Alistar heeft niet alleen de nodige expertise, maar ze begrijpen onze business ook heel goed.
Jelle Pynaerts, zaakvoerder
Bedrijven die vroeg op de digitale trein zijn gestapt, vinden het niet altijd makkelijk om hun systemen up-to-date te houden. Dat ondervond ook de Vlaamse Oliecentrale (VOC), een familiale KMO uit Herentals. Zijn oude MS-DOS-programma’s waren afgeschreven en moesten vervangen worden door nieuwe, toekomstgerichte platformen.
Samen met Alistar schrijft VOC nu een nieuw digitaal verhaal met een ERP- en CRM-systeem, waaraan ook een webshop wordt gekoppeld. “Op deze manier zijn we weer helemaal bij de tijd en klaar voor de toekomst”, aldus zaakvoerder Jelle Pynaerts.
Een gefragmenteerd verkoopslandschap
De Vlaamse Oliecentrale is ontstaan uit de fusie van 3 bedrijven, die in 2007 werden overgenomen door Patrick Pynaerts. Vandaag staan zijn zonen Maarten en Jelle aan het hoofd van de onderneming. “Enerzijds zijn we verdeler van huisbrandolie voor particulieren, anderzijds zijn we distributeur van smeermiddelen voor bedrijven. We zijn onder meer hoofdverdeler voor Shell in Vlaanderen. Voor hen verzorgen we de marketing, sales en distributie”, geeft Jelle Pynaerts aan.
“Eén van onze grootste uitdagingen daarbij is dat het verkoopslandschap hoe langer hoe meer gefragmenteerd raakt. In de B2B-verkoop van smeermiddelen zijn er bedrijven die nog altijd telefonisch bestellen nadat ze een advertentie hebben gezien. Daarnaast zijn er vertegenwoordigers die grote klanten bezoeken voor klassieke verkoop. En we hebben ook de eerste stappen gezet met een webshop om online verkoop te stimuleren en in te spelen op de vraag naar digitale tools.”
Alistar: nabijheid en expertise
Het familiebedrijf investeerde jaren geleden al in software om zijn operaties te beheren. Maar een nieuw digitaliseringstraject drong zich op. Jelle Pynaerts: “We hadden destijds goede systemen, maar de technologie raakte verouderd en de ondersteuning viel ook geleidelijk aan weg. Daarom gingen we op zoek naar een IT-dienstverlener die ons kon helpen om onze processen bij de tijd te brengen en efficiënter te maken. Na een marktbevraging beslisten we in zee te gaan met GMI (vandaag onderdeel van Alistar). Zij zijn in de buurt gevestigd en hadden een mooi voorstel uitgewerkt om een nieuw ERP- en CRM-pakket te combineren. Ze hebben de nodige expertise, maar begrijpen onze business ook heel goed.”
Het ERP-pakket Microsoft Dynamics 365 Business Central bleek het meest aangewezen voor de Vlaamse Oliecentrale. “Het was meteen duidelijk dat dit de juiste oplossing bood voor de complexiteit van onze business, waarbij je twee heel verschillende doelgroepen hebt – particulieren en bedrijven – met aparte verkoopsprocessen en specifieke aandachtspunten voor de facturatie, rond accijnzen en fiscaliteit. Met Business Central konden we hier gemakkelijk en flexibel op inspelen.”
De experts van Alistar hebben onze medewerkers uitgebreid bevraagd, zodat ze konden detecteren welke noden we precies hadden en hoe die vertaald konden worden in digitale processen. De implementatie verliep dan ook vlot.
“Ik denk dan specifiek aan gespreide betalingen of de taksen op brandstoffen. Ze hebben ons ook de mogelijkheden van Business Central leren kennen, interessante tools getoond en ons stap voor stap door de hele implementatie geleid.”
Alles georganiseerd in één flow
Voor Hans Vangeel, senior consultant bij Alistar, was dit een boeiend traject. “We hebben goed geluisterd naar de uitdagingen van de Vlaamse Oliecentrale: met een heel divers productgamma enerzijds, een breed portfolio aan klanten anderzijds en de complexiteit in de processen daarrond. Onze opdracht was om dat alles samen te brengen in één oplossing waarbij zowel de ERP- als CRM-functionaliteiten gekoppeld werden met de webshop GeCommerce. Alle toepassingen hebben we dus op één cloudplatform gebundeld. Ze werken bovendien naadloos samen.”
De cloud als opstap naar de toekomst
“Ook het feit dat we in de cloud kunnen werken, vonden we een voordeel”, gaat Pynaerts verder. “Zo zijn we zeker dat we een betrouwbaar en schaalbaar systeem hebben, dat onze programma’s steeds up-to-date zijn en dat we zullen kunnen inspelen op nieuwe technologische evoluties, bijvoorbeeld rond automatisering, machine learning en artificiële intelligentie. Microsoft is daarin nog altijd een trendsetter.”
Dat toekomstperspectief is belangrijk voor VOC.
We willen een fygitaal bedrijf worden en het beste van het fysieke en het digitale combineren. Zo zal de communicatie in de toekomst gebeuren zoals de klant het zelf verkiest: via digitale bestanden, een chatbot of desgewenst op papier.
“Daarnaast is mijn droom dat de boekhouding volledig geautomatiseerd zou kunnen verlopen en dat we daardoor onze medewerkers veel meer kunnen inzetten voor contact met en dienstverlening aan onze klanten. Daarbij verwacht ik ook veel van AI”, besluit Jelle.