Business Intelligence met Power BI
Business Intelligence is niet meer weg te denken uit de hedendaagse bedrijfsvoering. Het draait om het omzetten van gegevens naar bruikbare informatie. Op die manier krijg je inzicht in de prestaties van de verschillende bedrijfsonderdelen (Inkoop, Sales, Finance, HR, etc.). Door deze informatie overzichtelijk weer te geven in dashboards, krijg je in één oogopslag een dwarsdoorsnede van de organisatie. De tool die je hiervoor gebruikt, is Power BI. Een organisatie kan met deze gegevens beter beslissingen nemen, kansen signaleren en voorspellingen doen. Dit was er echter niet zomaar; de pionierstocht die net al aangestipt werd, ligt ten grondslag aan deze tool.
We spreken met Leo Oost, directeur en eigenaar van Econsultancy. Samen met consultant en BI-specialist Sunil Girdhari van Alistar stond Leo een aantal jaar geleden aan het begin van de ontwikkeling van Power BI. Leo vertelt: “Vanuit de Exact-omgeving hebben we uiteindelijk ook Exact Synergy aangeschaft en daarin alle bedrijfsprocessen ondergebracht. Op een gegeven moment wilde ik sturing geven met onze cijfers. Dan kun je met Synergy hele mooie spilanalyses en overzichten maken, maar dat spreekt toch minder tot de verbeelding dan Power BI.” Het begon bij Econsultancy bij de meetings met het management. Leo kon daar, als creatief directeur, zijn ei kwijt in mooie dashboards die het voor het hele management inzichtelijk maakten.
“Je kunt met Synergy hele mooie spilanalyses en overzichten maken, maar dat spreekt toch minder tot de verbeelding dan Power BI“
L.Oost | Directeur/Eigenaar | Econsultancy
Voorspellend managen
In de samenwerking tussen Sunil en Leo, het opzetten van Exact Synergy en de behoefte aan meer inzicht door het omzetten van data naar bruikbare informatie, is Sunil vanuit zijn BI-specialisme het Power BI-stuk ingedoken. Hieruit ontstonden meerdere dashboards waaraan verschillende databronnen van Econsultancy gekoppeld werden. De vraag kwam vanuit de klant, het antwoord vanuit Alistar. Maar samen maakten zij het tot een steeds beter werkende, voorspellende tool.
Leo: “We zijn begonnen met alle data in Exact Synergy te zetten. Dan bouw je langzaam een database op. Dat groeit door de jaren heen. Vervolgens is het natuurlijk interessant om met die historische database te kijken naar de huidige situatie. Met Power BI kun je allerlei filters toepassen, wat een mooi inzicht geeft. Als je koers wilt bepalen in het management, is het heel handig om te kijken waar je vandaan komt, waar je nu staat, en daarmee een beeld te schetsen voor de toekomst.
Dit zijn we gaan delen binnen de hele organisatie. In ons geval met vijf vestigingen. Dan kunnen wij met iedere vestigingsmanager de noodzakelijke brondata delen, maar dan wel alleen voor die vestiging en de relevante informatie voor die manager. Dit werkt heel eenvoudig door een andere filter toe te passen, of in ons geval een ander assortiment te tonen. Maar het kan ook op kostenplaats. Er is veel mogelijk; iedereen heeft zijn eigen beeld.”
Wat wil je meten en weten
Inmiddels hebben ze bij Econsultancy 16 Power BI-dashboardonderdelen op één dashboard. Voor hen werkt dat goed. Zo is er een Power BI voor de bodemafdeling, de tak archeologie, één per vestiging en ook bedrijfsbreed.
Kun je daar ook in doorschieten? Leo zegt: “Waar je in kunt doorschieten, is in het trekken van conclusies. Je moet je steeds afvragen: waar komen de getallen ook alweer vandaan? Wat meten we eigenlijk? Wat willen we hieruit halen? We hebben een keer gekeken naar de in- en uitstroom van onze medewerkers, maar daarbij vergaten we de reden van uitstroom mee te nemen. Dan ga je aannames doen die niet kloppen.
Dus hebben we daar HR bij betrokken en ook de reden van vertrek in het overzicht meegenomen. Dan kun je wel eventuele verbeteringen doorvoeren, want dan meet je met de juiste data.”
Mijlpalen tijdens het traject
Leo is net gestart met het maken van een forecast op basis van historische gegevens. “We hebben bijna 200 medewerkers in dienst, met allemaal hun eigen target. Daarnaast hebben we een begroting. Dit samen hebben we in een Power BI gezet met de naam ‘Finance forecast’. Iedere maand registreren we hier alles, bijvoorbeeld alle verkoopfacturen. Dan kun je al zien wat er in januari is gerealiseerd en wat er in de resterende maanden nog moet gebeuren.
