AI-tools zoals Microsoft 365 Copilot, ChatGPT, Perplexity, chatbots en automatiseringstoepassingen vinden stilaan hun weg naar de werkvloer. Steeds meer organisaties starten met pilots, verkennen toepassingen of integreren AI in hun softwarepakket.
Maar dan volgt de realiteit: de tools zijn er, maar de impact blijft uit. Veel medewerkers gebruiken AI te weinig, vallen terug op oude werkwijzen of vertrouwen de output niet. Wat op papier een veelbelovende technologie is, vertaalt zich niet in productiviteit of innovatie.
De oorzaak? AI verandert niet alleen je IT-omgeving, maar ook hoe mensen werken, denken en beslissingen nemen. Het verstoort bestaande routines, introduceert nieuwe werkvormen en vraagt andere vaardigheden. Voor veel medewerkers voelt dat onwennig of overweldigend. Zonder voldoende draagvlak, begeleiding en context blijft AI dan ook vaak steken in losse experimenten. En dat is zonde, want het potentieel is groot, maar je haalt het pas echt naar boven als je ook je mensen meeneemt in dat verhaal.
AI als los projectje? Zo bloedt het dood
In veel organisaties start AI met goede bedoelingen, maar zonder plan. Een collega experimenteert met een AI-tool, een afdeling test even met automatisering, of IT bekijkt hoe AI in bestaande systemen geïntegreerd kan worden. Soms wordt er zelfs een ‘AI-proefproject’ opgestart, met veek enthousiasme, maar zonder duidelijke richting.
Ook het management wil vaak “iets met AI doen”, maar blijft vaak op afstand. Medewerkers krijgen de opdracht om eens wat uit te proberen, een gratis proefperiode te activeren of “gewoon wat te spelen met AI”. Het idee: laat hen zelf ontdekken wat het kan opleveren. Maar net die vrijblijvende aanpak zorgt ervoor dat AI niet verder geraakt dan het niveau van losse testjes.
Wat ontbreekt, is een duidelijke visie, een kader, begeleiding en het benoemen van waarom en vooral hoe AI waardevol is binnen de context van je organisatie. Zonder dat gedeelde vertrekpunt geraakt AI niet verder dan individuele testjes zonder breed draagvlak, verdwijnt het enthousiasme na verloop van tijd, en ontstaat er frustratie omdat het “toch niets opbrengt”. AI wordt dan een gemiste kans.
De echte uitdaging: gedragsverandering
Technologisch is er steeds meer mogelijk. AI-tools worden gebruiksvriendelijker, krachtiger en steeds beter geïntegreerd in bestaande systemen. En toch blijft de meerwaarde in veel gevallen beperkt.
De reden? Niet de technologie, maar de mens.
Veel medewerkers hebben simpelweg geen tijd om ‘iets bij te leren’. Ze zijn druk bezig met hun bestaande taken, en AI lijkt in hun ogen vooral een extra laag bovenop het werk dat al gedaan moet worden. Sommigen zien het nut niet meteen in, anderen weten niet goed waar te beginnen. Onzekerheid over wat AI betekent voor hun rol speelt zeker mee, maar het grootste obstakel is vaak een gebrek aan ruimte en begeleiding om er effectief mee aan de slag te gaan.
Wat organisaties daarbij vaak onderschatten, is dat AI-gebruik een gedragsverandering vereist. Het vraagt een andere manier van werken: durven experimenteren, omgaan met onzekerheid en leren inschatten wanneer AI wel en niet zinvol is. En dat gebeurt niet vanzelf.
Je laat medewerkers bij de implementatie van een nieuw CRM- of ERP-systeem toch ook niet gewoon “zelf wat uitzoeken”? Je voorziet begeleiding, opleiding en ondersteuning, omdat je weet dat het impact heeft op hun dagelijkse werking. Voor AI geldt exact hetzelfde. Zonder die ondersteuning blijft het een losse technologie die zelden zijn volle potentieel bereikt.
Succesvolle AI begint bij drie pijlers
AI-adoptie is geen kwestie van de juiste tool kiezen en hopen dat het vanzelf ingeburgerd raakt. Om van AI een structureel onderdeel van je organisatie te maken, moet je kijken naar het bredere plaatje.
In een eerdere blog over de AI Opportunity Radar, beschreven we hoe succesvolle AI-trajecten steunen op drie pijlers: technologie, processen en mensen. Diezelfde pijlers zijn ook cruciaal als je AI echt wil doen landen in je organisatie.
- Technologie: zonder betrouwbare data, de juiste tools en veilige integraties wordt AI snel frustrerend in plaats van ondersteunend.
- Processen: AI moet ingebed zijn in je dagelijkse werking. Niet als extra taak, maar als slimme versterking van wat er al gebeurt.
- Mensen: medewerkers moeten begrijpen wat AI voor hen betekent, zich comfortabel voelen om het te gebruiken en tijd krijgen om het te leren.
