Bij de implementatie van bijvoorbeeld Office 365 of een ERP– of CRM pakket heeft de key user een cruciale rol. Hij of zij is iemand uit jouw organisatie die helpt om de uitrol van nieuwe software een succes te maken en vaak als eerste getraind wordt. Aan welke kernkwaliteiten moet een key user voldoen om echt koning of koningin te zijn?
1. Openstaan voor verandering
Het is iemand die met veel plezier en enthousiasme bezig is met veranderprocessen. Gedrevenheid en ambitieus zijn woorden die daarbij passen, net zoals de wil hebben om altijd vooruit te gaan.
2. Kritisch zijn over huidige processen
Bij het implementeren van een nieuw systeem gaat het meestal niet om ‘copy-paste’. Wie kritisch is zal erkennen dat bepaalde processen jarenlang gedaan werden, maar uiteindelijk onnodig of inefficiënt bleken te zijn. Iemand die uitgaat van ‘we doen het altijd zo’, geeft niet het juiste antwoord.
3. Een groot verantwoordelijkheidsgevoel hebben
Een key user hoeft niet perse de manager van een bepaalde afdeling te zijn. Het kan ook een teamlid zijn die van nature de neiging heeft om zich verantwoordelijk voor de werkzaamheden van naaste collega’s te voelen. Vaak is het iemand die geraadpleegd wordt als een ander er even niet uitkomt.
4. Over didactische vaardigheden beschikken, het vermogen om kennis over te brengen
De key user die vindt dat alles in één keer bij iedereen duidelijk moet zijn is waarschijnlijk niet de juiste persoon. Kennis kunnen overbrengen aan anderen is de bereidheid hebben om ook iets voor een tweede keer uit te leggen en je in te kunnen leven in het kennisniveau van een ander.
5. Goed kunnen luisteren
Luisteren heeft in dit geval meerdere betekenissen. Allereerst zullen key users meer succes hebben als ze iets doen met hetgeen hen door leverancier verteld wordt. Luisteren betekent ook dat je het vermogen hebt om iets van een ander aan te nemen. Daarnaast is luisteren naar de wensen van teamleden vanzelfsprekend in deze belangrijke rol.
6. Een brede kennis hebben over de organisatie
Zeker als het bijvoorbeeld gaat over een ERP-systeem of CRM-pakket dan is brede kennis van groot belang. Immers moet begrepen worden welke schakels, of afdelingen, elkaar in het proces beïnvloeden. Het is dus iemand die in staat is om verder te kijken dan het succes voor de eigen afdeling.
7. Communicatief sterk zijn, de manier waarop en hoe
Het helpt enorm als de sleutelgebruiker meehelpt bij het ontwikkelen van nieuwe werkinstructies, quick reference cards of andere interne documenten die de implementatie ten goede komen. Effectief communiceren betekent ook doseren. Dus meerdere communicatiemomenten plannen om het grootste effect te behalen.
