Kennis en informatie delen met collega's

Waarom je als bedrijf worstelt met het efficiënt delen van info…

Versnipperde informatie

Als je ergens op vastloopt, is de informatie die je nodig hebt misschien opgeslagen in een database. Of op een intranetsubpagina? Of op pagina 112 van een PDF-document? Je beschikt niet over één centrale bron van informatie en dus stapelt kennis zich op in allerlei uithoeken van je digitale omgeving – zelfs als ze gedocumenteerd is.

Te veel tools

Het probleem is dat je te veel kennisarchieven hebt. Je werknemers slaan kennis en informatie op en delen deze via zelfgekozen tools. Dat werkt prima voor de gelukkigen die al op de hoogte zijn, maar voor de anderen betekent het dat ze buiten de informatiekring worden gehouden en geen toegang hebben tot de kennis die ze nodig hebben.

Achterhaalde informatie

Verouderde kennis die in bedrijven ronddwaalt, zorgt voor problemen. Werknemers worden gedwongen door een berg outdated materiaal te spitten. Ze verspillen tijd aan het opsporen van de kennisbezitter om hem om actuele informatie te vragen. En ze verliezen vertrouwen in het systeem omdat antwoorden consequent verouderd zijn.

Slechte implementatie

Als je een nieuw kennisbeheersysteem invoert, is het belangrijk om een strategie te hebben. Zorg dat alle inhoud is geüpload en georganiseerd nog voordat eindgebruikers toegang krijgen en besteed genoeg tijd aan het opleiden van medewerkers.

Hulp nodig?

Enterprise Content Management

Technologie maakt het makkelijker om kennis en informatie te structureren en te delen. De juiste oplossing vinden en implementeren is echter een niet te onderschatten taak. Het aanbod is dan ook enorm: virtuele whiteboards, platformen voor het delen van documenten (DMS), software voor projectbeheer, online samenwerkingstools…

Viva Engage: het sociale netwerk voor bedrijven

Viva Engage (voorheen Yammer) biedt een sociaal bedrijfsnetwerk voor je organisatie zodat je ideeën kan bespreken, updates delen en kan…

SharePoint als plek om kennis te delen

SharePoint is een online omgeving waarin je al je bestanden kan opslaan, ordenen, delen en openen. Vanaf elk apparaat en…

OneDrive, online opslagruimte voor je bedrijf

Met OneDrive kan je al je bestanden opslaan en beveiligen, delen met anderen en ze vanaf elke locatie op al…

Enterprise Content Management helpt je met…

Ongestructureerde inhoud centraal beheren
Eenvoudig werken met documenteigenschappen
Metagegevens globaal beheren
Tijd besparen en instellingen opnieuw gebruiken

Toegang tot gegevens beheren
Documentverwerking voor samenwerking stroomlijnen
Media-inhoud meteen bekijken en direct afspelen
Geoptimaliseerde mediabibliotheken gebruiken

Naleving van regelgeving
Zakelijke en belangrijke records beveiligen
Snel en eenvoudig inhoud maken en publiceren
Een consistent uiterlijk voor uw portaal

Klant aan het woord: Unia

“Het Sharepoint Intranet geeft nieuwe medewerkers onmiddelijk inzicht in de organisatie”

Unia greep een interne reorganisatie aan om ook enkele uitdagingen op vlak van interne communicatie aan te pakken. Er werd besloten om een intranet op Sharepoint te bouwen waar medewerkers alle belangrijke informatie rond werken snel kunnen terugvinden.

Lees verder

Tips om kennisdeling binnen je organisatie te bevorderen

Samenwerking vs concurrentie

Een gezond evenwicht tussen interne concurrentie en samenwerking zorgt ervoor dat je medewerkers streven naar duurzame prestaties. Ze zullen ook gemotiveerder zijn om elkaar te helpen, want als de focus verschuift van individuele naar teamprestaties, zijn ze eerder geneigd samen te werken en hun kennis te delen.

Transparantie en communicatie

Het creëren van een gezonde, transparante werkplek waar iedereen toegang heeft tot de informatie die hij nodig heeft, en zich vrij voelt om ideeën te delen en vragen te stellen, is essentieel voor het vereenvoudigen van kennisdeling. Door open communicatie kunnen werknemers elkaar ook beter leren kennen en relaties opbouwen.

Peer-to-peer learning

Mentorschap en peer-to-peer learning kunnen de samenwerking verbeteren en zijn een van de eenvoudigste manieren om kennis te delen. Dit kan gaan van lezingen tot discussiegroepen en één-op-één begeleiding of zelfs platforms voor het delen van kennis. Kies dus vooral wat het best bij je bedrijfscultuur past.

Blijven experimenteren

Nieuwe ideeën en berekende risico’s zijn een goede manier om creatieve oplossingen te ontdekken. Dat gaat van innovatieve technologieën tot het veranderen van je workflow of het uitproberen van verschillende vormen van samenwerking. Dit soort experimenten bevordert niet alleen een cultuur van innovatie, maar ook van vertrouwen.

Creëer een collaboratieve werkplek

Cruciale bedrijfskennis zit vaak maar bij een paar werknemers. Dat kan bij je senior team zijn, maar even goed bij een nieuwe medewerker zijn die goede ideeën meebrengt van zijn vorige job. Als je die kennis en informatie echter niet gaat delen met de rest van je team, is ze niet alleen minder nuttig, maar ook moeilijk vast te leggen en op te slaan voor toekomstig gebruik.

OneDrive

Ons team staat voor je klaar!

Als Microsoft Certified partner en met een team van Modern Work-experts bekijken we graag hoe we je de best mogelijke ervaring kunnen bieden aan jouw werknemers.

Contacteer ons

Laura Clarysse
Sales Consultant Microsoft 365
+32 (0)9 329 93 06

Meer weten over de Microsoft 365 apps? Check deze artikels!

Kennis en informatie delen met collega’s