Voordelen Procurement module
Krijg grip op jouw hele inkoopproces
De Alistar Procurement Module biedt één geïntegreerde oplossing voor contractbeheer, het inkoopproces en de digitale afhandeling van inkoopfacturen. Krijg grip op je hele inkoopproces met deze add-on voor Exact. Het vooraf vastleggen van alle contractafspraken voorkomt dat prolongaties worden vergeten en geeft inzicht in langetermijnverplichtingen. Zo worden ongewenste en onvoorziene uitgaven voorkomen.
Online budgetmonitor
Medewerkers kunnen snel en eenvoudig diensten en goederen aanvragen. De budgethouder controleert de aanvragen en raadpleegt de online budgetmonitor. Na fiattering kan de bestelling geplaatst worden. De ontvangst van de goederen of de prestatieverklaring vindt centraal plaats. Dankzij de integratie met Exact Globe of Exact Financials wordt ook de financiële afhandeling perfect verzorgd.
- Alle verplichtingen, contracten en afspraken centraal vastgelegd.
- Centrale registratie van ontvangsten en prestatieverklaringen.
- Digitale verwerking van inkoopfacturen en IFR-proces.
- Werkt in combinatie met Exact Globe en Exact Financials.
- Up-to-date inzage in budgetuitputting en contractbenutting.
- Geen onvoorziene en onverwachte uitgaven.
- Alle rapportages tijdig en volledig.
Wie zijn onze klanten?
Wij werken onder andere voor de volgende klanten. Een selectie van organisaties die vertrouwen op onze expertise.
Hoe werkt het?
De Procurement Module ondersteunt het volledige proces van bestellen tot betalen binnen één geïntegreerde omgeving. Medewerkers vragen goederen of diensten aan via een centrale catalogus. Op basis van autorisaties zien zij alleen de artikelen en diensten waarvoor zij bevoegd zijn. De budgethouder ontvangt automatisch een taak om de aanvraag te beoordelen en kan daarbij direct de actuele budgetuitputting raadplegen.
Na goedkeuring worden aanvragen verzameld in het Inkoop Control Center. Hier kan de inkoper bestellingen slim bundelen op bijvoorbeeld leverancier, afleverlocatie of kostenplaats. Ontvangsten en prestatieverklaringen worden centraal geregistreerd, waarna de financiële afhandeling aansluit op Exact Globe Next of Exact Financials Enterprise.
Ook contracten worden centraal beheerd, inclusief signaleringen voor verlengingen, opzegtermijnen en einddata. Alle documenten, goedkeuringen en mutaties worden digitaal vastgelegd, zodat altijd inzichtelijk is wie welke handeling heeft uitgevoerd en wanneer.
Waar bestaat de module uit:
- Het digitaal verwerken van inkoopfacturen.
- Het digitaal verwerken van bestellingen.
- Het digitaal beheren van contracten.
Het resultaat na implementatie:
- Up-to-date inzage in budgetuitputting en contractbenutting.
- Alle rapportages tijdig en volledig.
- Geen onvoorziene en onverwachte uitgaven.
- Jouw volledige procurementproces in Exact Synergy Enterprise.
- Werkt in combinatie met Exact Globe en Exact Financials.
Benieuwd wat deze oplossing voor jouw organisatie kan betekenen?
Met de juiste oplossing werk je efficiënter, bespaar je tijd en haal je meer waarde uit je bedrijfssoftware. Onze consultants helpen je graag bij het vinden van de beste aanpak.
Vraag een demonstratie aan of neem contact met ons op voor persoonlijk advies.
Linda de Boer – Dijkgraaf
Wat levert het op voor jouw organisatie?
Met de Procurement Module krijg je meer grip op kosten, verplichtingen en budgetten. Door contracten, aanvragen, bestellingen en facturen centraal vast te leggen ontstaat één betrouwbaar overzicht van lopende verplichtingen en beschikbare budgetruimte. Dit helpt om ongewenste uitgaven te voorkomen en beter onderbouwde financiële beslissingen te nemen.
De digitalisering van het proces vermindert handmatig werk en verkleint de kans op fouten in de verwerking van aanvragen, facturen en goedkeuringen. Daarnaast zorgt centrale registratie voor betere rapportages en meer transparantie richting budgethouders, inkopers en management.
Door slimmer in te kopen, bijvoorbeeld via bestaande afspraken of gebundelde bestellingen, kunnen extra besparingen worden gerealiseerd. Tegelijkertijd neemt de beheersbaarheid van het inkoopproces toe, omdat contractverlengingen, verplichtingen en budgetuitputting continu inzichtelijk zijn. Het resultaat is meer controle, lagere proceskosten en beter voorspelbare uitgaven.
Alistar
Veelgestelde vragen
Ben je benieuwd hoe deze oplossing jouw Exact-omgeving kan versterken? Bekijk hieronder de antwoorden op veelgestelde vragen over de integratie, functionaliteiten en mogelijkheden binnen Exact.
Wat is de Procurement Module?
De Procurement Module is een geïntegreerde oplossing voor contractbeheer, het inkoopproces en de digitale afhandeling van inkoopfacturen. Hiermee krijg je grip op het volledige proces van bestellen tot betalen binnen Exact.
Werkt de Procurement Module met Exact Globe en Exact Financials?
Ja. De oplossing werkt geïntegreerd met Exact Globe Next en Exact Financials Enterprise, waardoor ook de financiële afhandeling van het inkoopproces wordt ondersteund.
Kan ik contracten centraal beheren in de Procurement Module?
Ja. Alle contracten, verplichtingen en inkoopafspraken worden centraal vastgelegd, waardoor je altijd inzicht hebt in lopende verplichtingen en contractafspraken.
Geeft de Procurement Module inzicht in budgetuitputting?
Ja. Budgethouders kunnen gebruikmaken van een online budgetmonitor die real-time inzicht geeft in de actuele budgetuitputting.
Kunnen medewerkers zelf goederen en diensten aanvragen?
Ja. Medewerkers kunnen eenvoudig goederen en diensten aanvragen via het systeem, waarna de aanvraag ter goedkeuring wordt aangeboden aan de budgethouder.
Voorkomt de Procurement Module onverwachte uitgaven?
Ja. Door contracten, verplichtingen en budgetten vooraf vast te leggen en te controleren, worden ongewenste en onvoorziene uitgaven zoveel mogelijk voorkomen.
Worden inkoopfacturen digitaal verwerkt?
Ja. De oplossing ondersteunt de digitale verwerking van inkoopfacturen en de bijbehorende goedkeuringsprocessen.
Ondersteunt de Procurement Module contractbewaking?
Ja. Met de contractmonitor kun je contracten bewaken op onder andere signaleringsdata, prolongatiedata, einddata en opzegtermijnen.
Is de Procurement Module alleen geschikt voor factuurverwerking?
Nee. De oplossing ondersteunt niet alleen factuurverwerking, maar ook contractbeheer, bestelprocessen, budgetbewaking en ontvangstregistratie.
Moet een bestelling altijd eerst worden goedgekeurd door een budgethouder?
Ja. Het proces is ingericht zodat budgethouders aanvragen kunnen beoordelen en fiatteren voordat bestellingen worden geplaatst.
