De vierde generatie aan het roer van Wijnhuis Bollaert
We gingen in gesprek met Alessandro Bollaert, COO van Wijnhuis Bollaert, over hoe digitalisering en software bijdragen aan een efficiëntere werking en een sterkere klantenervaring. In de mooie winkel in Merelbeke, een echt belevingscentrum, kunnen ook particuliere klanten terecht voor advies en aankopen, maar dat is niet de kernactiviteit van het bedrijf, dat sinds 1935 bestaat en waar intussen de vierde generatie aan zet is.
De retailsector verandert in snel tempo. Klanten verwachten vandaag niet alleen een kwalitatief aanbod, maar ook gemak, snelheid en een sterke beleving, zowel online als offline. Die evolutie dwingt retailers om zich voortdurend aan te passen en hun werking slimmer te organiseren. Voor Wijnhuis Bollaert, een familiebedrijf met een rijke geschiedenis en een passie voor wijn, vormt die verandering geen bedreiging maar een kans.
Hoe service, assortiment en prijs de groei van Wijnhuis Bollaert versnellen
“We zijn importeur en distributeur van wijnen en sterkedranken voor heel België. Tot voor enkele jaren concentreerden we ons vooral op Oost- en West-Vlaanderen, maar we zijn sindsdien snel kunnen doorgroeien naar de andere provincies in het hele land. We hebben de focus verlegd van horeca naar groothandelaars en cavisten, die op hun beurt de horeca bedienen. Met die nieuwe focus konden we sterker groeien: je verkoopt niet langer per kist, wel per pallet. We beleveren ook retailers als Delhaize, Carrefour, Spar, Jumbo, Intermarché…”
De sterke groei kwam er mede dankzij een focus op service, assortiment en prijs. “In wijn is er weinig prijsdruk, omdat we exclusieve domeinen aanbieden. Dat is anders in de markt van de sterke dranken, waar de prijzen door iedereen gekend zijn. We negotiëren met alle importeurs van drankenmerken. Vandaag hebben we een catalogus van ongeveer 6400 artikelen, waarvan we 95% ook online verkopen via ons gebruiksvriendelijk bestelportaal.” Dat portaal speelt een cruciale rol in het succes van het bedrijf.
Minder fouten en lagere werkdruk dankzij een digitaal bestelplatform
Het grote voordeel? “Met zo’n platform leg je de verantwoordelijkheid van de bestelling bij de klant. Wanneer je zoals vroeger bestellingen gaat noteren per telefoon of via e-mail, dan zijn fouten haast onvermijdelijk.
Ook de werkdruk verlaagt: we hebben sinds de lancering al een goeie 7000 orders via ons portaal verwerkt, en ik denk dat we zonder dat portaal twee extra krachten op kantoor zouden nodig hebben om dat allemaal te verwerken.”
Alessandro Bollaert – Wijnhuis Bollaert
Professionele klanten kunnen inloggen om toegang te krijgen tot hun assortiment en hun bestellijsten. Het werkt net als bij een platform als bol of Amazon: klanten zien hun dashboard met bestellingen, verzendingen en facturen… Naargelang ze retailer, groothandel of horeca zijn, krijgen
Alle bedrijfsprocessen gedigitaliseerd met Drinkmaster365 en Business Central
Voor het digitaliseringsproject deed Bollaert beroep op IT-partner Alistar. Centraal staat de bedrijfssoftware Drinkmaster365 gebaseerd op Business Central van Microsoft, vertelt retailexpert Jany Schamelhout. “Van hieruit digitaliseren we alle bedrijfsprocessen, van inkoop tot verkoop. Het systeem leest de data automatisch in, houdt de voorraad en de boekhouding up to date. Daarbovenop hebben we specifieke add-ons ontwikkeld voor de dranken- en retailsector: denk aan accijnzen, leeggoed, promoties, prijzen… Alles zit in de cloud, je zit nooit op een verouderd systeem.”
