Portal Builder
Garantie, RMA, RTV oplossing
Je service en voorraad heb je onder controle met de module on-top-of Exact. Hiermee worden aanvragen snel afgehandeld en krijg je real-time inzicht in de status.
Waarom digitaliseren steeds meer organisaties hun garantie- en retourproces?
Een garantieclaim of retour verwerken via e-mail, Excel of losse telefoongesprekken kost tijd en maakt het lastig om het overzicht te houden. Naarmate het aantal aanvragen groeit, neemt ook de kans toe op vertraging, dubbele handelingen en onduidelijkheid richting klanten.
Met een digitaal garantie- en retourportaal wordt iedere aanvraag direct vastgelegd. Klanten zien online wat de status is en medewerkers werken vanuit één actuele registratie. Zo houd je meer controle over het complete retourproces en bied je klanten meer duidelijkheid gedurende de afhandeling.
Wie zijn onze klanten?
Wij werken onder andere voor de volgende klanten. Een selectie van organisaties die vertrouwen op onze expertise.
Het resultaat
Hoe houd je grip op garantie-, RMA- en RTV-aanvragen?
Een retourproces bestaat uit meer dan het registreren van een aanvraag. Je wilt direct zien om welk product het gaat, welke garantievoorwaarden gelden, welke documenten zijn toegevoegd en welke acties al zijn uitgevoerd.
Het portaal brengt al deze informatie samen in één overzicht. Medewerkers volgen iedere aanvraag van registratie tot afhandeling, terwijl klanten online inzicht hebben in de voortgang. Zo werk je altijd met actuele informatie en voorkom je losse e-mails, ontbrekende gegevens en onduidelijkheid over de status.
Hoe richt je het retourproces in op jouw werkwijze?
Iedere organisatie verwerkt garantie- en retouraanvragen op een eigen manier. Sommige bedrijven werken met dealers, andere rechtstreeks met eindklanten. Ook garantievoorwaarden, goedkeuringsstappen en verantwoordelijkheden verschillen per organisatie.
Daarom richt je het portaal in op jouw werkwijze. Je bepaalt zelf welke informatie klanten aanleveren, welke stappen een aanvraag doorloopt en wie verantwoordelijk is voor beoordeling, reparatie of verdere afhandeling.
Hoe helpen slimme workflows bij een snellere afhandeling?
Niet iedere garantieclaim vraagt om dezelfde aanpak. Soms is een vervangend onderdeel voldoende, soms kan een reparatie op locatie worden uitgevoerd en in andere gevallen moet een product retour naar het magazijn of de leverancier.
Met slimme workflows en beslisregels wordt iedere aanvraag automatisch naar de juiste vervolgstap gestuurd. Denk aan beoordeling, reparatie, vervanging, retourzending of afhandeling door een leverancier. Zo verkort je de doorlooptijd, voorkom je onnodige retourzendingen en help je medewerkers sneller en consistenter te werken.
Hoe werkt de koppeling met Exact en andere bedrijfsapplicaties?
Voor een soepel retourproces moeten klantgegevens, artikelen, serienummers en statussen altijd actueel zijn. Daarom is een goede koppeling met bestaande bedrijfsapplicaties essentieel.
De Garantie, RMA, RTV oplossing kan worden gekoppeld met Exact Globe, Exact Synergy en Microsoft Dynamics 365 Business Central. Ook integraties met andere bedrijfsapplicaties zijn mogelijk. Hierdoor worden klant- en artikelgegevens automatisch opgehaald en kunnen wijzigingen direct worden verwerkt zonder dubbele invoer.
Vraag vrijblijvend een live demo aan
Bekijk hoe je retour-, RMA- en garantieaanvragen centraal beheert binnen Exact. Tijdens een gratis live demo tonen we hoe de Portal Builder zorgt voor snellere afhandeling, real-time statusinzicht en meer controle over service en voorraad.
