Business Central opent voor Decran de deur naar de toekomst

Of het nu een standaard deur of high-end maatwerk is voor nieuwbouw of renovatie: Decran heeft een stalen deur voor elk bouwproject. De technische vereisten en afwerking – afmetingen, draairichting, sloten, beglazing en specifieke karakteristieken – verschillen per project. Achter iedere deur gaat daardoor een complexe informatiestroom schuil.

Om de productie te kunnen opvolgen en de interne werking te stroomlijnen, koos Decran voor een implementatie van Microsoft Dynamics 365 Business Central en de Project Manufacturing-module van Alistar. Zo komt zijn volledige keten samen in één toekomstgerichte ERP-omgeving.

De grootste meerwaarde van het nieuwe ERP-systeem is dat iedereen efficiënt kan samenwerken en dat er over alle afdelingen heen één waarheid bestaat.

Pieter Vangheluwe, general manager

Decran, gevestigd in het West-Vlaamse Ooigem, bestaat precies 30 jaar. In die periode is het uitgegroeid tot een nationale referentie voor stalen deuren voor industriële en openbare gebouwen. Die deuren vind je bijvoorbeeld in de nieuwe parkeertoren op Brussels Airport, het distributiecentrum van Delhaize in Vorst of de magazijnen van H. Essers in Wilrijk. “We verzorgen alles zelf, van ontwerp en voorbereiding over productie en afwerking tot de plaatsing en dienst na verkoop”, vertelt general manager Pieter Vangheluwe. “Daardoor houden we de controle over zowel de kwaliteit als de timing van onze projecten.”

Efficiënt produceren vereist transparantie

Het uitgebreide gamma en high-end maatwerk dat Decran aanbiedt, maken het productieproces complex. Zelfs binnen één project kunnen diverse deurtypes, afmetingen en componenten voorkomen. “Vrijwel elke deur die we maken, is anders”, legt Pieter uit. “Dat betekent dat we nauwgezet moeten kunnen opvolgen welke deur voor welke klant en welk project werd geproduceerd, en waar ze uiteindelijk moet worden geplaatst. Ook voor onze dienst na verkoop is die traceerbaarheid belangrijk. Wanneer jaren later een herstelling nodig is, kunnen we aan de hand van het serienummer nog steeds de details van elke deur terugvinden.”

Die aanpak stelt hoge eisen aan de interne informatiedoorstroming. Calculators, aankopers, projectleiders, productiemedewerkers, plaatsers en de boekhouding moeten op ieder moment kunnen terugvallen op volledige, actuele gegevens in het ERP-systeem. Dat moet ook de volledige workflow van elk project ondersteunen.

Een nieuw ERP, een vertrouwde partner

Sinds 2018 maakt Decran daarvoor gebruik van Dynamics NAV. Omdat die versie het einde van haar levenscyclus had bereikt, drong een vernieuwing zich op. Aangezien het bedrijf gebruik maakt van heel wat toepassingen uit het Microsoft-ecosysteem lag de keuze voor Dynamics 365 Business Central voor de hand. Pieter Vangheluwe: “Enerzijds konden we bestaande gegevens, zowel van klanten als projecten, makkelijk overzetten. De overstap had ook minder impact op de medewerkers dan een omschakeling naar een onbekend ERP-platform.”

Ook de keuze voor implementatiepartner Alistar was snel gemaakt. De IT-dienstverlener had in 2018 al de vorige ERP-oplossing bij Decran ingevoerd en is dus vertrouwd met het bedrijf.

Standaardiseren vermijdt onnodig maatwerk

Een nieuwe ERP-implementatie biedt immers een kans om processen verder te digitaliseren en te optimaliseren. “Onze ambitie is om papierloos te gaan werken”, geeft de general manager van Decran aan. “De overstap naar Business Central was dus een goed moment om na te gaan waar onze processen nog beter konden. Om efficiënt te werken, hebben we voor een aantal zaken ook onze bestaande manier van werken afgestemd op de standaard workflow in het ERP. Zo konden we onnodig maatwerk vermijden. Dat heeft trouwens de uitvoering van de nieuwe implementatie versneld.”

Een module op maat van projectmatig werken

Binnen Business Central maakt Decran gebruik van de Project Manufacturing-module die Alistar specifiek ontwikkelde voor projectmatig werkende maakbedrijven. De module brengt de opvolging van alle activiteiten samen binnen één projectstructuur. Jeroen De Vuyst van Alistar: “De werking van Decran is eigenlijk een complex kluwen van informatie en opeenvolgende processen.” Onze Project Manufacturing-module maakt het mogelijk om die volledige projectboom te volgen: van de aankoop van de onderdelen over de productie en installatie tot de financiële verwerking. Zo ontstaat een ononderbroken informatiestroom doorheen de organisatie. Dankzij de nacalculatie krijgt het management inzichten in de winstgevendheid en kan het bijsturen, waar nodig.”

Onze Project Manufacturing-module zorgt voor een ononderbroken informatiestroom doorheen de organisatie.

Jeroen Devuyst, account manager

“De combinatie van Business Central met de Project Manufacturing-oplossing van Alistar, maakt het mogelijk om de volledige projectboom te volgen: van de aankoop van de onderdelen over de productie en installatie tot de financiële verwerking. Zo ontstaat een ononderbroken informatiestroom doorheen de organisatie. Dankzij de nacalculatie krijgt het management inzichten in de winstgevendheid en kan het bijsturen, waar nodig.”, vervolgt Jeroen nog.

Een futureproof cloudsysteem

Voor Decran ligt de grootste meerwaarde in het feit dat alle medewerkers nu binnen dezelfde omgeving samenwerken. “Omdat iedereen dezelfde gegevens gebruikt, zit er nu één waarheid in het systeem”, benadrukt Pieter Vangheluwe. “Medewerkers vinden sneller wat ze nodig hebben en kunnen informatie veel efficiënter aan elkaar doorgeven. Bovendien kozen we voor een oplossing in de cloud, waardoor ons ERP-pakket futureproof en cyberveilig is.

We willen het systeem nu nog verder uitbreiden met andere Microsoft-toepassingen en er ook AI aan toevoegen. Omdat we met verscheidene nationaliteiten werken, zouden automatische vertalingen bijvoorbeeld de communicatie kunnen vereenvoudigen.