De uitdaging
Voor Quality Services was het essentieel om hun financiële, logistieke en voorraadprocessen efficiënt en foutloos te laten verlopen. De uitdaging lag in het naadloos integreren van verschillende systemen, waaronder de eigen QS-app en Exact Software. Microsoft Power BI wordt ingezet om vanuit één waarheid te werken en te rapporteren.
Yanick van der Made, Finance Manager: “Voor Quality Services is het ons doel om datagedreven beslissingen te nemen. De uitdaging voor ons was het automatiseren én integreren van verschillende systemen om de front- en backoffice optimaal samen te laten werken. Een must-have was het integreren van onze eigen QS-app met Exact. Dat heeft Alistar met hun eigen maatwerksoftwareoplossing kunnen realiseren.”
“Alistar heeft ons volledige proces gestroomlijnd. Dit zorgt dat we binnen een paar klikken 365°-inzicht hebben in het resultaat”
Yanick van der Made
De oplossing
Quality Services gebruikt Exact Software voor de financiële, logistieke, voorraad- en magazijnprocessen. Zij kozen voor Alistar vanwege onze expertise met Exact Software en het eigen low-codeplatform de ‘MultiConnector’, Alistar Business Cloud, Elvy-software en Power BI.
Met de integratiesoftware van Alistar is de koppeling tussen de QS-app en Exact Software tot stand gekomen. Met de data uit de QS-app wordt Exact gevoed. Daarnaast gebruikt Quality Services de software van Elvy voor het verwerken van facturen en het archiveren van pakbonnen. Alle software van Quality Services is beschikbaar via de Alistar Business Cloud, zodat zij altijd en overal kunnen werken.
De informatie uit verschillende processen wordt verzameld in één datamodel, zodat Power BI-rapporten gebouwd kunnen worden op basis van Exact én de eigen QS-app.
“De oplossing van Alistar zorgt ervoor dat onze simpele en repetitieve processen geautomatiseerd zijn. Dit zorgt ervoor dat wij ons kunnen focussen op het zetten van de volgende stap. Alistar heeft ervoor gezorgd dat onze processen gestroomlijnd zijn en dat we binnen een paar klikken 365°-inzicht hebben in het gehele proces. Dat inzicht is de brandstof voor onze groei,” vertelt Yanick van der Made.
Integratie met Exact Software
De Alistar-maatwerkoplossing zorgt ervoor dat de data vanuit de QS-app naar Exact Software gesynchroniseerd wordt. Deze directe gegevensoverdracht zorgt voor realtime updates, waardoor actuele informatie beschikbaar is voor financiële rapportages en besluitvorming. Dit elimineert de noodzaak voor handmatige gegevensinvoer, wat zowel de kans op fouten vermindert als de verwerkingstijd verkort.
Altijd en overal werken via de Alistar Business Cloud
Door Exact Software in de Alistar Business Cloud te draaien, profiteert Quality Services van voordelen zoals schaalbaarheid, veiligheid en toegankelijkheid. Dit stelt hen in staat om altijd en overal toegang te hebben tot hun data, systemen en processen.
“Werken in de cloud heeft ervoor gezorgd dat we een hogere beschikbaarheid hebben van onze systemen. Onze medewerkers merken nauwelijks verschil wanneer ze Exact lokaal of in de cloud gebruiken, terwijl het op de achtergrond een stuk beter beveiligd is binnen Quality Services,” aldus Yanick van der Made.
Data gedreven beslissingen maken met Power BI
Alle data die Quality Services gebruikt, is beschikbaar in hun Power BI-rapportages. Dit stelt hen in staat om datagedreven beslissingen te nemen, wat een enorme meerwaarde biedt voor hun bedrijfsvoering. Dankzij de integratie van Power BI krijgen ze inzicht in hun financiële, inkoop-, verkoop-, voorraadprocessen en routeoptimalisatie.
Yanick is enthousiast over de rapporten: “De systemen zorgen ervoor dat ons proces gestroomlijnder is, maar de data stelt ons in staat om nog meer winst te behalen binnen de gehele organisatie. We zijn gestart met een aantal standaard contentpacks die direct op onze Exact-administratie aansloten en samen met Alistar hebben we nog extra rapportages ontwikkeld.
Een concreet voorbeeld is het inzichtelijk maken van onze logistieke routes. Door de routes te analyseren in Power BI, zijn verschillende collega’s ingepland op efficiëntere routes, wat onze efficiëntie significant heeft verhoogd en FTE’s heeft vrijgespeeld voor het verhogen van de klanttevredenheid.”
Het resultaat
Deze samenwerking laat zien hoe belangrijk de combinatie van data, mensen en systemen is. Met een uniek applicatielandschap heeft Quality Services samen met Alistar een gestroomlijnde bedrijfsvoering gerealiseerd om datagedreven te kunnen werken.
De oplossingen en integraties zorgen ervoor dat Quality Services minder vervoersbewegingen uitvoert en hierdoor lagere operationele kosten en een kleinere ecologische impact heeft.
Wil je net als Quality Services beginnen met data gedreven beslissingen maken?
We denken graag met je mee in jouw route naar gestroomlijnde processen.