Hoe stel je een koppeling tussen Magento en Exact in?
Bij het inrichten van een koppeling tussen Magento en Exact maken we verschillende keuzes. We bespreken welke gegevens moeten worden uitgewisseld, hoe de synchronisatie verloopt en welk systeem per gegevenssoort leidend is. Ook beoordelen we of de standaardmogelijkheden aansluiten of dat aanvullende inrichting nodig is.
Hieronder leggen we stap voor stap uit hoe we dit traject doorgaans aanpakken.
Stap 1. Kies de juiste koppeling
We beginnen met het bepalen van de koppeling die het beste past bij jouw situatie. Met onze Webshop Connector koppelen we webshops aan Exact Globe. Welke inrichting geschikt is, hangt onder andere af van de gegevens die je wilt uitwisselen en eventuele specifieke wensen.
Om te bepalen welke inrichting het beste past, kijken we onder andere naar:
- De ERP-oplossing die je gebruikt, zoals Exact Globe
- Welke gegevens je wilt uitwisselen
- De richting van de gegevensuitwisseling
- Welk systeem er leidend moet zijn
- Eventuele B2B-processen
- Andere systemen die wellicht gekoppeld moeten worden
Stap 2. Verbind Magento en Exact
Vervolgens verbinden we de Magento-webshop en Exact via de Webshop Connector. We richten de benodigde verbindingen, toegangsrechten en instellingen voor beide systemen in.
Hoe dit precies gebeurt, verschilt per situatie. De verbinding kan bijvoorbeeld via API’s, webservices of middleware lopen. We leggen vast welke gegevens worden uitgewisseld en zorgen dat de koppeling veilig toegang heeft tot beide systemen.
Is de verbinding gelegd, dan richten we de gegevensuitwisseling verder in. Daarbij kijken we niet alleen naar de technische verbinding, maar ook naar de processen eromheen. Uiteindelijk moet de koppeling niet alleen werken, maar ook aansluiten op de dagelijkse praktijk binnen jouw organisatie.
Een belangrijk onderdeel daarvan is het bepalen welk systeem verantwoordelijk is voor welke gegevens. Daarom kijken we in de volgende stap naar welk systeem leidend wordt.
Stap 3. Bepaal welk systeem leidend is
Samen bepalen we per gegevenssoort in welk systeem de gegevens worden beheerd en aangepast. Dit lijkt misschien een klein detail, maar voorkomt veel problemen achteraf. Wanneer hetzelfde gegeven op meerdere plekken wordt aangepast, ontstaan namelijk al snel verschillen tussen systemen.
In de praktijk wordt per gegevenssoort bepaald welk systeem leidend is. Zo worden artikelen, prijzen en voorraad vaak in Exact beheerd, terwijl productteksten en afbeeldingen juist in Magento worden onderhouden. Bestellingen worden vervolgens vanuit Magento naar Exact gestuurd voor verdere verwerking.
Zodra dit goed is ingericht, worden wijzigingen automatisch doorgegeven aan het andere systeem.
Een veelvoorkomende inrichting ziet er bijvoorbeeld zo uit:
- Artikelen, prijzen en voorraad beheren in Exact → Exact is leidend
- Productteksten en afbeeldingen beheren in Magento → Magento is leidend
- Bestellingen vanuit Magento naar Exact sturen → een gegevensstroom
- Klant- of artikelgegevens in beide richtingen uitwisselen → tweerichtingsverkeer
Voor bepaalde gegevens, zoals klanten of artikelen, kan ook sprake zijn van tweerichtingsverkeer. In dat geval leggen we vooraf vast welke wijzigingen voorrang krijgen.
Door per gegevenssoort één systeem als uitgangspunt te nemen, voorkom je dat informatie op meerdere plekken wordt aangepast. Bij tweerichtingsverkeer leggen we vooraf vast welke wijziging voorrang krijgt. Zo voorkomen we dat gegevens worden overschreven of dubbel ontstaan.
Zodra duidelijk is welk systeem welke gegevens beheert, kunnen we bepalen welke informatie daadwerkelijk tussen Magento en Exact moet worden uitgewisseld.
Stap 4. Bepaal welke gegevens worden uitgewisseld
Tijdens deze stap bepalen we welke gegevens tussen Magento en Exact worden uitgewisseld. Welke gegevens gekoppeld kunnen worden, hangt af van de beschikbare velden in beide systemen en de mogelijkheden van de gekozen inrichting.
