Een betere klantenservice en snellere facturatie bij Hortiplan

Geen manueel werk meer

Bij Hortiplan gebeurde de opvolging van interne bedrijfsprocessen zoals voorraadbeheer, aankoop, projectplanning, servicebeheer en facturatie op een niet-geïntegreerde manier. Er was wel een ERP-systeem, maar daarnaast gebruikten de medewerkers ook allerlei Excel-bestanden en lijstjes, een apart scanningsysteem en een tijdregistratiesysteem.

Bovendien werkten de verschillende afdelingen elk op hun eigen manier. Niet verwonderlijk was er weinig overzicht en ging er heel wat tijd verloren met manuele administratieve processen.

Met Dynamics NAV (vandaag Dynamics 365 Business Central) en Gservice beschikt Hortiplan nu over een centraal IT-systeem waar alle kennis en informatie bewaard blijft. Iedereen volgt dezelfde standaardprocessen en manueel of dubbel werk is geëlimineerd.

Bedrijfsgroei mogelijk maken

“Hortiplan is een ambitieus bedrijf dat wil blijven groeien. Met de oude manier van werken was dat zeer moeilijk”, aldus Kristel Machtelinckx. Zij kwam in 2015 aan boord bij Hortiplan als operations manager en voerde een audit uit van de bestaande IT-werking. Het auditrapport onderbouwde de beslissing om te investeren in een nieuw ERP-pakket en daarvoor een IT-partner te zoeken.

“Ik had al ervaring met de implementatie van Dynamics bij een ander bedrijf en ik kende dus de voordelen van de technologie”, vertelt Kristel Machtelinckx. “We kozen ook bewust voor Microsoft-technologie en een Microsoft Partner vanwege de zekerheid op continuïteit. Bovendien focust elke technologiepartner van Microsoft zich op een of meer verticale markten, zodat ze daarover een heel diepgaande kennis opbouwen. Een dergelijke expertise vind je niet meteen bij andere ERP-systemen. Tot slot is Dynamics ook een open systeem waardoor het mogelijk is om aanpassingen te laten uitvoeren indien dat echt nodig is.” Bij de selectie van de meest geschikte IT-partner zocht Kristel Machtelinckx binnen het Dynamics partnernetwerk naar een specialist in projectbeheer en service management voor installatiebedrijven.

“De mensen van Alistar (destijds GMI group) hebben het project en het bijhorende budget van bij het begin realistisch ingeschat. Die pragmatische kijk gaf vertrouwen in hun kennis van zaken. Van de drie kandidaat-partners was het bij hen al bij de eerste voorstelling duidelijk dat ze konden inspelen op de behoeften van onze organisatie omdat ze vertrouwd zijn met de aard van onze activiteiten. Het project is daarna ook zeer goed verlopen.”

Impact op alle niveaus

Het ERP-project bij Hortiplan was nochtans behoorlijk ingewikkeld. De vraag naar een nieuw pakket kwam immers van verschillende niveaus binnen de organisatie: het management dat behoefte had aan accurate, snel beschikbare informatie en cijfermateriaal en de gebruikers zelf, die een efficiënt systeem wensten om hun dagelijkse taken snel te verrichten. Bovendien moest dat alles aan elkaar gelinkt worden.

De resultaten waren al snel zichtbaar: “met Dynamics in combinatie met de Gservice-oplossing kunnen we veel sneller onze uitgaande facturen verwerken”, verklaart Kristel Machtelinckx. “Dat was voordien een groot pijnpunt want de klanten moesten soms tot zes maanden wachten op hun factuur. Nu kunnen we de facturen heel vlot van dag tot dag verwerken omdat Gservice alle nodige informatie combineert.”

Mobiele ERP app

Op logistiek vlak boekt Hortiplan met de geïntegreerde Dynamics-oplossing heel wat tijdswinst in het magazijn: “in het magazijn gebruiken we MobileNAV, de Dynamics app die Alistar voor ons heeft geïmplementeerd. De medewerkers in het magazijn scannen het materiaal zodat de voorraadinformatie in ons ERP-systeem altijd meteen up-to-date is. We gebruiken MobileNAV ook voor de registratie van service-uren in het buitenland en om serviceopdrachten rechtstreeks naar techniekers te sturen. Zo kunnen we dagelijks de werkuren van onze technici opvolgen en hebben we ook een zeer snelle loonverwerking.”

We hebben nu een accurater overzicht van onze stock en we kunnen dan ook sneller picken voor nieuwe bestellingen

Meetbare resultaten: meer factureerbare uren

Het resultaat van de gestegen efficiëntie is zelfs meetbaar: het aantal niet-factureerbare uren voor service-opdrachten is gedaald van 25% naar 10%, en de doelstelling is om dat zelfs nog verder te laten dalen tot 5%. “Door onze nieuwe software is de opvolging van de service nu een kwestie van 5 minuten in plaats van 2 uur, zodat er meer tijd is voor coördinatie”, stelt Kristel Machtelinckx.

“Dat komt de kwaliteit en efficiëntie van onze 24/7 service ten goede. Nu we minder tijd stoppen in manuele gegevensinvoer en repetitieve administratieve taken, is in feite iedere job naar een hoger niveau getild. Zo kunnen twee van onze aankoopmedewerkers zich nu concentreren op andere taken met meerwaarde. Op die manier kunnen ze de leveranciers beter opvolgen en meer gegroepeerd aankopen. Daardoor zijn onze aankooprijzen gedaald met 15%.”

IT-partner als deel van het team

Alistar zorgde voor de basisopleiding van de medewerkers bij Hortiplan, daarna gebeurde de verdere opleiding intern. Kristel Machtelinckx: “Alistar was gedurende een jaar ongeveer een dag per week bij ons aanwezig. Ze maakten in die periode echt deel uit van het team. Een financiële meevaller was dat ze aanzienlijk onder budget gebleven zijn. De implementatie van een pakket brengt natuurlijk heel veel verandering met zich mee, maar daarvan waren we ons op voorhand bewust. We hebben dan ook gebruik gemaakt van hun ervaring om een heel change proces te doorlopen binnen Hortiplan en ons zo voor te bereiden op een nieuwe groeisprong.”

De samenwerking met Alistar is zeer vlot gelopen. We hebben dankbaar gebruik gemaakt van hun gespecialiseerde ervaring, zeker in een complex bedrijf als Hortiplan dat service, productie en projecten combineert.

Wij gaan nu verder met een aantal bijkomende oplossingen waaronder een planningtool. Later willen we ook nog een track-and-trace formule uitwerken om onze serviceploeg nog sneller op te volgen.