Digitaal ondertekenen
Ontdek de voordelen van digitaal ondertekenen
Het is nu mogelijk om snel noodzakelijke handtekeningen te ontvangen, terwijl je aan de strikte wettelijke vereisten voldoet. Ongeacht de branche waarin je werkzaam bent, zijn documenten nu binnen enkele uren digitaal ondertekend retour. Ook bij het proces van digitaal ondertekenen binnen Exact ondersteunen wij jouw organisatie met onze eigen koppeling: de eSign Module.
Digitaal ondertekenen vanuit Exact Synergy
Een contract, offerte of arbeidsovereenkomst is pas afgerond wanneer deze is ondertekend. Toch verlopen veel ondertekenprocessen nog via losse e-mails, handmatige herinneringen en verschillende systemen. Dat kost tijd, zorgt voor onnodige vertraging en maakt het lastig om overzicht te houden.
Met de Alistar eSign Module start je een ondertekenverzoek rechtstreeks vanuit Exact Synergy. Documenten worden automatisch aangeboden aan de juiste ondertekenaars, terwijl je de voortgang eenvoudig volgt vanuit je vertrouwde werkomgeving. Zo houd je grip op het volledige proces, van verzending tot de definitieve ondertekening.
Wie zijn onze klanten?
Wij werken onder andere voor de volgende klanten. Een selectie van organisaties die vertrouwen op onze expertise.
Van document naar een gestroomlijnd goedkeuringsproces
De handtekening is vaak niet de bottleneck. Het zijn de stappen ervoor en erna die tijd kosten: documenten versturen, opvolgen, herinneringen versturen, de status bewaken en ondertekende documenten verwerken. Met de eSign Module automatiseer je het volledige ondertekenproces. Je ziet direct waar iedere aanvraag staat, ontvangt automatisch een melding zodra een document is afgerond en koppelt ondertekende documenten direct aan de juiste relatie of workflow. Zo blijft het proces overzichtelijk, compleet en goed beheersbaar.
Minder handmatig werk, meer controle
Handmatige stappen maken een ondertekenproces kwetsbaar. Documenten kunnen blijven liggen, statusinformatie raakt versnipperd en opvolging is afhankelijk van losse acties. Door het ondertekenproces te automatiseren werk je met actuele informatie op één centrale plek. Dat beperkt foutgevoelig handwerk, maakt documenten eenvoudiger terug te vinden en geeft medewerkers meer controle over iedere ondertekening.
Slim geïntegreerd met Exact Synergy
Een goede integratie doet meer dan digitaal ondertekenen mogelijk maken. De oplossing moet aansluiten op de manier waarop jouw organisatie al werkt binnen Exact Synergy. Daarom wordt de Alistar eSign Module ingericht op je bestaande processen, rollen en workflows. Medewerkers starten en volgen ondertekenverzoeken vanuit hun vertrouwde omgeving, zonder te schakelen tussen losse systemen.
Dat maakt de module geschikt voor uiteenlopende documenten en processen, zoals offertes, contracten, opdrachtbevestigingen, arbeidsovereenkomsten en leveranciersovereenkomsten. Ook andere documenten waarvoor een digitale handtekening nodig is, kunnen eenvoudig worden meegenomen in je bestaande werkwijze.
De voordelen van eSign Module
- Flexibele workflow
- Face2face ondertekenen
- Team management
- Two-factor authenticatie
- Audit trails
Vraag vrijblijvend een demo of productsheet aan!
Wil je meer lezen over het product of eerst zien hoe het werkt? Vraag dan vrijblijvend de productsheet aan of neem direct contact op. Wij laten in een live demo graag zien hoe het werkt.
Benieuwd wat deze oplossing voor jouw organisatie kan betekenen?
Met de juiste oplossing werk je efficiënter, bespaar je tijd en haal je meer waarde uit je bedrijfssoftware. Onze consultants helpen je graag bij het vinden van de beste aanpak.
Vraag een demonstratie aan of neem contact met ons op voor persoonlijk advies.
Tim Kraan
Automatische communicatie en veilige archivering
Met de Alistar eSign Module worden ondertekenprocessen volledig vanuit Exact Synergy uitgevoerd. Automatische e-mails kunnen worden voorzien van je eigen huisstijl en teksten, zodat de communicatie aansluit bij jouw organisatie. Na ondertekening worden documenten automatisch opgeslagen op de juiste locatie binnen je bestaande proces.
