Documentbeheer
Meer grip op documentbeheer
Naarmate organisaties groeien, neemt ook het aantal documenten toe. Het beheren van verschillende versies, talen, documentonderdelen en bijlagen kan al snel complex worden. Advanced WordMerge+ helpt je om deze processen centraal te beheren vanuit Exact Globe+.
Van handmatig documenten maken naar slim automatiseren
Het opstellen van offertes, contracten en andere bedrijfsdocumenten kost vaak meer tijd dan nodig. Medewerkers moeten gegevens handmatig overnemen, documenten aanpassen en controleren of de juiste versie wordt gebruikt. Dit vergroot de kans op fouten en zorgt voor onnodig administratief werk.
Met Advanced WordMerge+ automatiseer je het genereren van documenten vanuit Exact Globe+. Gegevens uit de administratie worden automatisch samengevoegd met Microsoft Word-sjablonen, zodat documenten snel en consistent worden opgebouwd. Je gebruikt je eigen templates en bepaalt zelf welke gegevens, onderdelen en bijlagen worden opgenomen. Zo creëer je eenvoudig professionele documenten die aansluiten op jouw processen en werkwijze.
Wie zijn onze klanten?
Wij werken onder andere voor de volgende klanten. Een selectie van organisaties die vertrouwen op onze expertise.
Hoe werkt Advanced WordMerge+?
Advanced WordMerge+ bestaat uit een WordMerge Service, een Word Add-in en een module binnen Exact Globe+. Vanuit Exact Globe+ beheer je templates, instellingen en beschikbare gegevensvelden. Met de Word Add-in voeg je deze velden eenvoudig toe aan je Word-sjablonen.
Wanneer je een document genereert, worden het geselecteerde sjabloon en de benodigde gegevens automatisch verwerkt door de WordMerge Service. Vervolgens ontvang je het document terug als Word-bestand, PDF of beide formaten. Het resultaat wordt daarna weer beschikbaar gemaakt binnen Exact Globe+.
Werk je met documentonderdelen of meerdere sjablonen? Dan kun je documenten dynamisch opbouwen uit verschillende componenten en bepalen welke onderdelen wel of niet worden meegenomen in het eindresultaat.
Belangrijke voordelen van Advanced WordMerge+
Advanced WordMerge+ helpt je om documentprocessen te versnellen zonder flexibiliteit te verliezen. De oplossing combineert de kracht van Exact Globe+ met de mogelijkheden van Microsoft Word, zodat je documenten automatisch kunt opbouwen op basis van beschikbare gegevens.
Belangrijke voordelen zijn:
- Automatisch samenvoegen van gegevens uit Exact Globe+ en Microsoft Word.
- Dynamische documentopbouw met sjablonen en bouwblokken.
- Automatische selectie van het juiste template op basis van ingestelde criteria, zoals taal.
- Ondersteuning voor Word-, PDF- of gecombineerde uitvoer.
- Mogelijkheid om meerdere documenten en bijlagen automatisch samen te voegen.
- Ondersteuning voor tabellen, afbeeldingen en gerelateerde gegevens.
- Centraal beheer van templates binnen Exact Globe+.
Hierdoor werk je sneller, houd je meer controle over documentstromen en zorg je voor een consistente kwaliteit van alle documenten.
Benieuwd wat deze oplossing voor jouw organisatie kan betekenen?
Met de juiste oplossing werk je efficiënter, bespaar je tijd en haal je meer waarde uit je bedrijfssoftware. Onze consultants helpen je graag bij het vinden van de beste aanpak.
Vraag een demonstratie aan of neem contact met ons op voor persoonlijk advies.
Arie van Leeuwe
Wat levert Advanced WordMerge+ je organisatie op?
Met Advanced WordMerge+ besteed je minder tijd aan handmatige documentverwerking en meer tijd aan werkzaamheden die waarde toevoegen. Omdat gegevens rechtstreeks uit Exact Globe+ worden gebruikt, hoef je informatie minder vaak over te nemen en neemt de kans op fouten af.
Daarnaast zorg je voor meer uniformiteit binnen de organisatie. Documenten worden opgebouwd volgens vooraf ingerichte templates, waardoor de kwaliteit en uitstraling consistent blijven. Ook wordt het eenvoudiger om documentprocessen te beheren en op te schalen wanneer de organisatie groeit.
Het resultaat is een efficiënter documentproces, minder administratieve handelingen en meer controle over de manier waarop documenten binnen de organisatie worden opgesteld en verwerkt.
Alistar
Veelgestelde vragen
Ben je benieuwd hoe deze oplossing jouw Exact-omgeving kan versterken? Bekijk hieronder de antwoorden op veelgestelde vragen over de integratie, functionaliteiten en mogelijkheden binnen Exact.
Kan ik documenten genereren zonder gegevens uit Exact Globe+?
Nee, Advanced WordMerge+ gebruikt gegevens uit Exact Globe+ als basis voor het automatisch genereren van documenten.
Vervangt Advanced WordMerge+ Microsoft Word?
Nee, Microsoft Word blijft onderdeel van de oplossing en wordt gebruikt voor het maken en beheren van templates.
Werkt Advanced WordMerge+ met één standaardtemplate voor alle situaties?
Nee, je kunt meerdere templates inrichten en automatisch laten selecteren op basis van bijvoorbeeld taalinstellingen.
Moet ik voor ieder document handmatig gegevens overnemen?
Nee, gegevens worden automatisch uit Exact Globe+ opgehaald en samengevoegd met het gekozen template.
Zijn alle documentonderdelen verplicht om op te nemen?
Nee, componenten kunnen als optioneel worden ingericht, zodat gebruikers zelf kunnen bepalen welke onderdelen worden opgenomen.
Moet ik voor iedere documentvariant een volledig nieuw document maken?
Nee, met componenten en herbruikbare bouwblokken kun je documentvarianten efficiënt beheren.
Kan ik templates alleen binnen Microsoft Word beheren?
Nee, de templates worden gekoppeld en beheerd vanuit de Advanced WordMerge+ module binnen Exact Globe+.
Wordt altijd hetzelfde template gebruikt?
Nee, Advanced WordMerge+ kan automatisch een passend template voorstellen op basis van de beschikbare instellingen.
Kan ik alleen gegevens uit één administratie gebruiken?
Nee, de beschikbare gegevens worden bepaald door de inrichting van de oplossing en de gekoppelde databronnen binnen Exact Globe+.
Zijn documenten altijd opgebouwd uit één vast sjabloon?
Nee, documenten kunnen dynamisch worden samengesteld uit verschillende templates, componenten en bouwblokken.
Meer weten over Exact-oplossingen in de praktijk? Volg Alistar: Exact op LinkedIn.