Groeispurt
Omdat Rijs Textiles een grotendeels digitaal opererende onderneming is, is het functioneren van de technische infrastructuur van groot belang. Iedere minuut dat de website offline is of de achterliggende techniek niet werkt, betekent dat er inkomsten worden misgelopen.
Door de groeispurt die het bedrijf sinds de oprichting doormaakte, groeide ook de IT-omgeving uit zijn jasje en voldeed deze niet langer aan de vereiste capaciteit. Daarnaast waren een aantal processen aan vervanging toe.
Tim Rijs, oprichter en directeur van Rijs Textiles, was zich hiervan bewust:
“Door onze explosieve groei moesten een aantal processen gemoderniseerd en geautomatiseerd worden. De honderden orders en facturen die dagelijks vanuit alle hoeken van Europa binnenkwamen, werden namelijk nog handmatig ingevoerd.”
Daarnaast bestond het plan om een nieuw logistiek systeem te introduceren, waarin gebruik wordt gemaakt van draadloze handscanners. Naast deze aanpassingen gaf Rijs aan behoefte te hebben aan volledige ontzorging van zijn IT-omgeving:
“We waren niet alleen toe aan een moderne infrastructuur, maar we wilden ook geen omkijken hebben naar de achterliggende techniek, zodat we ons volledig kunnen richten op onze corebusiness.”
We hadden niet alleen behoefte aan een moderne infrastructuur, maar we wilden ook ontzorgd worden, zodat we ons volledig met onze corebusiness bezig kunnen houden
Tim Rijs
Exact Globe in de cloud
Om de bedrijfsprocessen te moderniseren zocht Rijs naar een geïntegreerd systeem dat antwoord kon geven op de vraagstukken waar de organisatie mee speelde. Rijs besloot daarom de hulp van Exact Software in te schakelen.
Na een oriënterend gesprek waarin de klantwensen werden besproken, startte Walther van Gool, Sales Consultant, met een uitgebreide situatieanalyse, waarin huidige en toekomstige werkprocessen onder de loep werden genomen. Op basis van deze analyse en de klantwensen werden een aantal opties geëvalueerd.
Samen met Van Gool kwam Rijs tot de conclusie dat Exact Globe de meest geschikte oplossing was. Exact Globe is een door Exact Software ontwikkeld bedrijfssoftwarepakket dat een totaaloplossing biedt voor uiteenlopende financiële en logistieke processen.
Naast een nieuw ERP-systeem was Rijs ook op zoek naar een manier om zijn organisatie te ontzorgen. Van Gool en Rijs waren het er snel over eens dat een cloudoplossing de juiste manier is om dit te realiseren. Daarom werd besloten om de hulp van Parentix in te schakelen.
Parentix is specialist in het beheer van Exact-software in de cloud. Door gebruik te maken van de diensten van Parentix kan Rijs Textiles al haar systemen laten draaien op externe, door Parentix beheerde servers. Zij nemen tevens het beheer en de monitoring van alle soft- en hardware uit handen en zorgen ervoor dat de laatste updates worden uitgevoerd.
Rijs: “Het voordeel van Parentix is dat zij een volledig dienstenpakket bieden. Ze nemen het volledige beheer van ons over. Wij hoeven lokaal geen server te draaien en hebben geen omkijken naar onze technische omgeving. Daarnaast kunnen we maandelijks op- en afschalen indien nodig en we kunnen op ieder moment contact met ze opnemen als zich iets voordoet.”
Implementatie
Een implementatie als deze vraagt om korte lijnen en duidelijke communicatie. De samenwerking verliep gelukkig vanaf het eerste gesprek erg soepel.
Rijs: “Ik kon tijdens de samenwerking rekenen op veel betrokkenheid. Het was mij direct duidelijk dat de mensen pas tevreden zijn als ik dat ook ben.”
