Bereid jouw organisatie voor op elektronische facturatie via Peppol
Vanaf 1 januari 2026 is e-facturatie voor alle btw-plichtige bedrijven in België verplicht. Dit betekent dat pdf-facturen niet meer voldoende zijn voor B2B-transacties.
In deze blog bespreken we wat deze verandering inhoudt, hoe je je bedrijf kunt voorbereiden en welke voordelen automatisering met software zoals ScanSys biedt.
Wat houdt de nieuwe verplichting in?
De nieuwe regelgeving vraagt alle btw-plichtige bedrijven in België om elektronische facturen te gebruiken voor inkomende en uitgaande B2B-transacties. Het doel is om administratieve processen te vereenvoudigen en btw-fraude te bestrijden.
Elektronische facturen moeten voldoen aan Europese standaarden, zoals het gebruik van gestructureerde formaten (bijv. XML) en verzending via het Peppol-netwerk. Pdf-facturen zijn dan niet langer voldoende, omdat ze niet automatisch door boekhoudsystemen verwerkt kunnen worden.
Bedrijven die alleen aan particulieren leveren, hoeven geen elektronische facturen te versturen, maar moeten wel in staat zijn om gestructureerde facturen van hun leveranciers te ontvangen. Dit betekent dat alle bedrijven hun systemen moeten aanpassen om aan de nieuwe standaarden te voldoen.
Wat betekent dit voor jouw bedrijf?
Om compliant te zijn, moet je facturatie- en boekhoudsoftware worden aangepast om met het Peppol-netwerk te communiceren. Peppol maakt het mogelijk om facturen veilig en gestructureerd tussen jouw organisatie en andere bedrijven uit te wisselen. Dit zorgt voor een efficiënter facturatieproces en voorkomt fouten die vaak voorkomen bij handmatige verwerking van pdf-facturen.
Goed om te weten is dat er oplossingen, zoals ScanSys, zijn die bedrijven helpen eenvoudig over te stappen op e-facturatie. Hun software, ImageCapture, integreert naadloos met bestaande ERP-systemen zoals Exact Software en biedt uitgebreide mogelijkheden voor het automatisch verwerken en beheren van facturen.
Voordelen van automatiseren met Scan Sys
ScanSys is een softwarebedrijf dat oplossingen biedt voor elektronische facturatie. Met ScanSys kunnen organisaties hun facturatieprocessen automatiseren, fouten minimaliseren en de efficiëntie verbeteren, waardoor ze eenvoudig kunnen overstappen naar gestructureerde e-facturen via het Peppol-netwerk.
De nieuwste versie van ScanSys is eenvoudig toegankelijk via je internetbrowser. Na een centrale installatie kom je terecht in een zeer gebruiksvriendelijke interface, zowel op je computer als op je smartphone. De ScanSys-workflow zorgt ervoor dat je heel gemakkelijk al je facturen in een mum van tijd digitaal beschikbaar hebt. Uiteraard is de beveiliging van dit systeem ook van belang; daarom maakt ScanSys gebruik van MFA-identificatie.
Heb je al een oudere versie van ScanSys? Dan delen we graag de nieuwste ontwikkelingen:
- UBL-facturen inlezen: Met de komst van Peppol is het mogelijk om UBL-facturen in te lezen in ScanSys. Dit biedt voordelen, zoals het beter herkennen van informatie uit het UBL-bestand, zoals artikelen, betaalreferenties en btw-nummers.
- Directe communicatie tijdens het boekingsproces: Stel direct vragen aan andere gebruikers of fiatteurs tijdens het boekingsproces. Deze functie verbetert de efficiëntie door directe feedback en verduidelijking mogelijk te maken voordat een factuur definitief wordt doorgestuurd. Alle communicatie blijft binnen ImageCapture, wat zorgt voor betere traceerbaarheid en minimalisatie van papierstromen.
- Boekingstemplates opslaan voor terugkerende boekingen.
- Tekst toevoegen of afbeeldingen verwijderen op de pdf-factuur in de webclient. Deze aanpassingen zijn zichtbaar voor goedkeurders of achteraf in de aankoopboeking, waardoor je niets meer hoeft af te drukken om een notitie toe te voegen.
- Pie charts in de webclient: Bekijk de verwerkingsstatus van documenten in één oogopslag. Deze visuele weergave geeft snel inzicht in de verschillende stadia waarin documenten zich bevinden. Door op de corresponderende kleur te klikken, kun je automatisch filteren op documenten in specifieke groepen, wat het documentbeheer versnelt.
- Workflows configureren vanuit de webclient.
- Facturen opslaan als pdf vanuit de webclient.
Wat is Peppol en hoe werkt e-facturatie via dit netwerk?
Peppol (Pan-European Public Procurement Online) is een netwerk voor het veilig en gestandaardiseerd uitwisselen van elektronische facturen tussen bedrijven en overheden. Facturen die via Peppol worden verzonden, zijn gestructureerde elektronische documenten in formaten zoals XML en UBL (Universal Business Language).
Dit systeem zorgt voor een naadloze integratie tussen verschillende boekhoud- en ERP-systemen, waardoor facturen automatisch verwerkt kunnen worden zonder menselijke tussenkomst.
Om Peppol-facturen te versturen, moet je je aanmelden via een provider (vergelijkbaar met hoe je een partij zoals Proximus of Telenet nodig hebt voor internettoegang). Exact Online biedt de mogelijkheid om deze elektronische facturen te versturen via hun service binnen de software.
Aansluiten op dit netwerk betekent dat je profiteert van een sneller, veiliger en foutloos facturatieproces. Daarnaast ben je direct compliant met de Europese regelgeving voor e-facturatie.
De geïntegreerde oplossing van Scan Sys en Peppol
De oplossing van ScanSys en Peppol integreert naadloos met Exact Software, zodat je eenvoudig inkomende en uitgaande e-facturen kunt automatiseren en beheren. Ongeacht hoe documenten binnenkomen (via e-mail, portalen of webservices), zorgt de integratie ervoor dat het proces veilig en efficiënt verloopt.
De belangrijkste kenmerken van deze integratie zijn:
- Volledige automatisering: ScanSys-software converteert automatisch documenten van het Peppol-formaat (UBL), waardoor handmatige invoer en controle worden verminderd.
- Naadloze integratie met Exact: ScanSys maakt op basis van inkomende facturen automatisch boekingen aan in Exact Software.
- Geavanceerde validatie: De oplossing detecteert en corrigeert onvolledige of incorrecte gegevens, waardoor de kans op facturatiefouten aanzienlijk wordt verminderd.
- Digitaal documentbeheer: Facturen worden veilig opgeslagen in een digitaal archief, waar ze eenvoudig te raadplegen en te beheren zijn, zodat je altijd een compleet en overzichtelijk beeld hebt van je transacties.
Ben jij klaar voor de toekomst
Met de invoering van verplichte e-facturatie via Peppol in 2026 is het essentieel dat bedrijven hun systemen en processen tijdig aanpassen. Wij ondersteunen jou en je organisatie graag bij het maken van de overstap naar een oplossing zoals die van ScanSys.
Dit biedt niet alleen de nodige compliance, maar helpt je ook om je administratieve processen te stroomlijnen en kosten te besparen. Neem gerust contact op met Felix of één van onze andere experts wanneer je meer wilt weten.
Felix Verhulst
