ROC de Leijgraaf

Meer dan 20 jaar dé kennispartner 

De band met de onderwijsinstellingen is sterk. Sommige klanten werken al meer dan 20 jaar met Alistar samen. Dat is lang! Wat voor verhaal zit daarachter? Wat maakt het dat de samenwerking al zo lang goed gaat? Ging het altijd goed of zijn er mijlpalen geweest waar de samenwerking voor een uitdaging stond? Kortom, wat maakt Alistar tot die samenwerkingspartner die het vertrouwen krijgt om soms al meer dan 20 jaar dé kennispartner te zijn?

We spraken met Pierre Loeffen, manager financiën en control van ROC de Leijgraaf in Veghel. Een warm verhaal over een samenwerking die zich laat kenmerken door vertrouwen, korte lijnen en kennis van zaken.

Vanaf dag één een goede samenwerking

Pierre begint meteen enthousiast te vertellen over de samenwerking tussen hem en de onderwijsspecialist van Alistar, Teun van Essen. Waar een samenwerking vaak zijn pieken en dalen kent, is het bij Pierre een verhaal met louter hoogtepunten. Het zit gewoon goed, er is vertrouwen en alles loopt zoals het moet.

Pierre: “Ik werk sinds 2008 bij ROC de Leijgraaf; toen was Exact Financials al ons pakket. Een erg prettig pakket en als er al een probleem was, werd dat meteen adequaat opgelost door een consultant van Alistar.

De eerste consultant waar ik mee werkte, was echt gepokt en gemazeld; hij wist werkelijk alles. Dat werkt natuurlijk heel goed. Maar eigenlijk geldt dit voor alle consultants van Alistar die hier over de vloer komen. En natuurlijk ook voor Teun. Hij is een autoriteit op zich. De mensen hebben gewoon echt verstand van zaken, en daarom zijn we ook al zo lang klant. Ik heb het mobiele nummer van onze vaste consultant; dat geeft een veilig gevoel. Het gebeurt niet vaak dat ik het nodig heb, maar áls het nodig is, kan ik contact opnemen. Zo lopen we nooit vast.

Daarbij komt ook nog dat ik alles in zogenaamde ‘leken-taal’ aan de consultant kan uitleggen, waarna hij direct de juiste vertaalslag maakt. Dat scheelt mij veel tijd.”

“De mensen hebben gewoon echt verstand van zaken, daarom zijn we ook al zo lang klant.”

Pierre Loeffen

Exact Financials en ProActive

Enthousiast vertelt Pierre verder: “We werken dus met Exact Financials, maar ook met ProActive. Met dit laatste pakket werken wij nu drie jaar. Voorheen hadden we een ander pakket. Dit was vooral een digitaal archiveringssysteem, waar wij aan gevraagd hebben of ze ook iets voor een digitaal inkoop- en bestelproces konden maken.

Toen wij deze vraag uitzetten, hebben wij dit ook met Teun besproken. Tot mijn verbazing is Teun toen bij de presentatie geweest om mee te denken en ons te voorzien van tips en tricks. Dat vond ik toch wel heel bijzonder, aangezien die andere partij eigenlijk een concurrent van Alistar was.

We zijn toen met die partij in zee gegaan, maar na verloop van tijd voldeed het toch niet aan onze wensen. Het bleef hangen bij digitaal archiveren, terwijl wij echt digitaal wilden bestellen, factureren en direct koppelen met Exact. We hebben Teun weer gebeld, en daar was ProActive.”

Tijdswinst

Sinds de aanvulling van ProActive op Exact Financials is er veel tijd gewonnen. Waar Pierre bij het oude systeem nog veel handmatig moest controleren, is dat nu niet meer nodig. Ook de snelheid waarmee de facturen naar Exact worden gekoppeld, is een grote verbetering.

Pierre licht toe: “Het is op afstand geïmplementeerd, waarna de consultant bij ons is geweest om alles toe te lichten. Dit verliep allemaal heel soepel. Daarna hebben wij een verslag en een naslagwerk ontvangen, zodat we altijd alles kunnen nakijken.”

“Sinds een aantal jaar zitten wij met andere onderwijsinstellingen in een digitale ‘User Group’ voor het onderwijs van Alistar. Daar wordt veel kennis en informatie gedeeld.”

ROC de Leijgraaf

Informatievoorziening

De band tussen het ROC en Alistar zit dus goed, maar bij een aanbesteding kan een organisatie natuurlijk altijd overstappen naar een nóg beter passende oplossing, als die er blijkt te zijn.

“Ik wil gewoon niet wisselen; alles werkt goed, de communicatie is goed en ik weet met wie ik samenwerk. Niets ten nadele van andere pakketten, maar ik zie gewoon niet in waarom ik al die moeite zou doen.

Daar komt bij dat Teun ook heel goed weet wat er voor ons wel en niet relevant is. Sinds een aantal jaar zitten wij met een groep ROC’s en andere onderwijsinstellingen in een zogenaamde digitale ‘user group’ voor het onderwijs. Teun heeft dit opgezet. Hij deelt daar, zodra er een relevante update of release is vanuit Exact of de onderwijswereld, direct de informatie. We wisselen daar ook ideeën uit.”

Mijlpalen in de samenwerking

Bij de vraag of er mijlpalen te noemen zijn in de samenwerking met Alistar, moet Pierre goed nadenken. Het voelt voor hem als één grote lofzang en hij kan, naast de goede service en samenwerking, niet direct iets specifieks benoemen.

De mijlpaal zit eigenlijk in de rode draad van het verhaal: Alistar weet wat nodig is, wanneer dit nodig is en hoe ze het moeten uitvoeren.

Pierre vertelt: “Als wij een issue hebben en ik bel de consultant, dan gaat hij het fixen. Zelfs op een dag dat het bloedheet is en hij zijn tuin staat te sproeien. En dat is geen verzinsel. Er wordt tijd gemaakt en wij zijn geholpen. Mooier kan ik het niet maken.”

Relevante updates en toekomstplannen

“Ik wil gewoon niet met iedere update meegaan; het is niet altijd relevant en het is niet altijd de moeite en kosten waard. Ook daar informeert Teun ons proactief over. Als hij weet dat iets voor ons wel en voor een ander niet relevant is, zal hij daar naar beide klanten eerlijk in zijn. Ik omschrijf de samenwerking echt als informeel en deskundig. Er is bij iedereen kennis van zaken, de servicedesk is goed en de responstijd is snel”, aldus Pierre.

Wensen voor de toekomst op softwaregebied zijn er nu niet. Er komt een fusie aan met een andere school. Gelukkig werken zij ook met Exact Financials, dus dit zal vermoedelijk soepel verlopen. Pierre is ook hier heel duidelijk: “Wensen voor de toekomst? Ja, dat het blijft zoals het is!”

Over ROC de Leijgraaf

Voor ROC de Leijgraaf staat goed onderwijs boven alles. De persoonlijke ontwikkeling en het leren van de leerlingen staan centraal. Alles wat ze doen, draait om hen. Ze zorgen er niet alleen voor dat studenten goed worden voorbereid op de toekomst, maar ook dat zij daar zelf actief aan blijven werken. Dat doen ze voor de regio, maar steeds vaker ook mét de regio.

Ze werken met Exact Financials en de purchase-to-pay-oplossing ProActive. Bekijk meer via ROC de Leijgraaf.