Hoe AI de drankenhandel efficiënter maakt
AI neemt binnen dit proces een steeds belangrijkere rol op. “Zo herkent het systeem automatisch nieuwe prijslijsten die we krijgen van onze leveranciers waardoor we efficiënt prijsaanpassingen kunnen doorvoeren en nieuwe artikelen eenvoudig kunnen toevoegen.
Stuurt een klant een e-mail met de vraag om bijvoorbeeld tien dozen witte wijn te bestellen, dan raadpleegt het systeem automatisch de bestelhistoriek van die klant. Op basis daarvan wordt de juiste artikelreferentie voorgesteld, zonder manuele opzoekingen.
De bestelling wordt vervolgens opgevolgd door een Sales Agent in Business Central: een virtuele commerciële medewerker die instaat voor het verwerken, controleren en opvolgen van verkooporders binnen het ERP-systeem.
Door repetitieve handelingen te automatiseren, worden manuele acties tot een minimum beperkt en kunnen medewerkers zich focussen op klantgericht werk en andere taken met meer toegevoegde waarde.
Klanten ontzorgen met verdere automatisering en nieuwe digitale tools
Bollaert is in zijn sector een voorloper op dit vlak, terwijl veel andere bedrijven nog op de traditionele wijze werken, wat een concurrentievoordeel is. Toch houdt het hier nog lang niet op. Het wijnhuis bekijkt hoe het klanten nog verder kan ontzorgen. Op de planning staan onder andere een promotiemodule in het bestelportaal, logins voor externe gebruikers, zoals vertegenwoordigers van de drankenmerken, het berekenen van leveringskosten op basis van postcodes, en het verder automatiseren van het magazijn met barcodescanners voor het inventariseren en orderpicken.
Chauffeurs op de baan krijgen straks een tablet mee voor het digitaal aftekenen van de leveringsnota’s. Zo hoeft de administratie niet te wachten op de fysieke leveringsnota om de data te verwerken en kan de factuur kan meteen worden verstuurd. Klanten zullen dan ook kunnen zien waar de vrachtwagen onderweg is. In de winkel, die al voorzien is van digitale schaplabels, komt er ook een nieuw kassasysteem.
Innovaties die het groeipotentieel van Wijnhuis Bollaert versterken
Deze innovaties moeten Wijnhuis Bollaert in staat stellen om te blijven groeien in moeilijke macro-economische tijden. “De drankensector ligt onder vuur, alcohol staat in een slecht daglicht. Jongere generaties drinken minder, bewuster of helemaal geen alcohol. We voelen die impact, maar we voelen ons goed gewapend. We zien de sterke opmars van alcoholvrije dranken, waar we goed op inspelen: we zijn jaren terug al op zoek gegaan naar de beste alcoholvrije alternatieven. We hebben een heel mooi assortiment alternatieven voor wijnen, aperitieven en sterke dranken.”
“We moeten erover blijven waken dat we ‘top of mind’ zijn bij onze klanten,” besluit Bollaert. “We zien nog sterk groeipotentieel in de retail terwijl de horeca het wat moeilijker heeft. De mond-aan-mondreclame is ons krachtigste marketingwapen. Een belangrijke troef zijn de exclusiviteiten die we invoeren. Ook het feit dat we nog steeds een familiebedrijf zijn, doet veel. We zijn met zeven Bollaerts actief in de zaak: ik hou me bezig met het dagelijks beleid, mijn vader is nog actief met wijninkoop en mijn broer doet de administratieve dienst samen met mijn moeder. Mijn oom en zijn zoon zijn verantwoordelijk voor de logistiek, en mijn tante staat mee in de winkel. We hebben in totaal 29 mensen in dienst.”
Dankzij performante IT-systemen is er een sterke en schaalbare basis gelegd voor verdere groei.
Benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw retailzaak?
Neem contact met ons op of lees meer over onze retailoplossingen.