Je wilt dat een webshoporder automatisch in jouw Exact omgeving terechtkomt. Of dat collega’s niet langer dezelfde klantgegevens in twee systemen bijhouden. Dan zoek je al snel naar een API-koppeling voor Exact. Maar voordat je iets laat ontwikkelen, is er een belangrijkere vraag: bestaat er een oplossing die doet wat jouw proces nodig heeft?
We hebben jarenlange ervaring met het ontwikkelen en implementeren van koppelingen en uitbreidingen voor Exact. Soms is een bestaande connector of praktische add-on de juiste keuze. Soms heb je meer nodig: een extra functie, een portaal of een specifieke integratie. We beginnen daarom bij het werk dat jij wilt verbeteren en kiezen daarna de techniek die daarbij past.
Wat is een API koppeling voor Exact?
Een API (Application Programming Interface) is een digitale verbinding tussen twee of meer verschillende softwaresystemen. Een koppeling gebruikt die interface om bijvoorbeeld klanten, artikelen, orders of facturen tussen Exact en één of meerdere systemen te verwerken.
De API is alleen de technische toegang. Een goede koppeling regelt ook welke gegevens worden uitgewisseld, wanneer dat gebeurt en wat er gebeurt als een verwerking mislukt. Welke mogelijkheden beschikbaar zijn, verschilt bovendien per Exact-product. Voor Exact Globe+ en Exact Synergy gelden verschillende integratiemogelijkheden.
Daarom is ‘we willen een koppeling met Exact’ nog geen volledige opdracht voor ons. De uitkomst moet zijn dat het proces sneller, betrouwbaarder of eenvoudiger verloopt en meer rendement behaalt.
Wanneer kies je een bestaande koppeling?
Een bestaande connector is de eerste optie om te onderzoeken als je een herkenbare gegevensstroom tussen twee systemen wilt automatiseren. Denk aan webshopbestellingen die in Exact moeten worden verwerkt, terwijl product- en voorraadinformatie ook beschikbaar moet zijn voor de webshop. Alistar heeft hiervoor onder meer de Webshop Connector ontwikkeld.
Deze connector is geschikt voor zowel Exact Globe+ als Microsoft Dynamics 365 Business Central. Wanneer een webshop en ERP niet goed samenwerken ontstaan dubbele invoer, afwijkende voorraden en onnodig handmatig werk. Met de webshop connector worden gegevens automatisch uitgewisseld en iedere afdeling werkt met dezelfde actuele informatie.
Controleer vooraf:
- Welke gegevens worden uitgewisseld en in welke richting?
- Welk systeem is leidend als de informatie verschilt?
- Welke processtappen moet de connector gaan ondersteunen?
- Hoe worden fouten zichtbaar en hersteld?
Als de antwoorden aansluiten op jouw werkwijze, hoef je geen nieuwe integratie te ontwerpen voor iets wat al beschikbaar is.
Wanneer is een uitbreiding slimmer dan een nieuwe koppeling?
Meestal staan de gegevens al in Exact. Het probleem zit dan niet tussen de uitwisseling van twee systemen, maar in een handmatige stap binnen het proces. Neem de verwerking van PSP-betalingen. Als medewerkers betalingen en bijbehorende kosten handmatig moeten controleren en verwerken, helpt een algemene API-koppeling je niet meteen verder. De Afletter Module van Alistar is juist ontwikkeld om het afletteren van openstaande posten en de verwerking van PSP-kosten te automatiseren.
Dat is een wezenlijk andere vraag dan ‘hoe koppelen we systeem A aan Exact software?’ .Je onderzoekt altijd eerst welke functionaliteit je Exact-omgeving nodig heeft om een bestaande taak beter uit te voeren.
Wanneer heb je een portaal of specifieke integratie nodig?
Een connector wisselt gegevens uit, maar soms moeten klanten, partners of medewerkers ook zélf met informatie en processen kunnen werken. Bijvoorbeeld wanneer jouw klanten hun orders en facturen willen terugvinden zonder daarvoor een medewerker te bellen.
