“Bij ZHD werken 85 medewerkers. Alleen ik, als controller, samen met twee boekhouders en de financieel directeur, hebben toegang tot Exact Globe. In Exact Globe registreren wij onze debiteuren en crediteuren. Daarnaast verwerken we onze inkoop- en verkoopfacturen en voeren we onze volledige financiële administratie en salarisadministratie.
Met name het vastleggen van de grote hoeveelheid unieke artikelen was een complex proces. Alistar heeft hiervoor maatwerk ontwikkeld. Artikelen worden aangemaakt aan de hand van drie kenmerken: ‘van’, ‘naar’ en ‘soort’. De kenmerken ‘van’ en ‘naar’ hebben elk twaalf keuzemogelijkheden. Bij ‘soort’ kan worden gekozen uit bulkgoederen, zoals zand of kolen, maar ook uit containers of stukgoed. Daarnaast zijn er nog diverse andere opties beschikbaar.
Dankzij deze maatwerkoplossing is deze complexe materie overzichtelijk en eenvoudig te beheren geworden.”
De samenwerking tussen de projectleider, consultant en supporter van Alistar verloopt uitermate goed!
Zeehavenbedrijf Dordrecht
Synergy regelt hier alles
“Daarnaast hebben we nog een uitdaging: in totaal beschikken we over zestien administraties. De grote uitdaging daarbij is het beheren van klant- en artikelgegevens over al deze administraties heen. Met CMDM (Central Master Data Management) beschikken we over één centrale bron waarin we alle stamgegevens, zoals klant- en artikelgegevens, vastleggen.
Per divisie kunnen deze gegevens echter verschillen. Zo kan een relatie in meerdere administraties voorkomen met een andere codering. Het grote voordeel van Exact Synergy in combinatie met CMDM is dat we een klant slechts één keer centraal hoeven vast te leggen. Vervolgens hoeven we alleen de afwijkingen per divisie te beheren. Dit bespaart veel invoerwerk en dat is precies de kracht van Exact Synergy in combinatie met CMDM.”
“Voordat we met Exact Synergy werkten, beheerden we projecten in Excel. Vooral het genereren van overzichten was destijds een tijdrovende klus. Bestanden moesten vanuit verschillende locaties worden verzameld en samengevoegd tot één rapportage. Dit kostte veel tijd en bovendien was de informatie niet altijd volledig. Daarom hebben we ervoor gekozen om naast Exact Globe ook met Exact Synergy te gaan werken.
De integratie tussen Exact Globe en Exact Synergy werkt uitstekend. Intern noemen wij Synergy ‘STEVE’, een afkorting die is afgeleid van de Engelse term voor onze overslagbranche: ‘stevedoring’.
Inmiddels werken twintig medewerkers met Exact Synergy. Het genereren van overzichten is daardoor aanzienlijk eenvoudiger geworden. Met de rapportagetool Sumatra kunnen we alle gewenste informatie uit Synergy halen. Dankzij Fusion zijn de Sumatra-rapportages beschikbaar binnen Synergy voor iedere Fusion-gebruiker, oftewel alle Synergy-gebruikers.
Afhankelijk van de rollen en rechten van een medewerker kunnen rapportages worden geraadpleegd. Welke rapportages zichtbaar zijn, wordt centraal vastgelegd in Exact Synergy. Hierdoor is onderhoud binnen Sumatra niet langer nodig. Dat werkt bijzonder efficiënt wanneer bijvoorbeeld een nieuwe medewerker in dienst treedt. We maken alleen een medewerkerskaart aan en koppelen daar de juiste rollen en rechten aan. Vervolgens krijgt de nieuwe collega automatisch alleen de rapportages te zien die voor hem of haar relevant zijn.”
De projectadministratie is heel belangrijk; elk schip is immers een project
“Zodra een schip wordt aangemeld voor binnenkomst, maken wij een projectkaart aan. Vervolgens plannen we de benodigde middelen en medewerkers in. Alle relevante gegevens worden als documenten aan het project gekoppeld, zodat alle informatie altijd eenvoudig kan worden teruggevonden.
Gegevens zoals het aantal uren dat een kraan op een schip draait en of er nog andere schepen bij betrokken zijn, leggen we vast via een workflow. Ook het goedkeuringsproces van proeffacturen verloopt tegenwoordig volledig via workflows. Waar we deze proeffacturen voorheen uitprintten en ter ondertekening aanboden, worden nu digitale verzoeken aangemaakt. Deze verzoeken worden automatisch verdeeld over de workflows van de betrokken projectmedewerkers.
Na controle worden de verzoeken goedgekeurd en voorzien van een digitale handtekening. Zodra alle verzoeken zijn geaccordeerd, worden ze definitief verwerkt en opgenomen in de financiële administratie.”
De hoeveelheid unieke artikelen vastleggen was een complex proces: Alistar heeft hiervoor een stuk maatwerk gebouwd.
Zeehavenbedrijf Dordrecht
100% controle door de manier van werken
“Dankzij Exact Globe, Exact Synergy en het gerealiseerde maatwerk zijn de administraties van onze diensten, artikelen en processen gestandaardiseerd en vastgelegd in duidelijke procedures. Omdat alle gegevens in één centrale database zijn opgeslagen, kunnen we eenvoudig rapportages genereren.
De informatie is overzichtelijk, actueel en toegankelijk voor iedereen die daarvoor de juiste rechten heeft. Met deze werkwijze realiseren we volledige controle over onze processen. Zodra een factuur niet wordt goedgekeurd, kan deze niet verder door de workflow worden verwerkt.
Daarnaast besparen we aanzienlijk op papierverbruik. Door onze processen op deze manier te automatiseren, hoeven we proeffacturen niet langer uit te printen en fysiek te laten ondertekenen. Het volledige goedkeuringsproces verloopt nu digitaal.”
Alistar is al jarenlang onze vaste IT-partner
“Alistar is al jarenlang onze vaste IT-partner. Zolang ik hier werk, werken wij samen met Alistar en dat is geheel naar tevredenheid. De samenwerking tussen de projectleider, consultant en supportmedewerker verloopt uitermate goed. Als ik ergens mee zit en een e-mail stuur, word ik soms zelfs om acht uur ’s avonds nog geholpen. Daar word ik heel blij van!”