Laat één van deze pijlers achterwege, en het hele bouwwerk wankelt. AI mag dan technologisch indrukwekkend zijn, maar het geraakt dan zelden voorbij de testfase.
Hoe krijg je medewerkers mee?
AI-adoptie vraagt meer dan een technologische uitrol. Het vraagt om doordacht change management, gericht op betrokkenheid, begeleiding en enthousiasme. Je wil medewerkers niet alleen informeren, maar activeren.
Wat werkt?
- Start klein en herkenbaar
Begin met toepassingen die dagelijkse frustraties wegnemen of repetitieve taken verlichten. Denk aan automatisch samenvatten van meetings, het voorbereiden van klantgesprekken of het sneller terugvinden van interne informatie. - Betrek medewerkers actief
Laat hen meedenken, feedback geven en zelf testen. Het werkt beter als mensen AI zelf ontdekken binnen hun eigen context. Persona’s en user stories helpen om de noden en motivaties van verschillende gebruikersgroepen in kaart te brengen. - Stel Champions aan
Champions zijn interne voortrekkers die mee de AI kar trekken. Ze creëren bewustzijn, geven ondersteuning, en bouwen vertrouwen op als aanspreekpunt voor hun collega’s. Ze geven feedback aan het projectteam, delen best practices, en helpen de vertaalslag te maken naar de praktijk. Champions zijn geen IT-helpdesk, maar ambassadeurs van verandering in het hart van je organisatie. - Investeer in praktische training
Toon niet wat AI allemaal kan, maar wat het doet in iemands job. Via het Copilot Accelerate abonnement bied je gerichte opleidingen aan per functie of team, op het juiste moment in hun leercurve. - Bouw community’s
Richt een interne AI-community op waar medewerkers tips, successen en struggles delen. Zorg voor interactie via interne platformen zoals Teams of Yammer/Viva Engage. - Maak het leuk en zichtbaar
Zet kleine challenges op, beloon AI-gebruik, deel successen in de interne nieuwsbrief of op schermen in het kantoor. Een gezonde dosis competitie of spelelementen maakt het tastbaar en laagdrempelig. - Vier kleine successen
Toon hoe AI je tijd bespaart, inzichten versnelt of frustratie wegneemt. Een herkenbaar voorbeeld doet vaak meer dan een abstracte businesscase.
Met de juiste aanpak geef je medewerkers niet alleen toegang tot AI, maar ook het vertrouwen en de motivatie om ermee aan de slag te gaan. In onze Microsoft Copilot User Enablement Workshop vertalen we deze aanpak naar een concreet traject: met praktische training, change management, persona’s, champions en een helder actieplan op maat van jouw organisatie.
Meten is weten: hoe stuur je op AI-adoptie?
Een doordacht adoptietraject stopt niet bij de uitrol of training. Om te weten of AI echt zijn weg vindt binnen de organisatie, moet je ook meten hoe intensief en doelgericht het gebruikt wordt. Alleen zo weet je wat werkt, waar je moet bijsturen, en waar de grootste opportuniteiten of drempels zitten.
Met Copilot voor Microsoft 365 beschik je over waardevolle inzichten om het gebruik van AI concreet te monitoren. Binnen het Microsoft 365 beheercentrum kun je onder andere zien:
- hoeveel medewerkers Copilot effectief gebruiken,
- in welke applicaties (zoals Word, Outlook of Teams),
- hoe frequent ze ermee aan de slag gaan,
- en waar het gebruik stagneert of net groeit.
Deze data geeft je niet alleen zicht op de adoptiegraad, maar laat je ook verbanden leggen: gebruiken bepaalde afdelingen het vaker? Zit er verschil tussen functies? Wordt Copilot vooral gebruikt voor het zoeken van informatie, of eerder voor creatie en communicatie?
Door deze inzichten te koppelen aan trainingen, interne campagnes of het werk van je Champions, kun je gericht inspelen op hiaten en successen versterken. Denk aan:
- extra ondersteuning voorzien waar het gebruik laag blijft,
- nieuwe use cases delen op basis van succesvolle afdelingen,
- of gerichte coaching aanbieden op basis van usage data.
AI-adoptie is geen buikgevoel. Door slim gebruik te maken van usage insights stuur je het proces doelgericht bij, met focus op wat echt werkt.
Zet de stap van experiment naar adoptie
Wil je ontdekken hoe je AI echt tot leven brengt in je organisatie? Tijdens het webinar ‘Haal het beste uit AI – voor jezelf én je organisatie’ tonen we hoe je medewerkers actief betrekt, draagvlak creëert en technologie koppelt aan concrete processen.
We gaan dieper in op adoptie technieken, het meten van gebruik, de AI Opportunity Radar en hoe je AI en Microsoft 365 Copilot strategisch en laagdrempelig inzet. Schrijf je in voor het webinar en leer hoe je van AI meer maakt dan alleen een technologische belofte.
