Exact als centraal systeem
Het Servicecentrum van Wellantcollege werkt met diverse oplossingen die dankzij Exact allemaal met elkaar communiceren. Heinerman legt uit: “Al onze leerlingen staan geregistreerd in de Kernregistratie Deelnemers (KRD), een mede door ons ontwikkeld pakket voor onderwijsinstellingen. Wanneer we lesgeld moeten factureren, exporteren we de leerlinggegevens vanuit KRD naar Exact Financials. Financials wisselt op zijn beurt continu informatie uit met Exact Synergy, bijvoorbeeld wanneer facturen betaald moeten worden. Dit is een vrij ingewikkeld proces, maar het komt erop neer dat Exact de spin in ons web is. De software geeft ons overzicht en zorgt ervoor dat al onze administratieve programma’s op elkaar zijn afgestemd. Zonder Exact valt de boel hier stil.”
“Het Exact-jasje past ons goed.”
Creatieve oplossingen leverancier
Ook over hun Exact-partner is Wellantcollege zeer te spreken. Heinerman: “Alistar is zeer klantgericht en luistert goed naar onze wensen. Ze zeggen daarnaast nooit dat iets niet kan, maar zoeken proactief en creatief naar een oplossing. We hebben in het verleden ook andere ervaringen gehad; Alistar springt er in positieve zin uit.” Farkas vult aan: “Er staat altijd een consultant voor ons klaar en bovendien beschikken we over een eigen customerportal waar we met vragen terechtkunnen. Dus over zowel Exact als Alistar zijn wij zeer te spreken.”
De voordelen
- Exact Globe: boekhouding, registreren van subsidies
- Digitaal crediteurenproces m.b.v. facturen scannen
- Gebruikersvriendelijke software
- Exact communiceert met andere applicaties
- Facturen automatisch ter goedkeuring naar de verantwoordelijke sturen
“Alistar springt er in positieve zin uit.”
Oude situatie
Stichting Wellantcollege werkte vóór de fusie met verschillende softwareprogramma’s. Elk bedrijfsonderdeel voerde een eigen administratie, hoofdzakelijk in Exact voor DOS. Dat kostte veel tijd. Men moest bijvoorbeeld dagafschriften handmatig invoeren en het crediteurenproces was inefficiënt.
Oplossing
Wellantcollege voert nu één centrale administratie voor al haar vestigingen, met een grote tijdwinst als gevolg. Dagafschriften worden automatisch ingelezen en het crediteurenproces is gedigitaliseerd, waardoor facturen niet langer kwijtraken. Ook biedt Exact veel overzicht en communiceert de software naadloos met andere applicaties.