
Volg deze sessie tijdens Think tech speak human
Wil je Vic Hoste live horen vertellen over het het traject in de praktijk en hoe Play AV zijn service-organisatie transformeerde? Dan is deze sessie een must-see tijdens Think Tech, Speak Human.