Walther van Gool: “Er was eigenlijk direct een klik na het eerste contact, omdat ik zelf ook een verleden heb in de textiel- en fourniturenhandel. Ik vond het erg interessant om te zien hoe Rijs Textiles in slechts drie jaar tijd is uitgegroeid tot een organisatie met klanten in heel Europa. Het was voor ons een mooie uitdaging om ervoor te zorgen dat de IT-omgeving kan meegroeien met de huidige status van de organisatie.”
Het oude systeem bestond uit een aantal simpele tools die niet met elkaar synchroniseerden. Deze eenvoudige infrastructuur moest plaatsmaken voor een volledig geïntegreerd ERP-systeem dat op een externe cloudserver beschikbaar werd gesteld. Nadat de knoop was doorgehakt en er werd gekozen voor Exact Globe vanuit een cloudomgeving, gingen de drie partijen om de tafel zitten om de verdere invulling te bespreken. Daarna werden de benodigde licenties aangevraagd en kon daadwerkelijk gestart worden met het implementatietraject.
Waar Qexpertise het eerste aanspreekpunt was richting Rijs Textiles, zorgde Parentix op de achtergrond ervoor dat alle technische voorzieningen werden geïnstalleerd op een door hen beheerde cloudserver. Parentix hield zich bezig met zaken zoals het installeren van de software, het migreren van de data uit de oude database naar het nieuwe systeem, het aanmaken van de juiste gebruikers en het op maat maken van het systeem voor de specifieke behoeften van Rijs Textiles.
Vervolgens kon Qexpertise aan de slag met de functionele inrichting van de software. Deze duidelijke taakverdeling zorgde ervoor dat de transitie naar de cloud erg soepel verliep.
Maatwerk
Naast de implementatie van Exact Globe waren er een aantal maatwerkoplossingen nodig. Zo moest er een koppeling worden gemaakt tussen de webshops – die op een externe cloudserver worden gehost – en de database die door Parentix wordt beheerd.
Ook moest een nieuwe verzendoplossing, Transsmart, worden geïntegreerd met het nieuwe ERP-systeem. Daarnaast wilde Rijs gaan werken met een nieuw orderpicksysteem met handscanners, om het logistieke proces te versnellen.
Rogier van Nimwegen, Sales Manager bij Parentix:
“Dit soort maatwerkoplossingen vragen om flexibiliteit van de technische partner. Door de kennis en ervaring die wij hebben op het gebied van Exact-software en onze nauwe band met de softwareleveranciers, wisten wij wat we moesten doen om aan deze specifieke verzoeken te voldoen.”
Een voorbeeld van een opdracht die om extra aandacht vroeg, was het koppelen van de handscanners en printers in het magazijn van Rijs Textiles aan de database op de server van Parentix. Hierbij is het belangrijk dat de juiste scanners worden geselecteerd, de wifi-verbinding sterk genoeg is en dat er een VPN-verbinding tussen de printers en de database wordt gerealiseerd.
Resultaat & Toekomst
Rijs: “We zijn erg te spreken over het resultaat. Met de nieuwe infrastructuur kunnen we meer orders afhandelen, met minder personeel. Daarnaast zijn de foutmarges flink gereduceerd en hebben we een beter overzicht over de voorraad, waardoor we beter kunnen inspelen op eventuele piekmomenten.
Een voorbeeld van het succes van de implementatie is de afhandeling van internationale facturen. Waar we voorheen de btw-percentages zelf moesten berekenen, is de nieuwe tool in staat om automatisch te detecteren waar de factuur vandaan komt, zodat de juiste btw-code direct wordt geladen. Daarnaast hoeven we ons dankzij de service van Parentix geen zorgen meer te maken over het functioneren van onze IT.”
Ook in de komende jaren verwachten we te blijven groeien, dus zullen we de huidige functionaliteiten van onze IT hoogstwaarschijnlijk binnenkort weer moeten uitbreiden. Onze samenwerking is er één voor de lange termijn”, aldus Rijs.
Van Nimwegen: “De optimalisatie van de technische infrastructuur is een continu proces. We zullen daarom zonder twijfel met elkaar in gesprek blijven.”