Exact Globe, Synergy, TruckVision en WMS
Michelle kwam tweeënhalf jaar geleden bij Garage Verspui binnen op de administratie. Ze vertelt over de beginsituatie: “We werkten al met Exact Globe en Exact Synergy. Toen ik kwam, gingen we daar al wat meer mee doen. Het magazijn werkte alleen nog met het ‘old school’ AS400 en dat zou verdwijnen. We zochten eigenlijk een systeem dat direct koppelt met Exact, dus de facturatie en voorraadboeking in combinatie met TruckVision. En zo kwamen we dus bij Exact en Alistar uit. We werkten al samen met Relead voor TruckVision, maar nu konden we dus alles met hen doen. Dat hebben we in het begin nog even afgehouden, omdat we intern ook de juiste mensen ervoor wilden hebben, maar toen AS400 echt verdween, zijn we ervoor gegaan.”
Overstap naar een nieuw systeem
“Hoe de overstap verlopen is, vertelt Michelle enthousiast: ‘Na het goedkeuren van de offerte, waar we overigens wel een externe partij bij hebben aangehaakt – ik ben goed met cijfertjes, maar ik ben geen ICT’er –, kwamen Bart Jager en Wim van Twillert van Alistar langs ter kennismaking. Het project is besproken en het plan was klaar. Alles wat magazijngerelateerd is, is aangepast. Het voorraadbeheer zit volledig in Exact en WMS is geïmplementeerd. Ook is onze voorraadafboeking gekoppeld met TruckVision en wij werken met DAF. Alistar heeft speciale bouwstenen geïmplementeerd, zodat onze DAF-facturen meteen goed gekoppeld worden.’”
Verloop van het project
“Hoe het project uiteindelijk verlopen is, is samen te vatten in één woord: snel!”, vertelt Michelle. “Als je mij vraagt hoe het project verlopen is: speedtempo! In december 2020 gingen we akkoord, in februari zijn ze begonnen en op 15 maart gingen we live. In februari is er eerst van alles op de achtergrond klaargezet; daar hoefden wij zelf nog niets te doen. Daarna begon eigenlijk al het testen en het trainen van onze medewerkers. Met name die trainingen hebben we echt als superfijn ervaren. De consultant nam echt de tijd en was heel duidelijk en helder. We zijn natuurlijk maar een klein clubje, maar het was echt een topervaring. Alistar had vooraf een projectplanning gemaakt en aan de hand daarvan hadden mijn collega en ik ook onze eigen planning opgesteld. Dat heeft ons echt geholpen. We waren dus goed voorbereid op de tijd die het in beslag nam.”
Samenwerking Alistar en Verspui
Om de trainingen goed in te zetten, heeft Michelle zelf handleidingen geschreven, zodat deze echt op hun niveau aansloten. Deze handleidingen liet ze controleren door de consultant van Alistar, zodat ze zeker wist dat alles correct was. Tijdens het project was er ook een Microsoft Teams-groep waar alle belangrijke documenten werden gedeeld en waar vragen gesteld konden worden.
Michelle: “Het projectteam van Alistar en wij zaten in die Teams-groep. Alles werd daar supergoed opgepakt. Door corona hebben we natuurlijk wel meer via Teams gedaan dan normaal, maar we hebben dit geen moment als belemmering ervaren. Ook de online meetings waren heel prettig.”
Michelle vult nog aan over de trainingen: “De trainingen waren helder, er werden veel praktijkvoorbeelden gegeven en bij ieder stukje theorie kregen we een oefenopdracht. Hierdoor werd het echt tastbaar en duidelijk wat we moesten doen.”
“Ik kan nu veel meer, qua aansluitingen, qua verschillen berekenen, maar ook met de DAF koppelingen”.
Michelle Leeuwis- Bouwman
Voordelen na de implementatie
Garage Verpui is zover, de implementatie is gedaan, wat zijn de voordelen? Michelle vertelt: “Alles! Ik kan nu veel meer, qua aansluitingen, qua verschillen berekenen, maar ook met de DAF koppelingen, ik heb er veel meer grip op, en het fijne is dat als ze beneden (het magazijn/werkplaats) ergens tegenaan lopen, ik ze ook echt meteen kan helpen en het kan oplossen. Bijvoorbeeld bij een verkeerde telling, ze weten dan dat ik het meteen kan aanpassen. Qua tijdswinst moeten we nog even iets verder zijn. De prijzen en artikelen moeten nog goed gezet worden, dus nu kost het juist nog even wat meer tijd. Dit zal zo zijn tot het einde van het jaar. Uiteindelijk levert het meer op”.
In totaal werken twee mensen van het magazijn met WMS, en drie mensen op de administratie waarvan er één niets met WMS doet maar wel inkopen inboekt en dus veel met voorraad te maken heeft. Iedereen is er heel blij mee.
Wensen voor de toekomst en tips
Wat opvalt is het woordje ‘snelheid’ dat meerdere malen terugkomt. Het project is gewoon heel snel en goed gegaan, daar is Michelle heel duidelijk over. Dat is dan ook het bijzondere voor haar aan dit project. Voor haar is het logisch dat ze intern allemaal bijdroegen aan de snelle livegang, maar de implementatiepartner moet dan wel ‘meewerken’. Missie geslaagd.
Als tip geeft zij nog mee: “We hebben er bewust voor gekozen om de consultant van Alistar ook de jongens van beneden te laten trainen. Investeer daarin. In het kader van ‘vreemde ogen dwingen’ heeft dit echt zijn vruchten afgeworpen. En we zijn ook met een klein team gestart, vervolgens is de rest aangehaakt. Ook is het voordeel dat ik nu echt alles weet, van A tot Z. Ik ben zo betrokken geweest en heb door het maken van de handleidingen ook nog zoveel geleerd, dat is voor mijzelf maar ook voor de anderen echt heel fijn. En wat betreft de toekomst? Ja, ik wil het inkoopproces nog verder digitaliseren, maar dat is echt voor later. Nu eerst eens zorgen dat we tijdswinst behalen!”.