De module ondersteunt verschillende toepassingen, zoals:
Verkoopprocessen: overeenkomsten direct laten ondertekenen met bijvoorbeeld in-person signing.
HR-processen: arbeidsovereenkomsten snel digitaal laten ondertekenen, ongeacht locatie of tijdstip.
Inkoopprocessen: ondertekende documenten veilig verzegelen, zodat wijzigingen achteraf niet mogelijk zijn.
Waarom kiezen voor de Alistar eSign Module?
Een succesvolle implementatie begint niet bij de techniek, maar bij je bedrijfsprocessen. Daarom kijken we verder dan alleen de koppeling. Met de Alistar eSign Module profiteer je van:
- ruime ervaring met Exact Synergy Enterprise en bedrijfsprocessen;
- een oplossing die aansluit op jouw werkwijze;
- automatische terugkoppeling van ondertekende documenten en statusinformatie;
- begeleiding bij inrichting en implementatie;
- een oplossing die eenvoudig kan meegroeien met toekomstige wensen.
Daarmee kies je voor meer dan digitaal ondertekenen: je kiest voor een proces dat efficiënter, overzichtelijker en beter beheersbaar is.
Veilig en snel. Digitaliseer alle bedrijfsprocessen.
Ontvang de productsheet direct in je mailbox en ontdek hoe je bedrijfsprocessen sneller, veiliger en efficiënter digitaliseert. Of neem contact op voor persoonlijk advies en ontdek hoe eenvoudig digitaal ondertekenen kan zijn.
Alistar
Veelgestelde vragen
Ben je benieuwd hoe deze oplossing jouw Exact-omgeving kan versterken? Bekijk hieronder de antwoorden op veelgestelde vragen over de integratie, functionaliteiten en mogelijkheden binnen Exact.
Kan ik documenten digitaal ondertekenen vanuit Exact Synergy?
Ja. Met de Alistar eSign Module start je een ondertekenverzoek rechtstreeks vanuit Exact Synergy. Je volgt de volledige voortgang vanuit je vertrouwde werkomgeving en ondertekende documenten worden automatisch teruggekoppeld.
Welke documenten kan ik digitaal laten ondertekenen?
De eSign Module is geschikt voor onder meer offertes, contracten, opdrachtbevestigingen, arbeidsovereenkomsten, leveranciersovereenkomsten en andere documenten waarvoor een rechtsgeldige digitale handtekening nodig is.
Is de eSign Module geïntegreerd met Exact Synergy?
Ja. De oplossing is volledig geïntegreerd met Exact Synergy, waardoor medewerkers geen aparte applicatie hoeven te gebruiken om documenten aan te bieden, op te volgen of terug te vinden.
Kan ik de status van een ondertekenverzoek volgen?
Ja. Je ziet in Exact Synergy direct welke documenten zijn verzonden, welke nog openstaan en welke volledig zijn ondertekend. Zo houd je grip op iedere aanvraag.
Worden ondertekende documenten automatisch opgeslagen?
Ja. Ondertekende documenten en statusinformatie worden automatisch gekoppeld aan de juiste relatie of workflow binnen Exact Synergy, zodat alle informatie centraal beschikbaar blijft.
Is digitaal ondertekenen juridisch rechtsgeldig?
Ja. De eSign Module maakt gebruik van een oplossing die voldoet aan de geldende Europese wet- en regelgeving voor digitaal ondertekenen, waaronder de eIDAS-verordening.
Kan de eSign Module worden ingericht op onze bedrijfsprocessen?
Ja. De inrichting wordt afgestemd op de processen, rollen en workflows binnen jouw organisatie, zodat digitaal ondertekenen naadloos aansluit op de manier waarop je al werkt.
Waarom kiezen organisaties voor de Alistar eSign Module?
Omdat digitaal ondertekenen meer is dan een handtekening zetten. Met de Alistar eSign Module automatiseer je het volledige ondertekenproces binnen Exact Synergy. Dat verkort doorlooptijden, beperkt handmatig werk en geeft meer grip op iedere aanvraag.
Meer weten over Exact-oplossingen in de praktijk? Volg Alistar: Exact op LinkedIn.