Onze processen zijn nu duidelijk gestructureerd, de ERP- en CRM-systemen zijn geen last maar helpen ons daadwerkelijk. We werken dus veel efficiënter dan vroeger.
Marianne Hendrikx-Bloemendal, operationeel directeur
SLV Nederland heeft een oplossing voor elke verlichtingsvraag. Zijn jaarlijkse Big White-catalogus bevat liefst 4.000 verschillende armaturen en systemen. Het grootste deel daarvan zijn eigen ontwikkelingen van het Duitse moederbedrijf SLV, dat zich sinds 1979 heeft toegelegd op innovatieve verlichtingssystemen voor professionele en residentiële verlichting. Om bestellingen snel en efficiënt te kunnen verwerken, investeerde SLV Nederland in een digitaliseringsproject waarbij Alistar een alomvattend ERP-, CRM- en webshoppakket op basis van Microsoft-technologie implementeerde.
SLV Nederland had een Navision 2009-oplossing in gebruik, maar liep tegen de beperkingen van dat pakket aan. Operationeel directeur Marianne Hendrikx: “we wilden een stap verder gaan in onze digitalisering en onze processen nog efficiënter maken. Dat bleek echter quasi onmogelijk in het bestaande systeem. Tegelijk liep er bij ons moederbedrijf in Duitsland een project om over te schakelen op een SAP-pakket. Maar we merkten al snel dat zo’n overstap heel veel tijd vergt. Als lokale directie wilden wij sneller schakelen, zodat we onze werking op korte termijn konden verbeteren.”
Op zoek naar meer efficiëntie en helder inzicht
Daarom vroeg SLV Nederland aan Alistar (destijds GMI group) welke oplossing haalbaar en betaalbaar was in een minimum van tijd. “We kennen Alistar al lang, ze leverden al ondersteuning voor onze Navision-omgeving. Het is dus een partij waar wij mee vertrouwd zijn en die tegelijk ook onze business goed kent”, vertelt Marianne. “Het leek ons dus aangewezen om met hen een antwoord te zoeken op onze vraag.”
Het team van Alistar werkte een alomvattende oplossing uit om de businessprocessen van het bedrijf te digitaliseren en te stroomlijnen. “We kozen voor een volledig pakket cloudapplicaties gebaseerd op Microsoft-technologie. Het hart van die oplossing is het ERP-pakket van Microsoft, nl. Dynamics 365 Business Central”, aldus sales manager Willem van Rooij.
“Met Business Central kunnen we de aankoop- en verkoopprocessen faciliteren, het voorraadbeheer aansturen en ook de financiële administratie en rapportering uitvoeren. Daarnaast werd Dynamics 365 Sales als CRM-toepassing geactiveerd, waar de marketing en salesmensen mee aan de slag gaan”, vervolgt Willem nog.
“Om de processen te digitaliseren en papieren stromen te vermijden, hebben we de oplossing aangevuld met Continia Document Capture en Document Output voor het verwerken van de inkomende en uitgaande facturen. We voorzagen ook een Power BI-applicatie, zodat het management in real time inzicht krijgt in alle data en de nodige rapporten kan aanmaken.”
Een geautomatiseerde webshop
Voor SLV Nederland wordt online verkoop steeds belangrijker. Daarom nam Alistar ook de webshop onder handen. Achterliggend werd GeCommerce uitgerold, een oplossing die de Belgische IT-dienstverlener zelf heeft ontwikkeld en die van Business Central gebruik maakt om het volledige beheer van de webshop te doen. “De aanwezige producten kunnen via onze tool snel worden aangepast, de orders worden automatisch geregistreerd en verwerkt in het ERP-systeem en ook de logistiek wordt van hieruit aangestuurd”, aldus Willem van Rooij.
Om de orders efficiënter te maken, werd ook een EDI-koppeling gemaakt tussen de systemen van SLV Nederland en zijn vijf grootste klanten. Marianne Hendrikx: “Vroeger stuurden die klanten hun orders door per mail of telefoon en moesten die manueel worden verwerkt. Nu loopt de bestelling automatisch binnen in ons ERP-systeem, waardoor de verwerking veel vlotter gaat.”
Onze medewerkers besteden nu 70% minder tijd aan orderverwerking. En dat betekent uiteraard dat ze meer tijd kunnen besteden aan adviesverlening en vragen van klanten.
Goede voorbereiding garandeert succes
Na de eerste gesprekken, werd de implementatie van het ERP-systeem in amper vier maanden tot een goed einde gebracht, binnen het afgesproken budget. Een huzarenstukje, geeft Marianne toe: “We hebben onze doelstelling waargemaakt, wat heel belangrijk was voor het Duitse moederbedrijf.”
“De sleutelfactoren voor dit succes waren het feit dat onze key users zeer goed voorbereidend werk hebben geleverd en dat de projectleider bij GMI ook erg begaan was met het project. En ook de communicatie verliep heel vlot, er werd steeds naar ons geluisterd. Zelf heb ik uiteraard ook de deadlines goed in de gaten gehouden. En zo zijn we heel snel live kunnen gaan.”
Rapportage in real time
Inmiddels zijn alle nieuwe systemen ingeburgerd en merkt SLV Nederland duidelijk de voordelen van deze implementatie. “Om te beginnen hebben we nu een digitaal systeem dat voldoet aan al onze wensen. Doordat het in de cloud draait, kunnen medewerkers vanop eender welke locatie aan de slag gaan. De applicaties zijn ook erg gebruiksvriendelijk. Vroeger had ik steeds een handleiding nodig om gegevens op te zoeken, nu rolt de rapportage er met één druk op de knop uit”, getuigt Marianne.
De financieel directeur is dan ook overtuigd van de meerwaarde en de return on investment…
Alle informatie is nu direct inzichtelijk, waardoor we in real time weten waar we staan en ook snel kunnen rapporteren wanneer het moederhuis dat vraagt. De oplossing is bovendien future-proof aangezien de updates van alle applicaties automatisch in de cloud gebeuren. Ook dat is een grote troef.