Dan gaat het niet alleen om het ophalen van gegevens uit jouw Exact omgeving. Je moet ook bepalen wie toegang krijgt, wat iemand mag zien en hoe het portaal aansluit op de werkzaamheden van je eigen team. Alistar gebruikt Portal Builder – een lowcodeplatform – waarmee klanten via een gekoppeld portaal zelf informatie kunnen terugvinden.
Wij onderzoeken altijd samen met jou en je collega’s welke specifieke gegevensstromen of toegangsregels nodig zijn om doelstellingen te behalen.
Vijf vragen voor je een Exact-koppeling kiest
1. Welk werk moet verdwijnen of verbeteren?
Beschrijf de handmatige handeling, vertraging of fout die je wilt aanpakken. ‘Systemen koppelen’ is een middel, geen resultaat.
2. Waar ontstaan de juiste gegevens?
Als een klantadres zowel in je webshop als in Exact wordt aangepast, moet duidelijk zijn welk systeem leidend is.
3. Hoe snel moeten wijzigingen zichtbaar zijn?
Een klant die een orderstatus bekijkt, heeft mogelijk andere eisen dan een medewerker die een maandrapportage maakt. Leg vast wat jouw proces nodig heeft.
4. Wat gebeurt er bij een uitzondering?
Een onbekend artikel, een dubbel klantrecord of een ontbrekend veld mag niet onopgemerkt blijven. Bepaal wie een fout ziet en hoe deze wordt opgelost.
5. Wie beheert de oplossing na livegang?
Systemen en processen veranderen. Spreek af wie wijzigingen beoordeelt, de verwerking controleert en problemen opvolgt.
Deze vragen helpen om te bepalen of een bestaande connector of een uitbreiding volstaat. Of dat specifieke integratie meer waarde oplevert om je processen te optimaliseren.
Verder kijken: wat kan AI met jouw Exact-gegevens?
Als je systemen en gegevens goed samenwerken, ontstaan ook nieuwe mogelijkheden om die informatie te gebruiken. In het webinar Exact en jouw AI-agent laten Arie en Koen zien hoe Alistar vragen over finance, sales en service verbindt met informatie uit Exact. Daarbij bespreken ze ook toegangsrechten en de betrouwbaarheid van antwoorden.
Kies de datum die past in je agenda: donderdag 29 oktober of donderdag 12 november.
Veelgestelde vragen over Exact-koppelingen
Is een standaardkoppeling hetzelfde als een API-koppeling?
Een bestaande connector kan op de achtergrond een API gebruiken. Het verschil zit voor jou vooral in de aanpak: gebruik je een oplossing met bestaande functionaliteit, of ontwikkel je een integratie voor jouw specifieke proces?
Kan ik dezelfde koppeling gebruiken voor Exact Online, Globe+ en Synergy?
Ga daar niet van uit. De mogelijkheden verschillen per Exact-product en per Alistar-oplossing. Controleer daarom altijd welke softwareversies een connector of uitbreiding ondersteunt.
Is een specifieke API-koppeling altijd beter?
Nee. Als een bestaande oplossing jouw belangrijkste processtappen ondersteunt, is dat de eerste route om te onderzoeken. Specifieke ontwikkeling wordt relevant als noodzakelijke gegevens, regels of toepassingen ontbreken.
Haal meer uit Exact zonder opnieuw te beginnen
Je hoeft niet eerst te beslissen of je ‘een Exact API’ nodig hebt. Begin met het proces dat nu tijd kost of fouten veroorzaakt. Wij kijken vervolgens samen met jou welke connector of bestaande koppeling daarop aansluit of waar een specifieke integratie nodig is.
Zo gebruik je de mogelijkheden van Exact én de oplossingen die Alistar al voor je heeft ontwikkeld. Bekijk de Alistar oplossingen on-top-of Exact om te zien welke mogelijkheden er nog meer zijn om je processen te optimaliseren.
