Zuyd Hogeschool

De financiële totaaloplossing van Alistar 

Afgelopen jaar is er samengewerkt met Zuyd Hogeschool. Zij hebben vestigingen in Heerlen, Sittard en Maastricht en behoren met ruim 14.000 studenten en 1.850 medewerkers tot de middelgrote hogescholen van Nederland. Via een aanbesteding zochten zij een nieuwe implementatiepartner voor hun financiële administratiepakket en voor het eenvoudig bijhouden van uren.

Een spannend traject, waarbij uiteindelijk Alistar werd gekozen als partner. Hoe dit traject is verlopen en wat de samenwerking zo prettig maakte, bespreken we met Raymond Slijpen, informatieprofessional bij Zuyd Hogeschool.

Flexibel vanaf het begin

Raymond werkt inmiddels 12,5 jaar bij Zuyd Hogeschool en is vanaf het begin betrokken geweest bij de aanbesteding en het implementatietraject. Raymond vertelt: “We werkten met Microsoft Dynamics, een versie uit 2009. Deze werd niet meer ondersteund en voldeed ook niet meer aan onze wensen, dus gingen we aanbesteden. We kregen een aantal kandidaten en dan kies je de partner die op dat moment het beste lijkt. Het is best een klus om alle plussen en minnen tegen elkaar af te wegen. Ik zeg ook bewust ‘op dat moment’, want bij een demo kan het nog zo’n goed verhaal zijn, de praktijk zal uitwijzen of het ook echt goed is. Het werd dus Exact met Alistar als implementatiepartner. Het team van Alistar dacht vanaf het begin mee en stelde zich heel flexibel op.”

“Het demoteam was ook het implementatieteam, dat was heel prettig.”

Raymond Slijpen

Flexibele implementatie 

Bij de vraag wat meespeelde bij de keuze voor Alistar, is Raymond helder: “De flexibiliteit en het meedenken van het team, vanaf het begin. En natuurlijk de eerste indruk van degenen die de demo gaven. Het voelde meteen prettig en zij deden uiteindelijk ook de implementatie; dat was mooi meegenomen. Het meedenken begon ook al direct. Wij gebruiken bijvoorbeeld projecten niet in de zin waarvoor de projectmodule eigenlijk bedoeld is, met als uiteindelijke doel het versturen van facturen; wij gebruiken het puur voor registratie van kosten en uren waar een subsidie tegenover staat. Dat is natuurlijk afhankelijk van vele voorwaarden en daar dacht Alistar echt goed in mee. Zij waren bovendien op de hoogte van de regels.”

Exact Financials en de Uren-module

Zuyd Hogeschool werkt nu met Exact Financials en de urenmodule van Alistar on top of Exact. In het softwarelandschap van Zuyd Hogeschool is Exact Financials de kern en van daaruit kan eenvoudig worden gekoppeld met bijvoorbeeld inkoopsoftware, externe HR-modules en leerlingsystemen. Het koppelt tweezijdig, waardoor weinig handwerk vereist is.

De financiële administratie van de hogeschool is uitdagend, met drie btw-regimes. Het onderwijsregime is 0 procent, daarnaast is er het reguliere percentage en prorata-afspraken die Zuyd Hogeschool heeft.

“Samen met een consultant van Alistar is de uren-module eigenlijk precies aangepast naar de wensen van Zuyd”.

Zuyd Hogeschool

De Uren App on-top-of Exact

Uren schrijven is altijd uitdagend; over het algemeen heeft men daar geen zin in of voelt het als een controle. Hoe is het tijdens de implementatie gelukt om de medewerkers van Zuyd Hogeschool hiermee te laten werken? Raymond vervolgt zijn verhaal:

“Samen met een consultant van Alistar is de urenmodule eigenlijk precies aangepast naar de wensen van Zuyd. Wij willen namelijk ook dat de medewerkers alleen de projecten zien waar ze tijd op mogen schrijven. En dat dan ook nog conform hun aanstellingsuren. Stel, iemand heeft een aanstelling van 1 FTE en dit staat gelijk aan 36 uur, dan moet er een controle op zitten dat hij ook minstens 36 uur in die week invult en dat er daarnaast een controle is dat die aanstelling in de tussentijd niet ergens gewijzigd is. Het terugschrijven kan bij ons tot vier weken terug en op de achtergrond wordt dit allemaal gecontroleerd op aanstelling en uurtarief. Wij moeten voldoen aan subsidievoorwaarden en het was ontzettend puzzelen om dit op te lossen.

