Slimme factuurverwerking
Controleer en fiatteer facturen sneller
Met Merge & Mail voeg je originele inkoopfacturen samen in volgorde van betalingsadvies en combineer je deze tot één pdf-document dat je per mail ontvangt. Merge & Mail stelt je in staat een uitdraai te maken van alle facturen die gerelateerd zijn aan een betaalbatch.
Optimaliseer het proces
Binnen jouw organisatie worden de te verrichten betalingen gecontroleerd aan de hand van de originele inkoopfacturen. Dit kost op dit moment veel tijd, omdat voor iedere betaling de juiste inkoopfactuur opgezocht moet worden.
Digitaal fiatteren
Met de module E-Cashflow worden betaalbestanden met inkoopfacturen naar de bank gestuurd. Deze inkoopfacturen worden doorgaans gefiatteerd door iemand die daarvoor gemachtigd is.
Daarnaast bestaat er ook een module waarmee inkoopfacturen worden gescand, als PDF worden opgeslagen in Exact Globe en vervolgens worden gelinkt aan een inkoopboeking. Wanneer je hierover beschikt, kan de fiattering ook digitaal plaatsvinden met Merge & Mail.
Wie zijn onze klanten?
Wij werken onder andere voor de volgende klanten. Een selectie van organisaties die vertrouwen op onze expertise.
Hoe werkt Merge & Mail?
Met Merge & Mail wordt een overzicht getoond van aangemaakte bankbestanden én gefiatteerde betalingen die nog niet in een batch zijn opgenomen. Na het kiezen van een batch worden alle PDF’s uit de database gehaald en samengevoegd tot één grote PDF. Vervolgens wordt er een e-mail aangemaakt met daarin een hyperlink naar deze nieuwe PDF.
De facturen in de nieuwe PDF hebben dezelfde sortering als de betalingen in het bankbestand. Statusdocumenten (HTML) die door Elvy in Exact zijn gezet, kunnen worden toegevoegd, zodat zichtbaar is wie gefiatteerd heeft. Een gebruiker kan vervolgens het e-mailadres of de e-mailadressen van de persoon die de betalingsbatch moet goedkeuren invullen, waarna het bericht wordt verstuurd.
Belangrijke voordelen
Met Merge & Mail wordt het controleren en fiatteren van betalingen aanzienlijk eenvoudiger. Alle inkoopfacturen die bij een betaalbatch horen worden automatisch verzameld en samengevoegd tot één overzichtelijk PDF-document. Hierdoor hoeven medewerkers niet langer handmatig facturen op te zoeken.
Daarnaast blijft de volgorde van de facturen gelijk aan de volgorde van de betalingen in het bankbestand. Dat maakt controles sneller en overzichtelijker. Wanneer fiatteringsinformatie beschikbaar is, kunnen ook de bijbehorende statusdocumenten worden toegevoegd. Hierdoor is direct zichtbaar wie een factuur heeft goedgekeurd.
Belangrijke voordelen van Merge & Mail:
- Overzichtelijke documentatie van betalingen en goedkeuringen.
- Alle facturen van een betaalbatch gebundeld in één PDF;
- Minder tijd kwijt aan het zoeken van documenten;
- Snellere controle van betaalopdrachten;
- Meer inzicht in het fiatteringsproces;
- Digitale verzending via een automatisch aangemaakte e-mail;
Wat levert het op voor uw organisatie?
Merge & Mail helpt organisaties om het betalings- en fiatteringsproces efficiënter te organiseren. Doordat alle relevante facturen automatisch worden verzameld en gebundeld, besteden medewerkers minder tijd aan administratieve werkzaamheden. Hierdoor ontstaat meer ruimte voor werkzaamheden die direct waarde toevoegen aan de organisatie.
Ook neemt de kans af dat documenten over het hoofd worden gezien tijdens de controle van betaalopdrachten. De juiste informatie staat namelijk gebundeld en in de juiste volgorde beschikbaar. Dit zorgt voor meer overzicht en een beter beheersbaar proces.
Voor organisaties die regelmatig betaalruns controleren of laten fiatteren, betekent dit een versnelling van de doorlooptijd en een efficiëntere samenwerking tussen medewerkers, financiële administratie en fiatteurs. Het resultaat is een gestroomlijnd proces met minder handmatig werk, meer inzicht en een hogere productiviteit binnen de financiële administratie.
Benieuwd wat deze oplossing voor jouw organisatie kan betekenen?
Met de juiste oplossing werk je efficiënter, bespaar je tijd en haal je meer waarde uit je bedrijfssoftware. Onze consultants helpen je graag bij het vinden van de beste aanpak.
Vraag een demonstratie aan of neem contact met ons op voor persoonlijk advies.
Linda de Boer – Dijkgraaf
Alistar
Veelgestelde vragen
Ben je benieuwd hoe deze oplossing jouw Exact-omgeving kan versterken? Bekijk hieronder de antwoorden op veelgestelde vragen over de integratie, functionaliteiten en mogelijkheden binnen Exact.
Voegt Merge & Mail originele inkoopfacturen samen tot één PDF-document?
Ja. Merge & Mail haalt de gekoppelde factuurimages op en voegt deze samen tot één PDF-document.
Kan ik met Merge & Mail alle facturen van een betaalbatch in één overzicht bekijken?
Ja. De oplossing maakt een verzameldocument van alle facturen die bij een betaalbatch horen, waardoor controle eenvoudiger wordt.
Worden facturen in dezelfde volgorde geplaatst als in de betaalopdracht?
Ja. De volgorde van de facturen in de PDF komt overeen met de volgorde van de betalingen in het bankbestand of betalingsadvies.
Ontvang ik de samengevoegde PDF automatisch per e-mail?
Ja. Merge & Mail genereert een e-mail met daarin een hyperlink naar de nieuw aangemaakte PDF.
Kan Merge & Mail helpen om het fiatteringsproces te versnellen?
Ja. Doordat alle relevante facturen centraal beschikbaar zijn, hoeft niet meer per betaling handmatig naar de juiste factuur gezocht te worden.
Toont Merge & Mail ook betalingen die al zijn gefiatteerd?
Ja. Ook posten die al zijn gefiatteerd kunnen worden gemerged en beschikbaar worden gesteld voor controle.
Kan Merge & Mail gebruikt worden voor openstaande posten waarvoor nog geen betaalbatch is aangemaakt?
Ja. In dat geval kent de oplossing een fictief batchnummer toe zodat de documenten alsnog verwerkt kunnen worden.
Maakt Merge & Mail een overzicht van zowel bankbestanden als gefiatteerde betalingen?
Ja. Gebruikers krijgen een overzicht van aangemaakte bankbestanden en gefiatteerde betalingen die nog niet in een batch zijn opgenomen.
Is Merge & Mail bedoeld voor het verwerken van verkoopfacturen?
Nee. De oplossing is specifiek ontwikkeld om de controle en fiattering van inkoopfacturen rondom betaalopdrachten te ondersteunen.
Werkt Merge & Mail samen met digitaal fiatteren van inkoopfacturen?
Ja. Wanneer inkoopfacturen als PDF zijn opgeslagen en gekoppeld aan boekingen, kunnen deze ook digitaal worden gefiatteerd in combinatie met Merge & Mail.
Meer weten over Exact-oplossingen in de praktijk? Volg Alistar: Exact op LinkedIn.