Met de komst van Exact Synergy werd ook het CRM-deel goed ingericht. ‘We zijn 100 procent digitaal; alle werkprocessen zitten in Exact. Soms slaan we er wat in door. Positief is wel dat er in het hele bedrijf geen kast meer staat waar papierwerk in zit,’ lacht Van den Aarsen. ‘Wij werken met dealers en hebben daarom een dealerportaal ingericht. Het portaal is gekoppeld aan Exact. Zo kunnen onze dealers en wijzelf alles digitaal vinden en verwerken, zoals bestellingen, product- en prijslijsten, keuringen, garanties, documentbeheer, realtime orderstatussen en relatiebeheer.’
We zijn 100 procent digitaal, alle werkprocessen zitten in Exact.
Wouter van den Aarsen
Over VDA (dealer van Palfinger)
VDA Konstruktie BV is een carrosseriebedrijf dat gespecialiseerd is in de productie en opbouw van vrachtwagens met hydraulische laad- en losmiddelen. De chassis komen kaal binnen en worden door VDA volledig opgebouwd, met als eindproduct een goedgekeurd voertuig. VDA is dealer van het merk Palfinger. Het bedrijf verkocht zoveel systemen in de regio – 50 van de 100 hydraulische systemen per jaar – dat VDA de Oostenrijkse firma heeft kunnen overtuigen om met een nieuwe onderneming het importeurschap voor Nederland over te nemen. Hieruit is Palfinger Nederland ontstaan, een zelfstandige handelsorganisatie die landelijk verantwoordelijk is voor de verkoop van alle Palfinger-producten.
Veel tijdwinst door automatisering in Exact
‘De digitalisering in Exact is een godsgeschenk,’ vervolgt Van den Aarsen. ‘Voorheen deden wij alles, maar dan ook alles, op formulieren. En voor elk proces moest een ander formulier worden gebruikt. Voor het bestellen van onderdelen moesten we de onderdelen opzoeken in boeken van de leveranciers, nummers opzoeken en noteren, en die vervolgens op een bestelformulier zetten. De mogelijkheden voor het registreren van artikelen zijn enorm. Wij hebben een onderdelenmagazijn waar 6.500 verschillende producten liggen. De Exact-administratie omvat momenteel zo’n 26.000 artikelen; in totaal bestaan er echter wel 100.000 verschillende artikelen.
Tegenwoordig kunnen dealers online kijken of wij artikelen op voorraad hebben. Als het gewenste artikel er niet is, geeft het systeem een suggestie voor een alternatief artikel. De artikelen staan erin met een afbeelding, zodat de kans op een vergissing vrijwel tot nul is gereduceerd. Als niet alles zo was geautomatiseerd als nu, dan hadden we op de aftersalesafdeling acht mensen zitten in plaats van de zes die er nu werken. Een enorme winst! Ook op de administratie winnen we veel tijd, omdat daar alles digitaal wordt gearchiveerd.
Alles wat binnenkomt, wordt gescand en via de werkstroom aan de juiste persoon gekoppeld. Geen papierwinkel meer met bijbehorende zoekgeraakte correspondentie. Het factureringsproces wordt momenteel gedigitaliseerd door de implementatie van Inkomend Factuur Register.’
Goed en foutloos
VDA en Palfinger zijn tevreden over Exact. Door de jaren heen is het gebruik van de programma’s steeds verder ontwikkeld en uitgebreid. Het werkt zeer goed en betrouwbaar.
Van den Aarsen vindt vooral de combinatie tussen Exact Globe en Exact Synergy heel sterk. ‘Exact Synergy is een flexibel pakket dat uitstekend naar eigen wensen kan worden ingericht met werkstromen en digitale documenten. Alle gebruikers werken er goed en actief mee. Tegenwoordig krijg ik vanuit de medewerkers zelf wensen voor aanpassingen en ontwikkelingen op Exact-gebied. Terwijl we in de beginjaren echt vanuit het management het werken met Exact Synergy moesten stimuleren. Tegenwoordig zijn we allemaal Synergised,’ lacht Van den Aarsen.
Oude situatie
Al sinds 1997 werkt VDA met Exact voor Windows en sinds januari 2005 maakt het bedrijf gebruik van Exact Globe. De behoefte was ontstaan om naast de financiële en logistieke processen ook alle andere bedrijfsprocessen vast te leggen.
Oplossing
Alle werkprocessen zijn inmiddels verder geoptimaliseerd in Exact Globe en Exact Synergy. Binnen de organisatie wordt geen papier meer gebruikt. De bedrijven opereren zelfstandig, maar werken nauw samen. Alle processen zijn volledig digitaal ingericht.
De voordelen
- 100 Procent digitaal, geen kasten voor papier
- Geen fouten bij bestellingen
- Dankzij werkstromen activiteiten helder in kaart
- Tijd- en kostenbesparing