Benieuwd wat deze oplossing voor jouw organisatie kan betekenen?
Met de juiste oplossing werk je efficiënter, bespaar je tijd en haal je meer waarde uit je bedrijfssoftware. Onze consultants helpen je graag bij het vinden van de beste aanpak.
Vraag een demonstratie aan of neem contact met ons op voor persoonlijk advies.
Arie van Leeuwe
Welke uitbreidingen zijn mogelijk binnen Portal Builder?
De Garantie, RMA, RTV oplossing is één van de modules binnen Portal Builder. Wanneer jouw dienstverlening groeit of verandert, breid je het portaal uit met aanvullende modules die aansluiten op jouw bedrijfsprocessen. Denk aan:
Documentbeheer
Supporttickets
SLA-beheer
Accountbeheer
Trainingen en opleidingen
Dashboards
Serviceverzoeken
Onderhoudsplanning
Klantportalen voor dealers of leveranciers
Je bouwt daarmee stap voor stap aan één digitale omgeving waarin klanten, partners en medewerkers samenwerken en informatie niet langer verspreid staat over verschillende applicaties.
Waarom kiezen voor Alistar?
Een garantie- of retourproces raakt meerdere afdelingen. Klantenservice, magazijn, planning, administratie en leveranciers hebben allemaal actuele en betrouwbare informatie nodig om aanvragen goed af te handelen.
Alistar combineert kennis van ERP-software, low-code platformen, maatwerkoplossingen en bedrijfsprocessen. Daardoor ontwikkelen we geen standaard RMA-portaal, maar een werkomgeving die aansluit op de manier waarop jouw organisatie garantie-, retour- en reparatieaanvragen verwerkt. Dat zorgt voor kortere doorlooptijden, minder handmatige handelingen en meer inzicht voor zowel medewerkers als klanten.
Alistar
Veelgestelde vragen
Ben je benieuwd hoe deze oplossing jouw Exact-omgeving kan versterken? Bekijk hieronder de antwoorden op veelgestelde vragen over de integratie, functionaliteiten en mogelijkheden binnen Exact.
Wat is de Garantie, RMA, RTV oplossing?
De Garantie, RMA, RTV oplossing is een Portal Builder-module waarmee je garantieclaims, retouraanvragen en reparaties digitaal kunt registreren, volgen en afhandelen.
Voor welke organisaties is deze oplossing geschikt?
Voor organisaties die producten leveren, onderhouden of repareren en het retour- en garantieproces willen digitaliseren voor klanten, dealers of leveranciers.
Wat levert de oplossing op voor interne teams?
Medewerkers werken vanuit één actuele registratie, waardoor zij minder tijd kwijt zijn aan zoeken, dubbele invoer en losse communicatie via e-mail of Excel.
Kunnen klanten zelf een retour of garantieclaim aanmelden?
Klanten kunnen online een retour of garantieclaim registreren, documenten of foto’s toevoegen en de voortgang volgen vanuit het portaal.
Kan de status van een reparatie online worden gevolgd?
Afhankelijk van de inrichting ziet de klant welke stap de aanvraag heeft bereikt en ontvangt hij automatisch notificaties bij wijzigingen.
Ondersteunt de oplossing verschillende garantievoorwaarden?
De inrichting kan worden afgestemd op verschillende productgroepen, klantafspraken, garantievoorwaarden en interne workflows.
Kan de oplossing worden gekoppeld met Exact?
De oplossing ondersteunt koppelingen met Exact Globe, Exact Synergy en Microsoft Dynamics 365 Business Central. Ook integraties met andere bedrijfsapplicaties zijn mogelijk.
Is de oplossing uit te breiden?
Omdat deze oplossing onderdeel is van low-code platform Portal Builder kun je later aanvullende modules toevoegen, zoals support, documentbeheer, SLA-beheer of andere selfserviceprocessen.
Meer weten over Exact-oplossingen in de praktijk? Volg Alistar: Exact op LinkedIn.
