De krachtige combinatie tussen Exact en Waada
In 2016 werkte Waada al met de software van Exact en zijn ze bij Alistar uitgekomen om verder te optimaliseren. Jennifer Sonke: ‘De eerste wens was om onze hoofdprocessen in Exact — facturatie, urenregistratie en inkoop — verder te optimaliseren en automatiseren. We hebben onze eigen kennis mooi kunnen combineren met die van Alistar om stap voor stap nieuwe systemen te introduceren en workflows uit te breiden.’
Vanuit haar expertise weet Jennifer hoe de processen moeten lopen. De samenwerking is een essentieel onderdeel om dit vorm te geven. ‘Ik waardeer de klik die er is met de consultants. Ze kennen de omgeving, waardoor ik makkelijk kan schakelen om stappen te maken. Het is fijn om samen te werken met een partij die mijn ideeën omzet in realiteit en mij soms ook terugduwt om het realistisch te houden,’ aldus Jennifer.
Een SLA voor een transparante samenwerking
Waada heeft een SLA afgesloten om goede afspraken te maken over het serviceniveau. Door de SLA werken zij proactief samen met Alistar om hun omgeving te monitoren. ‘De SLA garandeert dat wij dezelfde contactpersonen hebben en zorgt voor een soepele samenwerking. Ik krijg nu een maandelijkse rapportage van onze omgeving en kan snel ingrijpen als bijvoorbeeld onze database te snel groeit,’ zegt Jennifer.
Ze ziet dat de meerwaarde vooral op de lange termijn zichtbaar wordt: ‘We waren in het begin sceptisch over de kosten tegenover de waarde. Nu zien we dat we sneller kunnen schakelen en verstoringen voor zijn. De waarde van deze SLA zit voor ons vooral in het persoonlijke contact; het is fijn om een vast aanspreekpunt te hebben voor alle processen.’
“We zijn in 2016 begonnen met kleine stappen, maar door de jaren heen hebben we samen een robuust systeem neergezet.”
Jennifer Sonke
Workflows van planning tot facturatie
De omgeving van Waada bestaat uit een totaaloplossing met onder andere Exact Globe en Scan Sys voor de financiële administratie en facturatie, Exact Synergy voor het vastleggen van alle workflows en Power BI om alle data om te zetten in inzichten.
De visie van Jennifer is dat een systeem complexe processen simpel moet maken voor de gebruikers: ‘Automatiseren is standaardiseren. We zijn begonnen met het volledig koppelen van het proces van het sluiten van een deal tot de facturatie via verschillende workflows in Synergy. Het integreren van onze processen was daarbij het eerste doel, nu ligt de focus meer op het eenvoudig en gebruiksvriendelijk houden ervan.’
Met een volledig geïntegreerd proces ligt de focus bij Waada op verdere automatisering en verbetering: ‘Onze medewerkers zijn de belangrijkste schakel in ons proces. Zij hebben een systeem nodig dat het makkelijk maakt om hun werk te doen. Daarom monitoren we continu of we onnodige stappen kunnen verwijderen en inefficiënties kunnen automatiseren.’
Het resultaat van de samenwerking
In de loop der jaren hebben Waada en Alistar tal van automatiseringsuitdagingen overwonnen en het resultaat mag er zijn! ‘Onze focus is verschoven van puur systeemgebruik naar procesoptimalisatie. We kijken nu meer naar hoe het systeem het bedrijfsproces ondersteunt in plaats van andersom. Een concreet voorbeeld is dat we een volledig geïntegreerd proces hebben, waarbij het facturatieproces is teruggebracht van twintig kliks naar vijf.’
In de toekomst blijft de focus van Waada op het verder ontwikkelen van de processen: ‘Ik ben trots op de omgeving die we samen hebben neergezet. De mogelijkheden van Exact worden voor ons steeds beter zichtbaar, waardoor we het steeds makkelijker kunnen maken voor onze mensen.’
De samenwerking tussen Waada en Alistar heeft geleid tot een efficiëntere, schaalbare en toekomstbestendige organisatie. Dankzij automatisering, een strategische SLA en voortdurende optimalisatie heeft Waada niet alleen de processen verbeterd, maar ook een solide basis gelegd voor verdere groei.
Over Waada the Movement
Waada the Movement is een dynamische en groeiende organisatie die zich richt op het versnellen van innovatie en het verbeteren van efficiëntie binnen bedrijven. Als moederbedrijf van merken zoals Prowareness, DevOn en Xeleron heeft Waada meerdere merken met een eigen focus en propositie. Deze merken combineren hun expertise in technologie, data en talentmanagement met een Agile-gedreven aanpak.
Wil je net als Waada the Movement aan de slag om om processen te integreren en verder te automatiseren?
We denken graag met je mee!