Duitsland ook over op Exact Software
Sinds enkele jaren is Alistar de implementatiepartner van Exact voor Medisize. Brouwer: “Ons laatste project met Alistar is dat zij Medisize Duitsland op 1 juli 2016 ook hebben overgezet naar Exact. Duitsland zat voorheen op INFOR, maar dat was sterk verouderd. De versie die ze daar gebruikten, werd ook niet meer ondersteund. Alles draaide nog op oude servers en oude pc’s, dus dat moest allemaal een keer worden vervangen. Omdat de oplossing niet werd ondersteund, werden de risico’s ook te groot en bovendien waren er geen goede back-upmogelijkheden. Omdat wij hier in Nederland prima met Exact werken voor ons verkoopproces, en omdat we die landen in de toekomst misschien ook willen samenvoegen, hebben we in Duitsland ook voor Exact gekozen.
Dit had voor ons natuurlijk een aantal voordelen. We kennen het pakket goed, dus dan kun je het ook sneller implementeren. Ook kun je de pakketten beter op elkaar laten aansluiten. Met verschillende pakketten is het veel lastiger om die vertaalslag te maken, zeker als je wilt consolideren. Dat gaat nu natuurlijk een stuk makkelijker. Puur technisch gezien is Exact ook een up-to-date systeem dat alles aankan wat ze in Duitsland nodig hebben. Exact biedt tot slot ook alle back-upmogelijkheden en bevat alle nieuwe ontwikkelingen.”
Het is echt een stap voorwaarts in de tijd!
Voordelen door elektronisch factureren
Het project is op het moment van schrijven net afgerond. Brouwer kan daarom nog niets zeggen over concreet behaalde voordelen, maar verwacht deze zeker in de toekomst te behalen. “Binnen Exact kunnen we nu ook elektronische facturen gaan versturen. Medisize Duitsland is een bedrijf met heel veel klanten: een paar duizend ziekenhuizen, apothekers en thuiszorginstellingen. Het levert voor deze klanten heel veel kleine orders af. Het gaat om de verwerking van circa 50.000 orderregels per jaar en dat is veel werk. Als we daar voordelen kunnen behalen met elektronisch versturen, hoeven we de facturen niet meer te printen en in een envelop te doen. Dat moeten we nu nog inrichten, maar dat is wel een van de zaken waar klanten in Duitsland veel om vragen. Steeds meer van die organisaties willen hun facturen via pdf in een factuurinbox ontvangen. Die pdf printen ze of verwerken ze met scan- en herkensoftware, waarmee de factuur direct voor betaling in het systeem wordt gezet.”
Koppeling Exact en Alistar EDI Tool vermindert handelingen en fouten
“Tot slot hebben we nog een project lopen voor een koppeling tussen Exact en EDI. Die koppeling hadden we in het oude pakket ook, maar dat was puur eenrichtingsverkeer. Daarmee kon alleen een order worden ingelezen. Maar we willen naast het ontvangen van orders ook gebruikmaken van het verzenden van facturen en orderbevestigingen in EDI-formaat. Dus dat zijn we nu aan het optuigen in samenwerking met Alistar. De Alistar EDI Tool scheelt ons straks ook weer veel handelingen en fouten. Veel ziekenhuizen en inkoopgroepen eisen dit formaat ook van ons; anders kun je simpelweg niet hun leverancier zijn.”
Al met al voorziet Brouwer een aantal mooie voordelen in de toekomst met de oplossingen van Exact en Alistar: “Het is echt een stap voorwaarts in de tijd!”