Alistar heeft hierin heel goed geadviseerd en het dus volledig op maat gebouwd. De medewerkers die nu nog tijd moeten schrijven, zijn de mensen die aan subsidieprojecten werken en zij zien echt de nut en noodzaak ervan in. Deze mensen hebben meegetest in de eerste ronde en in de tweede ronde meegekeken of de zaken ook echt goed stonden. Dat zorgt voor draagvlak en enthousiasme.”

Impact en voordelen van de implementatie

“Microsoft Dynamics werd dus Exact Financials met daaraan de urenmodule van Alistar gekoppeld. Hoeveel impact had deze implementatie? Raymond: ‘Het is en blijft een boekhoudsysteem; je hebt debiteuren, crediteuren en een grootboekrekeningschema en er moeten boekingen worden gedaan, dus dat blijft hetzelfde. De manier waarop is alleen wel enorm veranderd. Het grootste voordeel is de tijdwinst; de handmatige handelingen zijn voor 90% verdwenen. Doordat Exact Financials met alle andere modules koppelt, bespaar ik veel tijd. Zo moest ik voorheen in ons inkoopsysteem alle standaarden handmatig invoeren, omdat er geen koppeling was. Dat is nu dus opgelost.’”

Bijzonderheden aan het traject

“Het was een bijzondere tijd, midden in een pandemie”, benadrukt Raymond. “Door corona is de implementatie voor 95% via Microsoft Teams gegaan. Dat is heel bijzonder, want zo hadden we het niet bedacht. Uiteindelijk heeft het nog steeds niet de voorkeur en schakelt het natuurlijk een stuk sneller als je elkaar gewoon in het echt ziet, maar door de projectstructuur die was opgezet, verliep het ontzettend soepel.

Zo hadden we iedere week een overleg waarin we keken waar we stonden in de planning en wat er die week gedaan zou worden. Het was duidelijk wie het aanspreekpunt was vanuit Alistar en ook vanuit Zuyd; deze twee medewerkers fungeerden beide als een soort ‘vliegende keep’. In de structuur was dus ruimte voor flexibiliteit. Het is eigenlijk een heel duidelijk verhaal: we waren op tijd klaar en alles was helder.”

Wensen voor de toekomst 

“Raymond geeft aan dat het aanbestedingstraject behoorlijk wat impact heeft gemaakt qua tijd. Ook het feit dat het voornamelijk via Teams verliep, maakte de dagen inspannender. ‘Qua concentratie is het pittiger om de hele dag via een scherm te communiceren dan wanneer je bij elkaar zit. Voor nu is het vooral belangrijk om goed te leren werken met de geïmplementeerde software en daar na een jaar de balans van op te maken. Verder zijn we ook nog bezig met het toepassen van single sign-on; dat traject loopt nog. Als ook dat is geïmplementeerd, zijn we echt goed voorzien van optimale financiële software.’

‘De conclusie is dat we gewoon heel tevreden zijn over hoe het gegaan is en hoe het verlopen is. Vooral de medewerking van de medewerkers van Alistar maakte het tot een heel prettig project. Er zullen altijd uitdagingen zijn bij een voorstel, maar dan ga je met elkaar in gesprek en kom je eruit. Een project op afstand is prima te doen, maar de uiteindelijke overdracht hebben we gelukkig wel op locatie gevierd. Met een stukje vlaai, uiteraard.’”

Over Zuyd Hogeschool

Zuyd Hogeschool is een instituut voor het hoger beroepsonderwijs in het Nederlandse Zuid-Limburg met locaties in Heerlen, Maastricht en Sittard en heeft samen 29 academies. Het college van bestuur zetelt in Heerlen.  www.zuyd.nl