In de meeste Magento-Exact koppelingen worden bijvoorbeeld de volgende gegevens uitgewisseld:
- Artikelgegevens, zoals artikelcodes en omschrijvingen, zodat productinformatie in beide systemen overeenkomt.
- Prijzen, prijslijsten en kortingen, zodat klanten in de webshop de juiste prijs zien.
- Voorraadgegevens, zodat de beschikbare voorraad actueel blijft en overselling wordt voorkomen.
- Klant- en adresgegevens, zodat klantinformatie niet opnieuw hoeft te worden ingevoerd.
- Bestellingen en bestelregels, zodat webshoporders automatisch in Exact worden verwerkt.
- Verzendkosten en btw-gegevens, zodat orders financieel correct worden geregistreerd.
- Leveringen, facturen en orderstatussen, zodat de voortgang van een order in beide systemen beschikbaar is.
Een voorbeeld: een klant plaatst een bestelling in Magento. De ordergegevens worden vervolgens automatisch naar Exact gestuurd, waar de bestelling verder kan worden verwerkt, gefactureerd en administratief wordt afgehandeld. Tegelijkertijd kan de actuele voorraad weer vanuit Exact worden teruggestuurd naar de webshop.
Stap 5. Richt aanvullende wensen in
Niet alle gegevens die je wilt uitwisselen, zijn standaard beschikbaar. Daarom kijken we vooraf goed naar de gewenste werkwijze. Zo voorkomen we dat belangrijke informatie buiten de koppeling blijft en later alsnog handmatig moet worden verwerkt. Denk bijvoorbeeld aan een specifiek referentienummer, interne opmerking of orderkenmerk. In dat geval moet worden beoordeeld of hiervoor geschikte velden beschikbaar zijn of dat aanvullende inrichting nodig is.
Niet ieder proces past volledig binnen een standaardinrichting. Met onze ervaring in e-commerce en integraties beoordelen we hoe specifieke commerciële, logistieke of financiële wensen het beste kunnen worden verwerkt. Dat speelt bijvoorbeeld bij groothandels, B2B-webshops, internationale organisaties of bedrijven met meerdere vestigingen, magazijnen of systemen.
Voorbeelden hiervan zijn:
- Klantspecifieke prijzen en prijslijsten
- Verschillende assortimenten per klant
- Meerdere administraties, webshops of magazijnen
- Verschillende btw-regels of landen
- Een koppeling met een WMS of ander systeem
- Specifieke velden die tussen Magento en Exact moeten worden vertaald
Zodra alle wensen zijn verwerkt in de inrichting, controleren we of de koppeling in de praktijk werkt zoals bedoeld.
Stap 6. Test de koppeling
Voordat de koppeling in gebruik wordt genomen, testen we samen verschillende praktijksituaties. Zo controleren we of de inrichting aansluit op de processen en of de gegevens correct worden verwerkt:
- Komen bestellingen volledig en correct binnen in Exact?
- Worden alle gegevens en velden correct overgenomen?
- Worden voorraadwijzigingen juist verwerkt?
- Worden gegevens in de juiste richting gesynchroniseerd?
- Worden dubbele gegevens en fouten voorkomen?
Door verschillende scenario’s te testen voordat de koppeling live gaat, kunnen eventuele afwijkingen vroeg worden ontdekt en opgelost. Dat voorkomt verrassingen zodra de koppeling onderdeel wordt van de dagelijkse processen.
Ook na de ingebruikname is het verstandig om de gegevensuitwisseling regelmatig te controleren. Zo worden afwijkingen of fouten tijdig opgemerkt en kunnen eventuele problemen snel worden opgelost. Het is daarom goed om vooraf afspraken te maken over beheer en monitoring van de koppeling.
Wat als je Magento Exact koppeling maatwerk nodig heeft?
Soms vraagt de gegevensuitwisseling om aanvullende inrichting of maatwerk, bijvoorbeeld bij specifieke velden, meerdere systemen of een afwijkend orderproces. We bekijken dan hoe de koppeling zo kan worden ingericht dat deze aansluit op de werkwijze van jouw organisatie.
Iedere organisatie werkt namelijk net even anders. Daarom kijken onze consultants graag mee naar jullie huidige situatie, processen en wensen. Samen bepalen we welke gegevens gekoppeld moeten worden en hoe de koppeling het beste kan worden ingericht, zodat Magento en Exact optimaal samenwerken.
Ben je benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw organisatie? Neem dan gerust contact met ons op.
