Grip op je inkoopproces
Van aanvraag tot betaling in één proces
Een goed ingericht inkoopproces begint vóórdat een factuur binnenkomt. Exact Proquro ondersteunt het volledige Purchase-to-Pay-proces, zodat je aanvragen, goedkeuringen, bestellingen, ontvangsten en facturen vanuit één proces kunt organiseren.
Zo krijg je eerder inzicht in uitgaven en verplichtingen, kun je budgetten bewaken en voorkom je dat inkoop pas zichtbaar wordt op het moment dat de factuur wordt verwerkt.
Grip op uitgaven vóór de factuur binnenkomt
Veel organisaties krijgen pas volledig zicht op een uitgave wanneer de factuur wordt verwerkt. Op dat moment is de bestelling vaak al geplaatst en de financiële verplichting aangegaan.
Met Exact Proquro organiseer je het inkoopproces eerder. Inkoopaanvragen kunnen vooraf worden beoordeeld en goedgekeurd, budgetten worden bewaakt en bestellingen en ontvangsten worden vastgelegd voordat de factuur binnenkomt. Zo ontstaat gedurende het hele Purchase-to-Pay-proces inzicht in wat is aangevraagd, besteld, ontvangen en uiteindelijk gefactureerd.
Wie zijn onze klanten?
Wij werken onder andere voor de volgende klanten. Een selectie van organisaties die vertrouwen op onze expertise.
Van inkoopaanvraag tot betaling onder controle
Exact Proquro ondersteunt het Purchase-to-Pay-proces vanaf de eerste inkoopaanvraag tot en met de verwerking van de factuur. Medewerkers kunnen aanvragen indienen en bestellingen plaatsen binnen vooraf ingestelde budgetten, contracten en autorisaties. Goedkeuringsflows zorgen ervoor dat aanvragen bij de juiste personen terechtkomen.
Na goedkeuring wordt de bestelling vastgelegd en kan ook de ontvangst van goederen of diensten worden geregistreerd. Binnenkomende facturen worden vervolgens gekoppeld aan de bijbehorende bestelling en ontvangst. Zo ontstaat een samenhangend proces waarin je grip houdt op aanvragen, bestellingen, verplichtingen, ontvangsten en facturen.
Ontdek de functionaliteiten van Exact Proquro
Exact WMS biedt functionaliteiten om goederenstromen in het magazijn gericht aan te sturen en te registreren. Van ontvangst en opslag tot voorraadbeheer, orderpicking en verzending: processen worden digitaal ondersteund en voorraadmutaties direct verwerkt in Exact.
Inkoopaanvragen en goedkeuring
Laat medewerkers inkoopaanvragen indienen en stuur deze automatisch langs de juiste goedkeurders op basis van ingestelde autorisaties.
Bestellen
Maak van goedgekeurde aanvragen bestellingen en leg afspraken, leveranciers en uitgaven direct vast binnen het inkoopproces.
Contractmanagement
Beheer contracten centraal en houd zicht op afspraken, looptijden en verplichtingen.
Budgetbewaking
Controleer budgetten al tijdens het aanvragen en bestellen, zodat je eerder inzicht hebt in beschikbare budgetten en geplande uitgaven.
Ontvangstregistratie
Registreer of goederen en diensten daadwerkelijk zijn ontvangen en verbind deze informatie met de bestelling en factuur.
Factuurverwerking
Verwerk inkomende facturen en controleer deze aan de hand van de bijbehorende bestelling en ontvangst.
Rapportage en inzicht
Volg uitgaven, verplichtingen en het inkoopproces met actuele informatie voor analyse en financiële sturing.
Meer grip op inkoop, budgetten en uitgaven
Door het inkoopproces vanaf de aanvraag te organiseren, krijg je eerder inzicht in geplande uitgaven en financiële verplichtingen. Budgethouders weten wat er is aangevraagd en besteld, finance krijgt meer controle over het proces en medewerkers werken volgens duidelijke afspraken en autorisaties.
Dat zorgt voor minder handmatige controles, meer inzicht in budgetten en uitgaven en een beter beheersbaar Purchase-to-Pay-proces. Financiële informatie is bovendien eerder beschikbaar, waardoor je niet hoeft te wachten tot de factuur binnenkomt om te weten waar je organisatie financieel staat.
Welke inkoopoplossing past bij jouw proces?
Exact Proquro is niet de enige manier om je inkoopproces te digitaliseren. Afhankelijk van je huidige Exact-omgeving, de inrichting van je Purchase-to-Pay-proces en de processen die je wilt ondersteunen, kan een andere oplossing beter aansluiten.
Exact Proquro
Voor het organiseren en beheersen van het Purchase-to-Pay-proces, van aanvraag en bestelling tot ontvangst en factuurverwerking.
