In de maritieme markt zijn relaties heel belangrijk; alles draait om performance en techniek. Dat begrijpen wij als geen ander. Het gevolg is dat we de laatste jaren flink zijn gegroeid. Dat heeft consequenties voor de organisatie.
We werken hier met een mooie club van technische mensen. Samen doen we alles: van verkoop tot techniek en het behandelen van aanvragen. Het enige wat nog ontbreekt, is dat we alles zelf inpakken. Het aanvullen van dat team is bijna onmogelijk. We zijn als een rijdende trein en daar zomaar op springen, valt niet mee.
Er zit zoveel kennis bij onze mensen in het hoofd, dat kun je niet zomaar vastleggen. Om toch meer werk te kunnen verzetten, moesten we onze processen efficiënter inrichten.
Wij worden geholpen alsof we één organisatie zijn.
René Londema
Impact
We werken bij CENTA al jaren met modules van de Exact-software, zowel met Exact Globe als Exact Synergy. Exact Synergy gebruiken we al sinds 2006, maar was in de loop der jaren eigenlijk verworden tot een soort kaartenbak met klanten.
Toen we besloten meer processen te gaan stroomlijnen, was het dus heel logisch om eerst contact op te nemen met Exact. Zij konden ons niet de juiste mensen leveren en verwezen ons naar een goede partner. Zo is het eerste contact ontstaan.
Ik had direct een goed gevoel over de samenwerking. Ik kwam in gesprek met mensen die mijn vragen en wensen begrepen. Zowel Marc als Fernando gaan heel gestructureerd te werk, zijn vriendelijk, hebben verstand van zaken en – voor mij misschien wel het meest belangrijk – ze snappen wat de impact op ons bedrijf is als dingen niet goed gaan.
Efficiënte werkstromen
Zij hebben ons geholpen bij de inrichting van ons relatiebeheer (CRM) en bij het ontwikkelen van efficiënte werkstromen voor verschillende aanvraagprocessen. Die processen bestaan uit het aannemen van aanvragen van klanten, het uitbrengen van offertes, het verwerken van orders, de feitelijke productie en uiteindelijk de levering.
Dit proces vindt nu volledig plaats via werkstromen in Exact Synergy, waarna de uiteindelijke levering en facturatie plaatsvinden in Exact Globe.
Inmiddels zijn alle werkprocessen binnen Exact volledig geautomatiseerd en is de informatievoorziening veel beter en transparanter dan voorheen, waardoor we veel sneller en adequater kunnen handelen.
Rust in de tent
Wat ik fijn vind, is dat de mensen begrijpen dat ik niet altijd de voortrekkersrol op me kan nemen. Het is niet mijn primaire doel om te automatiseren; ik wil onze bedrijfsprocessen op de slimst mogelijke manier verder helpen.
We hebben zelf wel een IT’er in dienst, maar die heeft in z’n eentje niet de capaciteit om nieuwe dingen te ontwikkelen. Wij worden geholpen alsof wij een grotere organisatie zijn, zo voelt het. Er is uniformiteit gebracht in de manier waarop onze mensen informatie tot zich krijgen en dat brengt rust in de tent. Daardoor kunnen we onze energie in nuttigere zaken steken, zoals onze klanten.