Daarbij komen ook nog de zogenaamde seizoenen – overheden pieken op een ander moment dan andere bedrijven. Samen met de lijn van de afgelopen drie jaar kunnen we al een beetje voorspellen hoe het komende jaar eruit gaat zien. Dat is erg leuk om te doen, omdat het heel solide is en dus ook echt klopt. Je kunt dus echt voorspellen op basis van historische gegevens.
Dit idee kwam bij mij op. Ik stem dat eerst af met onze eigen IT’er en daarna leg ik het voor aan Sunil. Hij kijkt dan of het kan. Het mooie is dat hij mij weer wijst op zaken waar ik niet aan gedacht had. Zo houden we elkaar continu scherp en ontstaan er mooie initiatieven zoals deze.”
De BI-kennis stroomt echt door de aderen van de Alistar-consultants, waardoor zij samen met de klant de grenzen van de systemen kunnen opzoeken. Leo vertelt: “We zijn een jonge club en groeien snel, het is dan fijn als een consultant daarin meegroeit. Het begon met een installatie, daarna een overzetting en uiteindelijk een heel nieuwe tool. Het is echt maatwerk waar we samen aan sleutelen om het beste uit de software te halen.”
Innovatieve partner
Leo omschrijft Alistar als een partij die innovatief meedenkt met de klant. “Wij zijn zelf vaak erg gedreven en vertellen gepassioneerd over onze wensen. Als adviseur kun je daar natuurlijk makkelijk in meegaan en het zo uitvoeren. Maar wat natuurlijk veel beter is, is dat er ook eens goed achterover wordt geleund en wordt doorgevraagd naar het ‘waarom’.
In ons vakgebied moeten we dat ook doen: doorvragen en onderzoeken voordat we iets doen. Alistar doet dat ook: goed uitvragen, goed luisteren en niet zomaar meepraten.”
Power BI voor directie en management
Bij Econsultancy werkt de directie en het management met Power BI. Op medewerkersniveau worden de inzichten gedeeld via screenshots of overzichten, vooral omdat de duiding heel belangrijk is.
Leo: “Je moet goed weten waar je naar kijkt en waar het vandaan komt. Dat blijf ik herhalen, maar het is ook zo belangrijk. Eerder lieten wij bijvoorbeeld opgemaakte facturen zien, maar nu willen we alleen de geboekte facturen uit Exact Globe laten zien. Het is dus goed opletten welke getallen je gebruikt. Wij komen hier spelenderwijs en samen met Alistar achter. Soms zie je iets wat moet worden aangepast. Dat lukt intern niet, en dan halen we Sunil erbij. Hij kijkt dan verder en weet heel goed wat wel en niet kan. Zo komen we samen tot een optimaal resultaat. Door de visualisaties praat je er ook makkelijker over. Nieuwe managementleden moeten even wennen, maar als ze eenmaal weten wat ze zien, gaat het echt leven.”
Wensen voor de toekomst
Er zijn nog veel plannen voor de toekomst tussen Econsultancy en Alistar. Er is in Exact Synergy een mooi planningssysteem gemaakt voor al het veldwerk voor de uitvoering van het bodemonderzoek van Econsultancy. Ook voor de planning van vleermuisonderzoek zijn ze volop bezig, maar daar zit nog veel maatwerk in.
Voor Power BI blijft de focus liggen op het optimaliseren van de huidige dashboards en het uitbreiden met relatiemanagement en marketing.
We vroegen of Leo nog tips had voor bedrijven die overwegen met Power BI te gaan werken. Zijn antwoord was: “Begin met hele eenvoudige overzichten, bijvoorbeeld van de vakantiedagen van je werknemers. Zo kun je aan het systeem wennen en leer je ermee werken. Als je de techniek onder de knie hebt, kun je gaan kijken naar de financiële zaken.
Je kunt zelf heel veel, maar uiteindelijk kom je er niet meer uit en moet je databases gaan aanroepen. Hier heb je echt een slimme partner zoals Alistar voor nodig. Dan is het echt een sprong in tijd, inzicht en voorspellend vermogen!”
“De BI kennis stroomt echt door de aderen van de Alistar consultants, waardoor zij samen met de klant de grenzen van de systemen kunnen opzoeken”.
L.Oost | Directeur/Eigenaar | Econsultancy
Over Econsultancy
Econsultancy is een onafhankelijk ingenieursbureau dat in opdracht van overheden, het bedrijfsleven en particulieren projecten uitvoert op het gebied van bodem, waterbodem, water en infra, archeologie, ecologie, milieu en ruimte. Hun werkterrein beperkt zich niet alleen tot de technische aspecten van het milieu. Ook voor vragen op beleidsmatig, juridisch, financieel of organisatorisch gebied kun je bij hen terecht.
In de uitvoering van projecten staat de tevredenheid van hun klanten over kwaliteit, prijs en service voorop.
Begin met je eigen data reis in Power BI
Net als Econsultancy excelleren door het gebruik van Power BI? Bekijk hoe je kunt analyseren, voorspellen en beslissingen kunt maken op basis van je data.