Alistar Procurement Module
Onze eigen procurementoplossing voor organisaties die hun inkoopproces geïntegreerd met hun Exact-omgeving willen inrichten.
Scan Sys
Voor het digitaliseren en automatiseren van document- en factuurstromen binnen het financiële proces.
Verschillenlijst procurementoplossingen
Welke oplossing past het beste bij jouw organisatie? We hebben de overeenkomsten en verschillen tussen drie inkoopoplossingen voor je op een rij gezet.
Benieuwd wat deze oplossing voor jouw organisatie kan betekenen?
Met de juiste oplossing werk je efficiënter, bespaar je tijd en haal je meer waarde uit je bedrijfssoftware. Onze consultants helpen je graag bij het vinden van de beste aanpak.
Vraag een demonstratie aan of neem contact met ons op voor persoonlijk advies.
Tim Kraan
Advies dat begint bij jouw organisatie
Bij Alistar staat niet de software, maar jouw organisatie centraal. We kijken naar je huidige situatie, processen, wensen en ambities en adviseren op basis daarvan welke inkoopoplossing het beste aansluit. Dat kan Exact Proquro zijn, maar ook een andere oplossing. Zo kies je voor wat je organisatie daadwerkelijk nodig heeft, nu én richting de toekomst.
Alistar
Veelgestelde vragen
Ben je benieuwd wat Exact Proquro voor jouw organisatie kan betekenen? Bekijk hieronder de antwoorden op veelgestelde vragen over de mogelijkheden, functionaliteiten en toepassingen van Exact Proquro.
Voor welke organisaties is Exact Proquro geschikt?
Exact Proquro is geschikt voor organisaties die meer grip willen op hun inkoopproces, uitgaven en financiële verplichtingen. Vooral wanneer meerdere medewerkers inkopen doen, met budgetten en autorisaties wordt gewerkt of aanvragen, bestellingen en facturen beter op elkaar moeten aansluiten, kan Proquro interessant zijn.
Wat is Purchase-to-Pay (P2P)?
Purchase-to-Pay omvat het proces vanaf de inkoopaanvraag en goedkeuring tot de bestelling, ontvangst, factuurverwerking en uiteindelijk betaling. Door deze stappen met elkaar te verbinden, krijg je eerder inzicht in uitgaven en verplichtingen en meer controle over het volledige inkoopproces.
Wat is het verschil tussen procurement en Purchase-to-Pay?
Procurement is een breder begrip en omvat ook onderwerpen zoals inkoopstrategie, leveranciersselectie en contractafspraken. Purchase-to-Pay richt zich op het operationele proces van aanvragen en bestellen tot factuurverwerking en betaling. Exact Proquro ondersteunt dit Purchase-to-Pay-proces.
Kan Exact Proquro worden gekoppeld aan Exact?
Ja. Proquro kan worden geïntegreerd met Exact-software, zodat informatie uit het inkoopproces aansluit op de financiële administratie. Welke inrichting en koppeling passend is, hangt af van je Exact-omgeving en processen.
Kan ik met Exact Proquro budgetten bewaken vóórdat een bestelling wordt geplaatst?
Ja. Budgetbewaking en goedkeuringsprocessen maken het mogelijk om al tijdens het aanvragen en bestellen inzicht te houden in beschikbare budgetten. Daardoor ontstaat financiële controle voordat de factuur binnenkomt.
Ondersteunt Exact Proquro contractmanagement?
Ja. Met contractmanagement kun je afspraken en contractinformatie centraal vastleggen en bewaken. Zo kun je contracten beter betrekken bij het inkoopproces en houd je zicht op afspraken en verplichtingen.
Kan Exact Proquro inkoopfacturen automatisch verwerken?
Proquro ondersteunt digitale factuurverwerking en kan facturen controleren aan de hand van informatie uit het inkoopproces, zoals bestellingen en ontvangsten. Hierdoor kunnen controles en goedkeuringen efficiënter worden ingericht.
Wat is het verschil tussen Exact Proquro, de Alistar Procurement Module en Scan Sys?
De oplossingen ondersteunen verschillende onderdelen en situaties binnen het inkoop- en financiële proces. Welke oplossing het beste past, hangt onder andere af van je huidige software, gewenste proces, benodigde functionaliteiten en ambities. Alistar heeft de belangrijkste overeenkomsten en verschillen gebundeld in een verschillenlijst voor inkoopoplossingen.
Welke inkoopoplossing past het beste bij mijn organisatie?
Dat hangt niet alleen af van functionaliteiten. Ook je huidige Exact-omgeving, inrichting van het inkoopproces, aantal gebruikers, autorisaties, integraties en toekomstige wensen spelen een rol. Alistar kijkt naar je situatie en ambities en adviseert op basis daarvan welke oplossing het beste aansluit.
Meer weten over Exact-oplossingen in de praktijk? Volg Alistar: Exact op LinkedIn.