Slimme factuurverwerking
Controleer en fiatteer facturen sneller
Met Merge & Mail voeg je originele inkoopfacturen samen in volgorde van betalingsadvies en combineer je deze tot één pdf-document dat je per mail ontvangt. Merge & Mail stelt je in staat een uitdraai te maken van alle facturen die gerelateerd zijn aan een betaalbatch.
Optimaliseer het proces
Binnen jouw organisatie worden de te verrichten betalingen gecontroleerd aan de hand van de originele inkoopfacturen. Dit kost op dit moment veel tijd, omdat voor iedere betaling de juiste inkoopfactuur opgezocht moet worden.
Digitaal fiatteren
Met de module E-Cashflow worden betaalbestanden met inkoopfacturen naar de bank gestuurd. Deze inkoopfacturen worden doorgaans gefiatteerd door iemand die daarvoor gemachtigd is.
Daarnaast bestaat er ook een module waarmee inkoopfacturen worden gescand, als PDF worden opgeslagen in Exact Globe en vervolgens worden gelinkt aan een inkoopboeking. Wanneer je hierover beschikt, kan de fiattering ook digitaal plaatsvinden met Merge & Mail.
Wie zijn onze klanten?
Wij werken onder andere voor de volgende klanten. Een selectie van organisaties die vertrouwen op onze expertise.
Hoe werkt Merge & Mail?
Met Merge & Mail wordt een overzicht getoond van aangemaakte bankbestanden én gefiatteerde betalingen die nog niet in een batch zijn opgenomen. Na het kiezen van een batch worden alle PDF’s uit de database gehaald en samengevoegd tot één grote PDF. Vervolgens wordt er een e-mail aangemaakt met daarin een hyperlink naar deze nieuwe PDF.
De facturen in de nieuwe PDF hebben dezelfde sortering als de betalingen in het bankbestand. Statusdocumenten (HTML) die door Elvy in Exact zijn gezet, kunnen worden toegevoegd, zodat zichtbaar is wie gefiatteerd heeft. Een gebruiker kan vervolgens het e-mailadres of de e-mailadressen van de persoon die de betalingsbatch moet goedkeuren invullen, waarna het bericht wordt verstuurd.
Benieuwd wat deze oplossing voor jouw organisatie kan betekenen?
Met de juiste oplossing werk je efficiënter, bespaar je tijd en haal je meer waarde uit je bedrijfssoftware. Onze consultants helpen je graag bij het vinden van de beste aanpak.
Vraag een demonstratie aan of neem contact met ons op voor persoonlijk advies.
Linda de Boer – Dijkgraaf
Alistar
Veelgestelde vragen
Ben je benieuwd hoe deze oplossing jouw Exact-omgeving kan versterken? Bekijk hieronder de antwoorden op veelgestelde vragen over de integratie, functionaliteiten en mogelijkheden binnen Exact.
Voegt Merge & Mail originele inkoopfacturen samen tot één PDF-document?
Ja. Merge & Mail haalt de gekoppelde factuurimages op en voegt deze samen tot één PDF-document.
Kan ik met Merge & Mail alle facturen van een betaalbatch in één overzicht bekijken?
Ja. De oplossing maakt een verzameldocument van alle facturen die bij een betaalbatch horen, waardoor controle eenvoudiger wordt.
Worden facturen in dezelfde volgorde geplaatst als in de betaalopdracht?
Ja. De volgorde van de facturen in de PDF komt overeen met de volgorde van de betalingen in het bankbestand of betalingsadvies.
Ontvang ik de samengevoegde PDF automatisch per e-mail?
Ja. Merge & Mail genereert een e-mail met daarin een hyperlink naar de nieuw aangemaakte PDF.
Kan Merge & Mail helpen om het fiatteringsproces te versnellen?
Ja. Doordat alle relevante facturen centraal beschikbaar zijn, hoeft niet meer per betaling handmatig naar de juiste factuur gezocht te worden.
Toont Merge & Mail ook betalingen die al zijn gefiatteerd?
Ja. Ook posten die al zijn gefiatteerd kunnen worden gemerged en beschikbaar worden gesteld voor controle.
Kan Merge & Mail gebruikt worden voor openstaande posten waarvoor nog geen betaalbatch is aangemaakt?
Ja. In dat geval kent de oplossing een fictief batchnummer toe zodat de documenten alsnog verwerkt kunnen worden.
Maakt Merge & Mail een overzicht van zowel bankbestanden als gefiatteerde betalingen?
Ja. Gebruikers krijgen een overzicht van aangemaakte bankbestanden en gefiatteerde betalingen die nog niet in een batch zijn opgenomen.
Is Merge & Mail bedoeld voor het verwerken van verkoopfacturen?
Nee. De oplossing is specifiek ontwikkeld om de controle en fiattering van inkoopfacturen rondom betaalopdrachten te ondersteunen.
Werkt Merge & Mail samen met digitaal fiatteren van inkoopfacturen?
Ja. Wanneer inkoopfacturen als PDF zijn opgeslagen en gekoppeld aan boekingen, kunnen deze ook digitaal worden gefiatteerd in combinatie met Merge & Mail.
