Ongekende voordelen
Werken in de cloud is onderdeel van het dagelijks leven geworden, zowel zakelijk als privé. We slaan bijvoorbeeld bestanden op in OneDrive of Dropbox, omdat het makkelijk, veilig, flexibel en vaak goedkoop is. Werken in een cloudomgeving biedt ongekende voordelen voor ieder bedrijf. In deze blog gaan we in op de voordelen en veiligheidsaspecten van een zakelijke cloud en hoe je de overstap kunt maken.
Wat is werken in de cloud?
Werken in de cloud is niets anders dan online werken. Bij Alistar verstaan we onder werken in de cloud dat jouw bestanden, data en software worden opgeslagen op en online worden opgevraagd vanaf een andere locatie dan jouw bedrijf. Je hebt dus geen eigen infrastructuur nodig om te kunnen werken.
De voordelen van werken in de cloud
Een werkplek in de cloud biedt jouw bedrijf flink wat voordelen. Het is snel, schaalbaar, flexibel en veilig, maar bovenal plaatsonafhankelijk in gebruik. Dit zorgt voor de volgende voordelen:
1. Altijd en overal werken
Je hebt alleen een werkende internetverbinding en een laptop of tablet nodig om te kunnen werken. De cloud benader je namelijk via een browser. Geen toegang tot internet? Werk dan offline door en wanneer je weer internet hebt, synchroniseert je werk automatisch naar de cloud. Medewerkers hebben altijd toegang tot alle software, data en informatie die zij nodig hebben. Ideaal voor werken op afstand.
2. Moeiteloos op- en afschalen
Bedrijven zijn continu in beweging: medewerkers stromen in of uit, nieuwe software wordt aangeschaft en er is soms behoefte aan meer opslagcapaciteit. Werken in de cloud zorgt voor ultieme flexibiliteit. Maandelijks betaal je naar het aantal gebruikte licenties, opslag en gebruikers. Dit houdt de kosten overzichtelijk en de prestaties op peil.
3. Geen onderhoud meer
Het zelf onderhouden van servers en software is verleden tijd. Door te werken in de cloud wordt het onderhoud van de infrastructuur geregeld door de cloudprovider. Als je werkt met cloudsoftware (bijvoorbeeld Exact Online of Microsoft (Office) 365), wordt je software automatisch door de provider geüpdatet.
Dit is bij klassieke ERP-software die in de cloud wordt geplaatst niet altijd het geval. In dat geval is het verstandig om het versiebeheer samen af te stemmen met je cloudprovider.
4. Focus op beveiliging
Cloudproviders hebben al jaren een sterke focus op beveiliging. Microsoft investeert bijvoorbeeld ieder jaar € 2 miljard in het beveiligen van zijn Microsoft Azure-platform. Bijna iedere cloudprovider heeft veiligheid goed geregeld en wordt periodiek getoetst aan internationale veiligheidsstandaarden voor informatiebeveiliging, zoals ISO 9001 en ISO 27001.
Daarnaast bieden cloudproviders voldoende mogelijkheden voor tweestapsverificatie bij het inloggen via multi-factor-authenticatie (MFA) en verregaande beveiliging tegen cyberdreigingen, zoals cryptolockers of phishing, met Endpoint Detection & Response (EDR).
5. Totaaloplossing
Alle software die jouw bedrijf gebruikt, kun je onderbrengen in één cloudwerkplek. Losstaande elementen, applicaties of processen in jouw IT-omgeving kun je hierdoor samenvoegen. Zelfs grafische software (zoals Photoshop of AutoCAD) en legacysoftware zijn in een cloudwerkplek te plaatsen.
6. Online back-ups
Bestanden op je cloudwerkplek zijn altijd en overal beschikbaar. Zelfs als een server in brand vliegt, worden je bestanden snel naar een andere server overgezet. De combinatie van online- en lokale back-ups is het sterkst; zo ben je er in elk geval van verzekerd dat je bestanden toegankelijk blijven.
7. Klaar voor de toekomst
Het werkleven verandert. Personeel wil flexibel zijn in waar, wanneer en hoe zij werken. Standaardkantoortijden zullen steeds minder de norm worden.
Door alle voordelen van de cloud in te zetten voor jouw bedrijf kun je deze veranderingen faciliteren. Je bent flexibel, koppelt snel applicaties en faciliteert je medewerkers in hun manier van werken. Dit zorgt voor een enorme toekomstbestendigheid, doordat je moeiteloos inspeelt op veranderingen.
Hoe veilig is werken in de cloud?
Vaak horen we dat werken in de cloud onveilig zou zijn. In het nieuws komen inderdaad gevallen voor, al gaat dit vaak om public clouds. Als tegenargument stellen wij de vraag: hoe veilig is jouw huidige IT-infrastructuur eigenlijk? Ben je bijvoorbeeld goed beveiligd tegen brand, diefstal en crashes?
Werken in de cloud is niet per definitie onveilig. Het hangt vooral af van de cloudprovider hoe veilig de cloud is. De veiligheid van een cloud kun je beoordelen aan de hand van de volgende punten:
- Kies voor een private cloud wanneer je met gevoelige data werkt; dit is de veiligste manier van werken in de cloud.
- Heeft de cloudwerkplek antivirus- of EDR-software en beheer je die zelf of beheert de cloudprovider die?
- Worden patches voor je uitgevoerd en bijgehouden, of moet je dit zelf doen?
- Meestal wordt er redundant (dubbel) gewerkt, waardoor er geen gevolgen zijn van eventuele uitval van servers of verbindingen.
- Waar wordt je data opgeslagen? Is dat conform de Nederlandse wetgeving of staat het in het buitenland?
- Worden je gegevens via automatische back-ups opgeslagen? En hoe frequent gebeurt dit?
Aan de hand van deze punten kun je de veiligheid van de cloud controleren. Daarnaast is het cruciaal om medewerkers op te leiden om gevaren te herkennen en te voorkomen. Vaak is het namelijk een verkeerde link of een geïnfecteerd document in een e-mail waardoor een systeem wordt gehackt.
Hoe stap ik over naar de cloud?
Steeds meer organisaties vinden hun weg naar de cloud, maar welke stappen moeten zij onderweg nemen? De weg naar de cloud zit vol uitdagingen en is voor iedere organisatie anders. Onderweg stel je jezelf vragen als: welke kosten ga ik maken, welke techniek is voor mijn organisatie het meest geschikt en hoe ga ik mijn security en back-up instellen? Uiteindelijk is de overstap een kwestie van de volgende stappen:
- Inventariseren van de benodigdheden
- Een plan van aanpak opstellen (hoe, wat, wanneer)
- Het opzetten van de cloudomgeving
- De migratie van je data naar de cloudomgeving
- Een uitgebreide testfase
- De overstap naar de cloud
