Vanaf 1 januari 2026 verandert de manier waarop Belgische bedrijven hun facturatie regelen ingrijpend. Alle B2B-facturen moeten voortaan via het Peppol-netwerk worden verstuurd, in een gestandaardiseerd e-facturatieformaat.
Voor veel organisaties betekent dit een complete omschakeling: Geen losse pdf’s of papieren facturen meer, maar een volledig digitale, gestructureerde aanpak die automatisch wordt verwerkt door systemen. Dit is meer dan een IT-upgrade, het is een verandering die technologie, processen én mensen raakt.
Wie nu al anticipeert, kan de overstap benutten als kans: processen stroomlijnen, fouten verminderen en de samenwerking tussen teams verbeteren. Wie wacht, riskeert technische vertragingen, hogere kosten en weerstand in de organisatie.
Technologie: wat verandert er door de verplichte e-facturatie via Peppol?
Om de overstap naar gestructureerde e-facturatie af te dwingen, voert de overheid vanaf 1 januari 2026 vier kernregels in. Deze gaan verder dan ‘even een ander bestandsformaat gebruiken’:
- Verplichte verzending via Peppol
Alle facturen tussen btw-plichtige bedrijven moeten via het Peppol-netwerk worden verstuurd. Pdf’s of papieren facturen zijn dan niet langer rechtsgeldig voor B2B-transacties. - Gestandaardiseerd formaat
Facturen moeten worden opgesteld in het UBL-formaat (Universal Business Language), waardoor systemen ze automatisch kunnen verwerken zonder manuele tussenkomst. - Strikte validatie en controle
Peppol voert automatische controles uit. Onvolledige of foutieve facturen worden geweigerd en komen niet bij de klant aan. - Boetes bij niet-naleving
De overheid voorziet een oplopende sanctiestructuur: €1.500 bij de eerste overtreding, €3.000 bij een herhaling en €5.000 bij aanhoudende non-compliance.
Kortom: e-facturatie via Peppol is geen vrijblijvende optie, maar een wettelijke verplichting die vraagt om tijdige technische voorbereiding.
Processen: hoe raakt Peppol je dagelijkse werking?
De overstap naar Peppol raakt niet alleen de technologie, maar ook je facturatieprocessen en interne werkafspraken. Denk aan:
- Het herzien van de workflow van factuuraanmaak tot betaling.
- Het automatiseren van controle- en goedkeuringsstappen.
- Het afstemmen tussen finance, IT en andere betrokken afdelingen.
Zonder een procesaanpassing wordt e-facturatie een extra last, in plaats van een efficiëntieslag. Bedrijven die al vroeg hun processen doorlichten, ontdekken vaak ook andere verbeterpunten – zoals het verminderen van dubbele registraties of het versnellen van betalingen.
Je mensen zijn de sleutel tot een soepele adoptie
Technologie en processen zijn één kant van het verhaal. De andere kant? De mensen die ermee moeten werken.
Voor finance-, administratie- en IT-medewerkers betekent Peppol vaak een nieuwe manier van werken. Denk aan het gebruik van nieuwe software, striktere validatieregels en gewijzigde controles. Dat kan aanvankelijk weerstand oproepen of tot fouten leiden.
Organisaties die hun medewerkers vanaf het begin meenemen, hebben een duidelijke voorsprong. Training, heldere communicatie en ruimte voor vragen zijn cruciaal. Zo wordt Peppol niet ervaren als een opgelegde verplichting, maar als een hulpmiddel dat het werk makkelijker maakt.
Waarom nu starten loont
1 januari 2026 lijkt misschien nog ver weg, maar bedrijven die pas op het laatste moment beginnen, botsen vaak op:
- Leveringsvertragingen bij softwareleveranciers.
- Interne besluitvormingsproblemen.
- Onvoorziene kosten door noodoplossingen.
Vroeg beginnen geeft ruimte om gefaseerd te testen, processen te verfijnen en medewerkers op te leiden. Wie nu start, kan begin januari rustig doorwerken in plaats van te rushen.
Van verplichting naar kans
De verplichte e-facturatie via Peppol kan een bron van stress zijn, maar ook een katalysator voor modernisering. Door technologie, processen en mensen goed voor te bereiden, maak je van deze wettelijke verplichting een strategisch voordeel.
🔍 Wil je weten hoe jouw organisatie vandaag al kan starten?
Wij helpen je met een heldere roadmap naar volledige Peppol-compliance – inclusief technische implementatie, procesoptimalisatie en training voor je team. Neem nu contact op!