De Gemeente Utrecht is bezig met een flinke efficiëntieslag. Als onderdeel daarvan wil de organisatie optimaal gebruik maken van de aanwezige informatie. Directeuren en afdelingsmanagers moeten op elk willekeurig moment kunnen toetsen of alle processen optimaal verlopen, om zo het beleid continu te kunnen bijstellen. Alistar werd aangetrokken om een gemeentebreed inzetbaar managementdashboard te ontwikkelen dat van informatie stuurinformatie maakt.
De uitdaging van gemeente Utrecht
Voorheen kende de Gemeente Utrecht maar één controle moment: het eind van het jaar. Alleen dan kon bekeken worden of budgetten niet waren overschreden en of targets wel waren gehaald. In de huidige tijd, die vraagt om efficiëntie en kostenbesparing, kun je niet langer met zo’n systeem volstaan. Er was behoefte aan een dashboardoplossing die op elk gewenst moment de juiste stuurinformatie levert en daarmee de mogelijkheid biedt direct in te grijpen op budget, bezetting en doelstellingen.
De Gemeente Utrecht loopt in gemeenteland voorop bij de toepassing van BI. Dat onze eerste schreden meteen zo succesvol zijn is mede te danken aan Alistar. De gemeente kan nu echt werk maken van efficiëntieverbetering en optimale dienstverlening. En, niet onbelangrijk: Alistar is een prettig bedrijf om mee te werken.
Harrie Jansen, Teamcoördinator Dienst Ondersteuning Servicecentrum Informatievoorzieningen, Gemeente Utrecht
De aanpak van Alistar
Uit de door Gemeente Utrecht uitgeschreven tender bleek dat Alistar als echte BI-specialist de beste papieren had om de beoogde oplossing te ontwikkelen. Voor de ETL-dataflows, rapportages en dashboards besloot de gemeente SAP BusinessObjects in te zetten, vooral ook omdat dit platform als geen ander met verschillende brondatabases om weet te gaan. Dat is in een diverse omgeving als de Gemeente Utrecht van groot belang. Er zijn weinig andere omgevingen waarin zo’n grote verscheidenheid aan informatie uit zoveel verschillende bronnen aanwezig is. De kunst is die op één plek bij elkaar te brengen en te ontsluiten, op een manier die elke gebruiker precies de informatie biedt die voor hem van belang is.
Het resultaat
Alle informatie komt samen in een managementdashboard dat uit verschillende lagen bestaat. Directeuren van diensten kunnen op macroniveau bekijken of elke afdeling goed presteert; afdelingshoofden op hun beurt kunnen precies zien wat er binnen de afdeling goed gaat en wat de redenen zijn voor eventuele bottlenecks. Hierbij wordt getoetst op 11 afzonderlijke Kwantitatieve Prestatie Indicatoren. Bijvoorbeeld: Zijn brieven aan burgers op tijd verstuurd en zo niet, aan wie of wat ligt dat? Is de wachttijd aan de telefoon voor klanten niet te lang? En hoe zit het met het budget voor externe inhuur: houdt elke afdeling zich eraan? Blijft het ziekteverzuim binnen de perken? Zo biedt het dashboard directeuren en afdelingshoofden een krachtig middel om de gezondheid van de organisatie in de gaten te houden. Bovendien is het managementdashboard uitstekend bruikbaar als hulpmiddel bij boardmeetings. Kortom, de gemeente beschikt nu over de tools om efficiënt en effectief op cijfers te kunnen sturen.